Многие предприятия общепита, несмотря на прописанные в законодательстве преференции, уже сейчас начинают активно применять онлайн-кассы. В чем заключается специфика их использования в данном сегменте бизнеса?
Нужны ли онлайн-кассы для общепита (ресторанов и кафе)?
Обязанность по применению онлайн-касс для предприятий общепита:
- включающих в меню алкогольную продукцию - существовала с 1 до 31 июля 2017 года;
- всех — установлена Законом № 54-ФЗ с 1 июля 2018 года (кроме тех, для которых актуальной редакцией Закона № 54-ФЗ не определено исключений).
Временное возложение обязанности применять ККТ на кафе и рестораны, продающие алкогольную продукцию, было связано с тем, что:
- С 31 марта 2017 года для кафе и ресторанов, продающих алкогольную продукцию, Законом «О внесении изменений в Закон о государственном регулировании оборота алкогольной продукции» № 261-ФЗ от 03.07.2016 года была установлена обязанность применять ККТ.
С 1 июля 2017 года предприятия общепита, продающие алкогольную продукцию, должны были выполнять данную обязанность.
- С 31 июля 2017 года п. 10 ст. 16 Закона № 261-ФЗ действует в новой редакции, в которой указано, что предприятия общепита, продающие алкогольную продукцию, работают в юрисдикции законодательства о применении контрольно-кассовой техники. То есть — в юрисдикции Закона № 54 ФЗ.
В свою очередь, освобождение общепита от применения ККТ до 1 июля 2018 года связано с тем, что общепит — это сфера услуг, а все фирмы, оказывающие услуги, до 1 июля 2018 года вправе работать в соответствии с нормами Закона № 54-ФЗ, который действует в редакции от 08.03.2015 года. В соответствии с пунктом 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ данного нормативного акта, ИП и юрлица, оказывающие услуги, могут до июля 2018 года не применять ККТ.
Система налогообложения при этом значения не имеет. Фирма может работать по ОСН, УСН, или, к примеру, ЕНВД. Предприниматель также может выбрать любую из указанных систем или же купить патент на ПСН.
Действительно, многие предприятия общепита работают по ЕНВД, а ИП — на ПСН. И для всех бизнесов на ЕНВД и ПСН п. 2.1. ст. 2 Закона № 54-ФЗ в редакции от 08.03.2015 года также установлена возможность неиспользования ККТ до 1 июля 2018 года.
Означает ли это, что предприятия общепита вправе не задействовать ККТ сразу по двум основаниям? Это не совсем так: в первую очередь учреждениям общепита следует применять первое основание (то есть, исходя из того, что они оказывают услуги) — в законе прямо сказано об этом.
Стоит иметь в виду, что предприятия на ЕНВД, пользующиеся правом на неприменение ККТ, должны вместо кассовых чеков выдавать покупателям товарные чеки (формируемые вручную или с помощью автоматических средств). В свою очередь, кафе и рестораны, не применяющие пока онлайн-кассы, обязаны вне зависимости от системы налогообложения выдавать клиентам бланки строгой отчетности, поскольку, как мы отметили выше, они задействуют другое основание для освобождения от ККТ.
С этой точки зрения при выборе основания для неприменения онлайн-касс владельцу учреждения общепита важно не ошибиться в выдаче документов, которые требуются по законодательству. Клиентам ресторана выдаются БСО — изготовленные в типографии или распечатанные на специальном устройстве, а не товарные чеки.
Что касается исключений, действующих после 1 июля 2018 года, то к таковым в контексте общепита, в принципе, можно отнести закрепленную в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ норму, разрешающую не применять ККТ фирмам, которые занимаются обеспечением питанием учащихся и сотрудников общеобразовательных организаций, то есть, прежде всего, школ, в период занятий. Но такими видами деятельности, как правило, занимаются не рядовые кафе и рестораны, а специализированные фирмы.
Отметим, что хозяйствующие субъекты, попадающие под исключения в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, могут в принципе не выдавать покупателям каких-либо документов при расчетах на кассе. Но по своему желанию, в целях повышения лояльности клиентов, они вправе задействовать те же онлайн-кассы, оформлять БСО, выдавать товарные чеки, поскольку это не запрещено законом.
Рассмотрим то, какие конкретно кассовые решения могут быть оптимальны для кафе и ресторанов, обязанных осуществлять расчеты с покупателями с использованием онлайн-касс.
Начнем с программного обеспечения.
Обзор ПО для общепита
Определенного внимания со стороны владельцев ресторанов и кафе заслуживают кассовые решения, подобные тем, что предлагают:
BAK
Данный разработчик предлагает программное решение на базе Android, которое включает в себя инструменты для:
- приема заказов от посетителей (которые задействуют специальное клиентское приложение);
- осуществления контроля над бизнес-процессами на предприятии;
- проведения расчетов с покупателями по требованиям Закона № 54-ФЗ.
