По мере расширения бизнеса растет и бумажная волокита. Увеличивается количество задач и сотрудников, а вместе с тем — объем документов, которые нужно заполнять, согласовывать на разных уровнях и подписывать у руководства. Чтобы не закопаться в «бумажках», рекомендуем обратить внимание на продукт «1С:Документооборот» («1С:ДО»). Это функциональное решение для автоматизации делопроизводства. Софт помогает контролировать персонал, быстро заключать договоры, вести учет корреспонденции и многое другое. В статье подробно расскажем, для чего нужен «1С:Документооборот», рассмотрим его возможности и преимущества.
Содержание
- 1.«1С:Документооборот»: описание программы
- 2.Для чего нужен «1С: Документооборот»: пример
- 3.«1С:Документооборот»: возможности программы
- 4.Описание «1С:Документооборот»: рабочий стол и панель навигации
- 5.Как настроить правила обработки договора в «1С:Документооборот»
- 6.«1С:Документооборот»: руководство пользователя по созданию договора
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
«1С:Документооборот»: описание программы
Программа помогает автоматизировать весь цикл работы с документами: с момента создания до отправки получателю. Она решает две ключевые задачи:
- Создание единого систематизированного архива, где хранятся все договоры, «первичка», внутренние корпоративные документы (приказы, инструкции, положения и т. д.), входящая и исходящая корреспонденция.
- Автоматизация взаимодействия сотрудников. Не нужно отправлять файлы по электронной почте или ходить по отделам, чтобы утвердить и подписать договор. Сотрудники, которые работают над задачей, видят в одной системе все операции с документом: кто и когда его согласовал, на какой стадии он сейчас и т. д.
Программа интегрируется с другими продуктами 1С. Например, документ, который создан в «1С:Бухгалтерия», автоматически переносится в «1С:ДО». А оттуда можно запустить процесс согласования и контролировать его вплоть от отправки контрагенту.
Для чего нужен «1С: Документооборот»: пример
Результаты внедрения конфигурации «1С:Документооборот» рассмотрим на примере конкретного клиента — digital-агентства. В связи с ростом заказов и расширением штата в компании увеличился объем рутинных операций по созданию и согласованию документов. У каждого сотрудника на рабочем столе было создано несколько десятков папок с файлами. При его отсутствии никто не мог найти нужный документ. Из-за этого приходилось ставить задачи на паузу и переносить сроки сдачи заказов. Что изменилось с внедрением «1С:ДО»:
- документы классифицированы в единой системе, любой из них можно быстро найти по реквизитам или содержанию;
- не нужно бегать по кабинетам для утверждения договора — процесс согласования и подписи запускается автоматически по настроенному алгоритму;
- руководитель может наблюдать, как продвигается работа с договором, на какой он стадии;
- документ можно создать за минуту по готовому шаблону;
- легко оценить эффективность работы по каждому отделу.
В итоге скорость создания и согласования договоров увеличилась почти в 3 раза. Теперь перейдем к подробному описанию программы «1С:Документооборот» и расскажем, как она упрощает работу.
«1С:Документооборот»: возможности программы
Софт подходит как для офисной, так и для удаленной работы. В программе есть шаблоны, скрипты и формы, настроенные под конкретные отделы и должности. Можно автоматизировать процесс любой сложности, со множеством условий и стадий выполнения. Рассмотрим, какие функции для этого есть.
| Функции | Описание |
| Управление входящими документами | Регистрация, учет и обработка входящей корреспонденции. Создание задач на подготовку документов, определение сроков и контроль исполнения |
| Управление исходящими документами | Настройка шаблонов, подготовка пакета документов для отправки. Контроль статусов переданных файлов, получение уведомлений о доставке |
| Управление внутренними документами | Создание и утверждение корпоративной документации: приказов, инструкций, положений и др. |
| Автоматизация договорной работы | Запуск и отслеживание процессов по согласованию, исполнению и подписанию договоров |
В «1С:Документооборот» можно управлять бизнес-процессами любой сложности: ставить задачи по созданию и согласованию договоров, задавать маршруты движения «бумаги» от одного сотрудника к другому и контролировать каждый этап.
Описание «1С:Документооборот»: рабочий стол и панель навигации
Интерфейс «1С:Документооборот» прост и понятен рядовому сотруднику. В программе есть два рабочих стола — основной и руководителя. Вид начальной страницы настраивается пользователем. Основной рабочий стол выглядит так:
Основной рабочий стол
Чаще всего в работе используется первый виджет — «Задачи мне». При нажатии на ссылку открывается страница с полным списком, в том числе с просроченными и не принятыми к исполнению задачами. Можно кликнуть по нужной карточке и посмотреть подробную информацию, историю и прикрепленные документы.
Список задач
С правой стороны на рабочем столе находится панель навигации. Во вкладке «Реестры» отображаются виды документов, с которыми вы работаете. Можно быстро переходить к ним прямо из списка.
Вкладка «Реестры»
Во вкладке «Справочники» можно обращаться к спискам контрагентов и физлиц, адресной книге, базе товаров, журналу документов и прочим каталогам.
В подразделе «Настройки» можно изменить вид рабочего стола, добавить и удалить элементы.
Чтобы вам было проще разобраться в функциях программы, приведем инструкцию для пользователя «1С:Документооборот» по созданию договора.
Как настроить правила обработки договора в «1С:Документооборот»
Для каждого вида документа нужно настроить маршрут движения, указать должностных лиц, которые должны ознакомиться с содержанием и согласовать его. Для начала перейдите в раздел «НСИ» из левого бокового меню.
Раздел «НСИ»
Выберите вид документа или создайте новый. В карточке откройте вкладку «Настройки обработки». Нажмите «Подобрать действия» и выберите нужные команды из списка справа. Например, «Согласование» и «Подписание».
Выбор действий во вкладке «Настройки обработки»
Нажмите на ссылку «Правила обработки» и настройте каждое действие. Добавьте участников.
Настройка действий в «Правилах обработки»
Еще можно задать условия, при которых тот или иной участник будет добавлен в работу. Например, если сумма договора больше 100 000 рублей. Еще для каждого сотрудника можно определить срок выполнения задачи.
Бизнес-процесс изначально имеет линейную схему. Но вы можете изменить ее в редакторе, добавив разные условия.
Схема обработки бизнес-процесса
По завершении настройки нажмите «Записать и закрыть».
«1С:Документооборот»: руководство пользователя по созданию договора
Сначала в программе создается карточка документа, а потом в нее добавляется файл с текстовым содержанием. Его можно загрузить с компьютера или создать в системе по шаблону. Перейти в форму договора можно несколькими способами:
- с начальной страницы (виджет «Мои документы»);
- из панели навигации;
- через главное меню, как показано на скриншоте ниже.
Переход в «Документы» из главного меню
Далее нужно указать вид документа (например, договор поставки) и заполнить форму карточки. При выборе контрагента из базы его реквизиты подгружаются автоматически.
Карточка нового документа
Далее перейдите во вкладку «Файлы» и нажмите «Добавить». Загрузите документ с рабочего стола или создайте его в программе по готовому шаблону.
Загрузка или создание документа по шаблону
На вкладке «Обработка» нужно добавить правила, по которым будет обрабатываться договор. Если у вас уже есть преднастроенный шаблон действий, вы можете выбрать его для своего документа. Выше мы рассказали, как его создать. Если нет, можно добавить правила обработки при создании договора. Для этого нажмите на зеленый «плюсик» в левом углу и укажите все действия, которые нужно выполнить с файлом.
Правила обработки документа
Для каждого этапа можно добавить несколько исполнителей, которые поочередно должны согласовать документ или ознакомиться с ним. Если его нужно визировать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), перейдите во вкладку «ЭП» и выберите сертификат из списка.
После заверки УКЭП вы уже не сможете редактировать документацию в «1С:Документооборот»!
После создания договора нажмите кнопку «Начать обработку» (во вкладке «Обработка»). Исполнители, указанные в настройках, получат соответствующие задачи, и могут приступать к их выполнению.
Согласование договора
Когда все ответственные лица согласовали документ, в карточке напротив каждого сотрудника появятся зеленые галочки. Это значит, что договор прошел необходимые этапы и его можно отправлять контрагенту.
Отметки о согласовании в карточке документа
Это руководство пользователя применимо и для создания других документов в «1С:Документооборот».
Мы много лет успешно занимаемся автоматизацией бизнес-процессов и, в частности, внедрением электронного документооборота. Если вы хотите автоматизировать делопроизводство, сэкономить время и избавиться от бумажной волокиты, оставьте заявку на нашем сайте или позвоните. Мы бесплатно проконсультируем, подберем подходящую версию программного обеспечения, максимально быстро установим и настроим его под ваши бизнес-процессы!
Здравствйте! Какую версию выбрать если у нас часть сотрудников работает в офисе, а часть в онлайне и им тоже нужен доступ?
Здравствуйте! Для работы с документами сотрудников в офисе и «на удаленке» используйте 1С:Документооборот версии ПРОФ: https://online-kassa.ru/kupit/cat/1s-dokumentooborot/
Также под ваши задачи подойдет 1С:УНФ версии ПРОФ: https://online-kassa.ru/kupit/1s-upravlenie-nashej-firmoj-8/
Можно ли в программе просмотреть какие замечания были по документы и какие изменения были внесены..?
Здравствуйте! В 1С:Документооборот для просмотра замечаний по документам и внесенных изменений вы можете воспользоваться следующими шагами:
1. Найдите и выберите нужный документ в списке документов.
2. Откройте карточку выбранного документа.
3. В карточке документа перейдите во вкладку «История» или «Аудит», где хранится информация о замечаниях и изменениях.
4. Щелкните на нужном событии.
Просматривать замечания и изменения могут только пользователи с соответствующими правами доступа в системе.