Основными особенностями современных онлайн-ККТ являются возможность информационного обмена между бизнесменом и Федеральной налоговой службой и хранение на фискальных накопителях касс фискальных данных. К ним относятся и отчеты о закрытии смены онлайн-кассы (или вечерние z-отчеты).
Этот отчет становится основанием для формирования приходного кассового ордера (ПКО) и внесения записи в кассовую книгу компании. Помимо этого, из Z-отчета вы можете узнать о необходимости скорой замены фискального накопителя (в нем будет фигурировать информация о заполнении памяти ФН на 99 %).
Дополнительная функция отчета о закрытии смены — проинформировать владельца ККТ о том, какие чеки не были переданы оператору фискальных данных. Он является основанием для сверки сведений между контролирующими органами и владельцами ККТ.
Своевременное формирование этого документа принципиально, поэтому налоговая служба внимательно следит за ним.
Закрытие смены на онлайн-кассе
В конце рабочего дня смена на онлайн-кассе должна быть закрыта. Это требование действующего законодательства. Пункт 2 статьи 4.3 закона «О ККТ» говорит о том, что кассовая смена не должна продолжаться более 24 часов. Из этой нормы прямо следует, что закрытие смены — прямая обязанность владельца ККМ или его работника.
Чтобы произвести процедуру, потребуется воспользоваться инструкциями производителя конкретного аппарата.
Порядок действий будет отличаться в зависимости от вида и модели ККТ.
Общий алгоритм действий для кассового компьютера и смарт-терминала примерно одинаковый:
- переходим в раздел интерфейса ККМ «Закрытие кассы»;
- в предложенном меню выбираем опцию «Закрыть смену»;
- получаем отчет о закрытии, подшиваем его к документации.
Для кнопочного аппарата алгоритм выглядит иначе (на примере МЕРКУРИЙ 115Ф):
- на включенной ККМ несколько раз нажимаем кнопку РЕЖИМ (до появления на индикаторе сообщения «ОТЧЁТЫ ФН»)
- после нажатия клавиши ИТОГ вводим пароль администратора
- на экране появится сообщение «ЗАКРЫТИЕ СМЕНЫ», подтверждаем операцию нажатием на кнопку ИТОГ — отчет сформирован.
Иногда в автоматическом режиме печать документа на смарт-терминалах не происходит. На практике это может быть связано с ошибкой программного обеспечения либо с непрерывным длительным использованием кассового аппарата. В этом случае потребуется печать отчета вручную. Для этого зайдите в раздел «Кассовые отчёты» и выберите из списка необходимый документ.
Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?
На практике часто компании и предприниматели работают в нестандартных режимах, в том числе ночью. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если касса открыта в один день, а закрывается на следующий? Ответ однозначный — нужно. Закон не делает различий для разных режимов работы. Логика законодателя едина для всех случаев — смена должна длиться не более 24 часов. Поэтому привязка к календарным суткам не влияет на алгоритм действий кассира. Смена может быть открыта в один день, а закрыта в другой, если ее длительность не превышает установленные сроки. Одно из бытовых названий отчёта - “вечерний”, что не влияет на возможность сформировать его утром, если кассовая смена подходит к концу в это время.
Что делать, если кассир не закрыл смену на онлайн-кассе
На практике нередко встречаются случаи, когда кассир не успевает или забывает закрыть смену на онлайн-кассе. Разберемся, что делать в такой ситуации, чтобы избежать ответственности.
Несвоевременное закрытие смены — это нарушение кассовой дисциплины. О нем обязательно узнает налоговая служба (сообщение поступит от оператора фискальных данных в автоматическом режиме).
Проблема в том, что кассовый функционал без своевременного закрытия смены крайне ограничен. На чеках не проставляются фискальные реквизиты, не происходит их отправка ОФД и, как следствие, налоговым органам. Это также повышает вероятность программных ошибок в работе аппарата.
Не будет серьезным нарушением, если без закрытия смены больше не пробивать чеки. Если же чеки продолжают выдаваться, последуют серьезные административные санкции (за нарушение кассовой дисциплины).
Итак, если смена на онлайн-ККТ не была закрыта своевременно, порядок действий следующий:
- прекращаем пробивать другие чеки;
- при первой же возможности формируем отчет о закрытии.
Если вы уже успели выдать чеки:
- сообщаем в ИФНС об обстоятельствах произошедшего до того, как ведомство получит информацию о нарушении от оператора фискальных данных.
В этом случае можно рассчитывать на смягчение наказания за нарушение кассовой дисциплины, если контролеры сочтут доводы убедительными. Аргументом будут считаться обстоятельства, полностью исключающие злоумышленный характер действий: какие-либо чрезвычайные ситуации, аварии и т.д. Хорошим дополнением послужат подтверждающие эти обстоятельства справки и письма.
Что грозит компании, если не закрыта смена онлайн-кассы
Законом предусмотрена ответственность за нарушение порядка использования ККТ и за нарушение кассовой дисциплины. В частности, такая ответственность наступает, если смена онлайн-кассы не была своевременно закрыта.
В этом случае на организацию может быть наложен штраф до десяти тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя, допустившего нарушение — до трех тысяч рублей.
При этом важно помнить, что закон предусматривает возможности для смягчения наказания. Для этого потребуется в кратчайшие сроки обратиться в ИФНС и представить доказательства того, что нарушение было допущено по причине объективных обстоятельств. Если ФНС убедится в отсутствии злого умысла со стороны бизнесмена, штраф может быть снижен до минимального значения (пять тысяч рублей для организации и полторы тысячи для ИП).
Ситуация из практики: забыли закрыть смену на онлайн-кассе. Позиция ФНС
Подобные ситуации возникают регулярно. Об этом свидетельствуют и информационные письма ФНС о проведенных проверках, и судебная практика.
На практике ситуация, когда кассир забывает закрыть смену на онлайн-кассе, возникает из-за невнимательности. Случаи специального продления кассовой смены в меньшинстве.
Обратимся к важным разъяснениям налоговиков на эту тему.
На официальном сайте ведомства есть разъяснение по следующей ситуации. ИП владеет небольшим розничным магазином, в котором на протяжении недели не происходило продаж, а смена ККТ была открыта и не закрывалась. ИФНС не усматривает в этом нарушение законодательства и не привлекает ИП к ответственности, так как чеки по прошествии 24 часов работы кассы не выбивались.
Обратная ситуация. В письме от 5 мая 2017 года N 03-01-15\28066 контролёры указывают, что закон не определяет минимальной продолжительности открытия смены и точного времени ее закрытия:
- закрытие смены через несколько часов после прекращения торговой деятельности, не является нарушением (если не прошло 24 часов с момента открытия смены);
- не запрещено закрыть смену ранее, чем через 24 часа.
Резюмируя разъяснения, можно отметить, что смена онлайн-ККТ не привязана к режиму работы организации, периоду осуществления продаж и иным факторам. Значение имеет только максимальный лимит работы кассы в пределах одной смены.
Закрыть смену должен кассир, который её открыл? Или другой сотрудник под своим паролем тоже может закрыть смену?
Добрый день! В соответствии с 54-ФЗ, сотрудник, открывший смену, должен ее и закрыть. Открытие и закрытие смен и каждый фискальный документ, пробитый в сменах, должны «прикрепляться» к конкретному кассиру.
Подскажите пожалуйста ,смена закрылась а чек вышел пустой ,что можно сделать чтоб получить чек о закрытии смены?
Уважаемая Алена, распечатайте повторный отчет с гашением (дубликат Z-отчета) и если проблема не решена, необходимо обратиться в сервисный центр.
Здравствуйте такой вопрос, сотрудник по ошибке включил кассовый аппарат, но реализации не было и чеки не пробивались, сотрудник просто выключил кассовый аппарат. Будут ли последствия ?
Уважаемая Дияра, если смена была открыта, то нужно сформировать отчет о ее закрытии и не имеет значения, были ли продажи за этот период.
Федеральный закон № 54-ФЗ не содержит требования, что кассовая смена якобы не должна продолжаться более 24 часов.
ПИСЬМО Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066314
«…Федеральным законом N 54-ФЗ не установлено ограничений на продолжительность смены меньше 24 часов, а также требований о закрытии смены в точно указанное время.»
Уважаемый Андрей, спасибо за интересный комментарий, но мы вынуждены с вами не согласиться, поскольку приведенная вами трактовка не касается максимальной продолжительности кассовой смены. И вот почему:
— 54-ФЗ действительно не устанавливает ограничений на продолжительность смены менее 24 часов, то есть она может длиться, например, 8 часов. А вот п.2 статьи 4.3 54-ФЗ прямо запрещает формировать кассовые чеки позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены — в этом случае вы печатаете отчет о закрытии смены и можете продолжить работу, открыв новую смену;
— что касается закрытия смены в точно указанное время, то законодатель имеет в виду то, что предприниматель не обязан открывать и закрывать смену в какие-то определенные часы, например в 7.00 и 19.00 — время открытия новой смены может быть любым, как и время ее закрытия, но с единственным условием — максимальная продолжительность не превышает 24 часов.
ЗДРАСТВУЙТЕ ! ПОДСКАЖИТЕ КАК ПРАВИЛЬНО НАМ СНИМАТЬ ОТЧЕТ С КАССЫ МЫ РАБОТАЕМ В ДВЕ СМЕНЫ ДНЕВНАЯ СМЕНА ЗАКРЫВАЕТСЯ В 16:00 , А НОЧНАЯ СМЕНА ЗАКРЫВАЕТСЯ В 03:30. ДНЕВНОЙ СМЕНЕ СНИМАТЬ X -ОТЧЁТ ИЛИ Z- ОТЧЁТ . ИЛИ И X- ОТЧЁТ И Z-ОТЧЁТ
Уважаемый клиент, X-отчет это отчет, подтверждающий сумму наличности, которая была пробита на кассе за текущую рабочую смену. Вы можете снимать его в любой момент и в любом количестве, показания X-отчета нигде не фиксируются.
В вашем случае необходимо снимать z-отчет, поскольку вы закрываете одну смену и открываете другую. В соответствии с Приказом ФНС РФ №ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 года эти данные будут фиксироваться в отчете с гашением.
Подскажите пожалуйста, что делать если смену закрыли, а потом ещё пришёл клиент. Можно ли опять открыть смену уже вечером, и клиентов терять не хочется и будет ли это нарушением, за 11 часовой рабочий день, две смены??
Основное требование к смене на ККТ касается ее длительности — одна смена не может длиться более суток и в течении 24 часов должна быть закрыта в соответствии с п.2 статьи 4.3 54-ФЗ и по истечении этого срока ФН не будет формировать чеки. А сколько смен было открыто и закрыто за время работы торговой точки — это личное дело собственника бизнеса.
Скажите, страшно, если забыли закрыть смену и ушли на выходные? Что будет?
Здравствуйте!
Подскажите, планирую на месяц закрыть магазин и сделать небольшой ремонт. Как быть с онлайн кассой, если в этот период не будет осуществляться продажа?
Необходимо просто завершить смену онлайн-кассы? Не заблокируется ли онлайн-касса, если не использовать ее около месяца? Слышала, что бывали случаи, когда после перерыва касса блокируется.
Нужно ли сообщать заранее в налоговую о том, что в ближайшее время мы не будем осуществлять какую-либо деятельность?
Скажите, пожалуйста, могу ли я оштрафовать продавца за то, что он не закрыл онлайн-кассу? Уже не первый раз возникает подобная проблема.
Ранее нас уже штрафовали за данное нарушение, я оплачивал штраф из собственного кармана.
Во второй раз, когда снова произошла подобная ситуация, нам удалось избежать штрафа, так как чеки не пробивались по истечении 24 часов.
Сейчас снова ошибка персонала — продавец опять забыл в суматохе закрыть онлайн-кассу. Наутро она продала товар и выбила чек, но сессия длилась уже больше 24 часов.
Иван, это уже остается на усмотрение главного менеджера или директора. Незакрытая кассовая сессия, разумеется, влечет за собой штраф, вы уже и сами с этим столкнулись. Вы можете вычесть эту сумму из ЗП виновного кассира. Это вопрос дисциплины, тем более раз это повторяется систематически.
Наш магазин работает с понедельника по пятницу. Возникла следующая ситуация, продавец забыл перед выходными закрыть смену. Соответственно, сессия длилась больше 24 часов. Но при этом никакие операции по онлайн-кассе больше не проводились, так как магазин был закрыт. В понедельник утром мы закрыли старую смену и открыли новую. Что нам грозит за подобное нарушение и можно ли его как-нибудь избежать? Спасибо!
Здравствуйте!
Подскажите, что делать в нашей ситуации. Магазин находится на цокольном этаже, связь в этом помещении оставляет желать лучшего.
Раньше мы на эту проблему не обращали внимания, но с появлением онлайн-касс ситуация стала более проблематичной. Скажите, можно ли не применять онлайн-кассы, если Интернет работает с перебоями? К сожалению, мы не относимся к тем населенным пунктам, которым разрешено использовать ККТ в автономном режиме.
И вообще, что делать в подобных ситуациях?
Добрый вечер!
Скажите, если продавец забыл закрыть смену (но при этом чеки не пробивались) и закрыл ее на следующий день утром, никаких штрафов не будет? Нужно ли об этом добровольно рассказывать налоговой?
А если, например, такая ситуация: в магазине днем отключили свет. Включили только тогда, когда рабочий день уже закончился. Что необходимо делать данном случае? Просто закрыть смену рано утром?
Заранее спасибо за ответ!
Наталья, согласно п.2 статьи 4.3 ФЗ-54 продолжительность смены на онлайн-кассе не должна превышать 24 часов. Законодательство запрещает использовать кассу в работе, сессия которой длиться дольше 24 часов. С внедрением новых онлайн-касс налоговая инспекция узнает о нарушении незамедлительно с помощью оператора фискальных данных (ОФД). Когда кассир-операционист сформирует отчет о закрытии смены, кассовый аппарат отправит его оператору фискальных данных, который будет обязан переслать его в ФНС России — содержание отчета покажет налоговикам, когда была открыта кассовая сессия, и когда произошло ее закрытие.
ак, согласно п. 4 статьи 14.5 КоАП существует мера наказания за подобные действия в виде денежного штрафа или предупреждения.
Если сотрудники забыли закрыть смену на онлайн кассе, но чеки не выбивали, то серьезного нарушения в этом нет, но если чеки отбивались то возможен штраф: для ЮЛ– от 5 000 до 10 000 руб, для ИП – от 1 500 до 3 000 руб.
Был случай, забыли закрыть смену на кассе. Но чеки после этого не пробивались. Слышал, что редко в таких случаях приходят штрафы. Но на нас отыгралась налоговая по полной. Компания уже нарушила порядок применения ККТ, когда не сформировала отчет о закрытии смены в течение 24 часов после всех расчетов. Поэтому инспектора объяснили, что у них есть основания для штрафа по части 4 статьи 14.5 КоАП. Директору выписали штраф на сумму 3 тыс. руб., а компании – 10 тыс. руб. Это максимальные суммы. Не понимаю, почему мы получили полноценное наказание, ведь чеки не пробивались, плюс за нарушение, которое компания допустила впервые, инспекторы могут назначить не штраф, а предупреждение. Но нам не повезло.
Константин, одна смена не должна превышать 24 часа. Выбивать чеки после того, как пройдет это время, нельзя (п. 2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Если кассир не закрыл смену и чеки после этого не выбивали, то инспекторы не станут штрафовать компанию за ошибку кассира. Если же компания продолжит выбивать чеки и не закроет смену через 24 часа, то налоговики на проверке смогут оштрафовать компанию на 10 тыс. рублей, а директора на 3 тыс. рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Налоговики могут снизить штрафы или заменить их на предупреждение по просьбе компании. Чтобы воспользоваться правилом, напишите в инспекцию ходатайство.
Будет ли штраф, если касса не была закрыта не по нашей вине? На онлайн кассе смены была открыта 24.11, а закрыта 27.11. Такое закрытие произошло из-за севшего аккумулятора на кассе. Чем это грозит? Как выйти из ситуации, чтобы избежать наказания? Какие документы необходимо составить, чтобы при проверке минимизировать последствия? И куда нам нужно для этого обратиться?
Елена, чек коррекции Вам не подходит по двум причинам. Во-первых, коррекцию делают при закрытии смены. То есть, по логике, принимая у кассира смену, Вы должны были найти ошибку, сразу разобраться, сразу поправить. Теперь, конечно, удобнее сделать возврат неправильной суммы и приход правильной. К тому же чеком коррекции правится неверно пробитая (или не пробитая) сумма. В данном случае продажа была пробита по сумме верно, но была допущена ошибка в признаке нал/безнал. То есть, если Вы пробьёте чек коррекции, то в ОФД данные поправятся, но они не поправятся в вашем собственном учете. Будет расходиться сумма зачислений на счет по эквайрингу с суммой, пробитых продаж по безналу. Если поправить возвратом и верной пробивкой — результат выйдет корректным везде.
А что делать в такой ситуации: после закрытия смены обнаружили ошибку. Был возврат по безналу, и кассир пробил этот возврат по кассе «наличными» вместо «электронными». Допустим, это было вчера, что же тогда делать сегодня? Теперь нужно сделать чек прихода «наличными» и пробить правильный чек возврата прихода «электронными»? Или нужно делать чек коррекции? Вообще чек коррекции наше положение в налоговой ка-то исправит?