Подробнее о предложениях от компании BAK для бизнеса в сфере HORECA читайте ЗДЕСЬ.
Решение от BAK позволяет сформировать платежную инфраструктуру, которая характеризуется:
- минимальными препятствиями в коммуникациях между заказчиком и поставщиком услуг;
- прозрачностью бизнес-процессов;
- высокой скоростью обработки информации, используемой в целях бизнеса (в том числе платежными данными).
Компания BAK предлагает владельцам ресторанов задействовать приложения от бренда в рамках специализированной конфигурации, которая позволяет:
- обеспечить автоматизацию работы учреждения общепита;
- задействовать широкий спектр инструментов для продвижения ресторана или кафе как бренда, для проведения маркетинговых акций, реализации различных программ лояльности;
- внедрить на предприятии общепита функционал бронирования столиков, осуществления предзаказа и предоплаты клиентами;
- проводить аналитическую работу в контексте различных финансовых показателей;
- вести базу данных посетителей;
- формировать персонифицированные предложения для клиентов с учетом их покупательских предпочтений.
Таким образом, функционал, доступный пользователю решений от компании BAK, очевидно, не ограничивается обеспечением поддержки приема платежей в соответствии с Законом № 54-ФЗ. В распоряжение владельца кафе или ресторана попадает мощный инструмент управления бизнесом.
Poster POS
Данное решение позволяет осуществлять комплексный учет продаж, финансовых показателей, товарных позиций на складе предприятия общепита, формировать статистические отчеты о результатах хозяйственной деятельности кафе или ресторана. Программа универсальна: ее можно запускать на платформах iOS, Android, на ОС для ПК.
Основные программные модули Poster POS:
- «Терминал».
Данный модуль используется официантом и представляет собой, фактически, рабочее место сотрудника заведения общепита.
- «Админ-панель».
Данный модуль позволяет ответственным сотрудникам и руководству ресторана получать сведения о результатах деятельности предприятия, вести налоговый учет, управлять франшизами.
- «Меню».
С помощью рассматриваемого решения, как видно из его названия, сотрудники ресторана могут формировать меню либо иные каталоги товарных позиций, используемые в бизнесе. Соответствующий модуль поддерживает применение технологических карт — важнейшего инструмента при организации работы ресторана.
- «Склад».
Данный инструмент предназначен для учета поставок, мониторинга движения и запасов товаров, нормирования запасов (и, соответственно, контроля над их достаточностью), проведения инвентаризации на складе ресторана.
- «Фискализация».
Данный модуль, собственно, отвечает за прием платежей от покупателей в соответствии с требованиями Закона № 54-ФЗ. Инструмент обеспечивает передачу платежных данных на фискальный регистратор или в модуль фискальной регистрации автономной кассы. Данные устройства формируют кассовый чек и отправляют сведения о платежах Оператору фискальных данных.
- «Маркетинг».
Рассматриваемый инструмент позволяет реализовывать различные программы лояльности, внедрять скидки, бонусы в схемы взаимодействия предприятия общепита и его клиентов, формировать базы данных по посетителям ресторана.
- «Дополнения».
Соответствующий модуль позволяет интегрировать приложения Poster POS с товароучетными системами, задействовать мультиязычные интерфейсы, расширять функционал кассового оборудования за счет подключения дополнительных устройств.
R-keeper
Программу R-keeper можно отнести к числу самых узкоспециализированных решений для сегмента общепита. Она рассчитана на применение кафе и ресторанами практически любого масштаба, как одиночными, так и сетевыми брендами.
Функционал R-keeper позволяет владельцу предприятия общепита:
- управлять бизнес-процессами, складом;
- обеспечивать эффективную работу сотрудников ресторана;
- внедрять программы лояльности;
- задействовать различные востребованные способы коммуникации с потребителем (резервирование столов, доставку) в автоматическом режиме.
Работа программы R-keeper осуществляется на 2 уровнях:
- Кассовом.
На данном уровне обеспечивается непосредственно процесс продаж, предоставления услуг клиентам, формирование базы данных по хозяйственным операциям.
- Менеджерском.
Здесь осуществляются различные настройки модулей управления бизнес-процессами, формируются отчеты, распределяются права на получение доступа тех или иных лиц к инструментам управления рестораном.
Программные модули, работающие на менеджерском уровне, позволяют интегрировать решение с популярными товароучетными платформами — например, теми, что поставляются под брендом 1С.
Доступ сотрудников ресторана к программным модулям решения организуется с учетом разделения их обязанностей. Работник предприятия получает доступ к инструментарию, который оптимально подходит для решения задач, типичных для его трудовой функции. Соответствующие инструменты сгруппированы в 4 типа «станций», оптимизированных для:
- кассиров;
- официантов;
- барменов;
- менеджеров.
