Регистрация онлайн-кассы осуществляется в следующем порядке:
- подписывается соглашение со специализированной организацией — оператором фискальных данных (далее — ОФД);
- заполняется специальная форма заявки на сайте;
- инспекция проверяет информацию о компании и присваивает кассе уникальный номер;
- с помощью полученного номера создается отчет, содержимое которого отправляется в ФНС;
- после проверки выдается регистрационная карточка.
Об этапах постановки кассового аппарата на учет читайте в нашей статье.
Порядок проверки онлайн-кассы перед регистрацией
Сначала технику проверяют на соответствие требованиям (подробный список указан в ст.4 54-ФЗ). Также ФНС разработала специальный реестр, в который входят все разрешенные модели касс.
Чтобы проверить, входит ли ваша касса в перечень одобренной техники, воспользуйтесь электронным сервисом «Проверка ККТ». Таким же образом нужно проверить фискальный накопитель (далее ФН). Если устройство включено в перечень, можно переходить к следующим действиям.
Подписание соглашения с ОФД для регистрации онлайн-кассы
Чтобы правильно работать с реестром таких компаний, с которым можно ознакомиться на сайте ФНС. В июле 2018 года в него входят 19 компаний.
После выбора подходящей компании и просмотра тарифов зайдите на сайт ОФД, заполните документацию и подпишите соглашение посредством электронной подписи.
Заполнение заявления на регистрацию онлайн-кассы
Чтобы оставить заявку на регистрацию, зайдите в личный кабинет на официальном сайте ФНС. Выберите вкладку «Контрольно-кассовая техника» и форму «Зарегистрировать ККТ». Для заполнения представлены следующие поля:
- Адрес использования аппарата.
- Наименование места (например, название магазина).
- Серийный номер кассового аппарата и его модель. Данные проверяются по базе ФНС. Если обнаружена ошибка, значит аппарат не разрешен к использованию.
- Серийный номер ФН и его модель.
- Назначение ККТ (для интернет-магазина, торговли подакцизными товарами и пр.).
- Ваш ОФД из предложенного перечня компаний.
Не забудьте отметить, если вы можете работать с кассой без подключения к Интернету. Подробнее о функционале сайта ФНС читайте здесь.
После проверки статус заявления изменится на «Присвоен регистрационный номер». В случае, когда касса была куплена у другой организации, номер не меняется на новый, так как для каждой ККТ предоставляется один раз.
Внесение регистрационного номера в онлайн-кассу
Получив номер от налоговой службы, нужно:
- установить выданный номер в настройки аппарата;
- создать отчет о фискализации — чек, где указаны дата и время формирования отчета и два уникальных значения: номер чека и фискальный признак;
- передать полученные сведения в инспекцию не позднее 1 суток с момента присвоения номера.
После проверки информации налоговая служба выдает карточку регистрации. Предъявлять кассу в территориальный орган не нужно.
Регистрация онлайн-кассы у ОФД
Получив регистрационную карточку, зайдите в личный кабинет вашего оператора и введите параметры регистрации.
С помощью сайта оператора можно:
- контролировать работу аппарата и кассиров — вовремя ли закрыта смена, сколько заработал кассир за день, отправляются ли сведения о расчетах в налоговую;
- отслеживать продажи — просматривать чеки, следить за выручкой как по всей компании, так и по отдельной ККТ;
- регистрировать новую технику.
Если ИП или компания решит сменить ОФД, необходимо указать обновленные данные в личном кабинете ФНС и на аппарате. О том, какие компании могут быть вашим оператором, читайте здесь.
При модернизации старой техники регистрация онлайн-кассы проходит в том же порядке, за исключением одного пункта: старую ККТ предварительно снимают с учета. После установки дополнительного оборудования и доработки ПО необходимо совершить те же действия, что и для новой.
Если вы решили изменить адрес использования аппарата или другую информацию, нужно сообщить об этом ФНС и ОФД. Также необходимо заполнять заявление о перерегистрации при замене ФН.
Ошибки при регистрации онлайн-кассы
- Касса применяется не по адресу регистрации. Например, если у компании есть несколько филиалов, то регистрировать технику нужно по месту нахождения кассы, а не главного подразделения. Если это интернет-магазин с курьерской доставкой, в графе нужно указать полный адрес сайта.
- Несоответствие регистрационных и фактических данных. Например, другое наименование магазина или ошибка в выборе модели.
- Неверно введенный номер в онлайн-кассу. ФН может выйти из строя.
- Формирование чека позднее, чем через сутки после получения карточки.
- Доработанный аппарат не снят с учета в налоговой.
Вам будет интересно: Регистрация фискального регистратора в налоговой: пошаговая инструкция
Совершение таких ошибок приводит к неправильному использованию ККТ и нарушению законодательства. Некоторые компании оказывают помощь предпринимателям и организациям в выборе аппаратов, ОФД и регистрации онлайн-кассы, поэтому для правильной работы ККТ и избежания нарушений следует обратиться к специалистам.
Очень напрягает обязательство делать ЭП. Я бы лучше лично пришла документы подала и все подписала, чем систематически тратиться еще и на ЭП. Мне вот она вообще не нужна! Жаль, что это не могут сделать добровольным, на выбор пользователя.
МЫ тоже столкнулись с тем, что подписи электронной не было у нас. Не понимали смысл заводить дорогостоящую подпись, если нужна она только для регистрации кассы. Вообще считаю, если вводят повсеместно кассы эти, то упростите хотя бы процесс ее регистрации. Итог — мы кассу оформили, подпись тоже. Теперь только успеваем то обновлять сертификаты, то искать драйвкера и плагины, потому что даже если вы не пользуетесь подписью, то при каждом открытии кассы или личного кабинета происходит ее проверка.
Есть у меня онлайн касса и договор с ОФД. Нужно кассу регистрировать. Идти лично в налоговую не хочу — это целый день терять. Можно сделать через личный кабинет, но у меня нет ЭЦП. Оформлять ЭЦП пока не хочу. не понимаю, нужна ли она мне будет дальше. Знаю. что есть фирмы, которые оказывают услуги по регистрации касс. Объясните, как они это делают? Лично идут в налоговую или через сайт? Если через сайт, то какой ЭЦП подписывают? Я хочу карточку кассы не в бумажном виде.
Серафима, есть два варианта.
1. Фирмы, оказывающие услуги по регистрации касс осуществляют регистрацию через ФНС. Тогда данной фирме нужна будет от вас доверенность и регистрационную карточку ККМ вы получите в бумажном виде.
2. фирмы регистрируют кассу через сайт ФНС. То есть, они оформляют личный кабинет (от вашего имени), заполняют заявлениеЮ, проводят остальные регистрационные действия. От вашего имени. Для этого вам будет нужна электронная подпись. Только вашей электронной подписью может быть подписано заявление на регистрацию кассы. В этом случае у вас будт личный кабинет на сайте ФНС и в нем регистрационная карточка кассы. Плюс регистрации через фирму — у них опыт гораздо больше, поэтому практически исключены разного рода ошибки при регистрации.