Так или иначе, на российском рынке доступны десятки различных технологичных платформ для организации работы ресторана с учетом требований Закона № 54-ФЗ. При выборе той, что оптимально подходит для конкретного предприятия общепита, имеет смысл обращать внимание на наличие у программы ряда исключительно важных групп функций. А именно, тех, что позволяют владельцу кафе или ресторана:
- принимать платежи от клиентов в соответствии с требованиями законодательства, отражать их в бухгалтерском учете;
- вести финансовый, управленческий учет;
- формировать отчетность;
- вести бюджет по различным статьям;
- вести аналитику по различным финансовым показателям;
- вести учет продаж;
- осуществлять резервирование столиков (персонифицированное, групповое);
- оформлять предоплату, предзаказы от клиентов;
- формировать меню, состав блюд;
- управлять доставкой;
- вести мониторинг обработки заказов;
- вести учет товаров на складе, на барной стойке, проводить инвентаризацию;
- контролировать цены от поставщиков;
- формировать данные для заявок на новые поставки;
- рассчитывать зарплату сотрудников, формировать отчетность по выплатам;
- внедрять программы лояльности, оценивать их эффективность на основе статистических показателей;
- перемещать данные о бизнес-процессах и финансовых результатах в сторонние программные решения (кассовые, товароучетные).
Если выбранная кассовая или товароучетная программа будут соответствовать данному функционалу — у ресторана будет все шансы показать высокую конкурентоспособность.
Но не менее важным будет аспект оснащенности предприятия общепита различными аппаратными решениями, позволяющими эффективно задействовать программные модули. Изучим то, на какие типы онлайн-касс ресторан или кафе может ориентироваться при выстраивании платежной инфраструктуры.
Какую ККТ выбрать?
В зависимости от конкретного участка бизнес-процесса в ресторане, оптимальным может быть применение разных типов устройств.
В частности, для приема платежей от покупателей непосредственно в зале (например, если клиент не хочет, чтобы официант, взяв карту, удалился с ней для проведения расчетов вне помещения) заведению нужно будет обзаводиться автономными онлайн-кассами — устройствами, которые:
- могут функционировать на аккумуляторе;
- поддерживают связь с интернетом через Wi-Fi или мобильный интернет;
- в достаточной мере компактны, чтобы официант без труда мог носить их с собой для приема оплаты на разных столиках (при необходимости — вместе с эквайринговым терминалом).
К таким девайсам можно отнести следующие модели ККТ:
Преимущество устройства от бренда «Ярус» - в возможности принимать платежи по карте без подключения эквайрингового терминала (он встроен в данную ККТ).
Если такие девайсы не вполне устроят работников ресторана с точки зрения компактности (действительно, это, возможно, не самая их сильная сторона), то альтернативой применению автономных касс может быть использование модульных устройств, состоящих из:
- Мобильного гаджета (с подключенным кард-ридером для приема оплаты по картам), через который официант, не отходя от клиента, формирует счет и проводит оплату.
- Фискального регистратора, на котором проводится платеж и формируется кассовый чек в соответствии с требованиями Закона № 54-ФЗ.
Связь между мобильным устройством и регистратором может осуществляться через Wi-Fi или 3G.
Для мобильного ресторанного бизнеса — например, в формате кейтеринга, очевидно, опять же, самыми оптимальными будут автономные кассы либо модульные решения, представленные связкой мобильного гаджета и регистратора (причем, как мы уже знаем, скорее всего, беспроводной).
Для приема платежей на стационарной кассе (например, расположенной за барной стойкой) подойдет, в принципе, любая ККТ — и мобильная, и стационарная. При большом потоке клиентов, вместе с тем, может потребоваться установить более производительную специализированную POS-систему либо высокопроизводительную модульную кассу на базе ПК и мощного фискального регистратора — из числа таких моделей как ШТРИХ-М-01Ф, АТОЛ-25Ф, Пирит 2Ф.
А есть ли ККТ со встроенным большим экраном, подходящие для кафе? Не хочется покупать кассу, а потом искать к ней в дополнение экран. Боюсь ошибиться в совместимости. Какие модели можно посмотреть, посоветуйте?
Не подумав взяли кассу обычного режима сетевого для ресторана. Теперь клиентам приходится производить оплату на ресепшене.
Можно ли формировать чек предпринимателю так, что подакциозный товар будет по наименованиям, а отальные позиции под одной общей строкой «товар»? Имеет ли право ИП применять ФН со сроком менее 36 мес., не реализующим подакцизные товары. Или согласно закону только строго 36 месяцев?
Григорий, требования к кассовому чеку содержат обязанность по указанию в фискальном документе каждой позиции товара, а не общей суммы по всем единицам продукции.
Далее, для предпринимателей, торгующих подакцизными товарами законом установлено использование ФН со сроком действия на 13 месяцев (т.е. и накопители на 15 месяцев тоже можно использовать).
Что касается 36-месячного срока, то п.6 ст.4.1 54-ФЗ вменяет обязанность использовать такие ФН тем организациям и ИП, которые оказывают услуги и работают на режимах УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН.