Фискальный накопитель (чип памяти) — это основной функциональный элемент онлайн-кассы, который записывает сведения о каждой продаже и отправляет их оператору фискальных данных в зашифрованном виде. А ОФД — это промежуточное звено между хозяйствующим субъектом и налоговой службой. Он обрабатывает фискальные документы и обеспечивает к ним доступ ФНС.
Предприниматели, которые начинают использовать новую ККТ, должны понимать, что ФН имеет ограничения по сроку службы и объему памяти. Когда ресурс исчерпывается, накопитель нужно менять.
В этой статье подробно рассмотрим причины и этапы замены ФН на примере Атол 30 Ф. Фискальный регистратор (ФР) нового поколения соответствует всем требованиям 54-ФЗ, отличается компактными размерами и простотой в обслуживании, поддерживает работу с ЕГАИС, генерирует и печатает QR-коды.
Аппарат подходит для автоматизации стационарных торговых точек с небольшой и средней покупательской активностью: продуктовых магазинов «у дома», бутиков и павильонов в ТЦ.
Сроки замены фискального накопителя в Атол 30Ф
Основная причина замены ФН — это окончание периода действия ключа фискального признака. Фискальные компоненты выпускаются в трех модификациях: на 13, 15 и 36 месяцев.
Согласно ст. 4.1 ФЗ № 54, бизнесмены, занятые в сфере обслуживания, а также работающие на специальных режимах налогообложения (УСН, ЕНВД, ПСН и ЕСХН) обязаны использовать ключи со сроком не менее 36 месяцев.
Правило не относится к сферам:
- реализация крепкого алкоголя и других подакцизных товаров;
- бизнес с сезонной (временной) спецификой деятельности;
- ООО и ИП, совмещающие СНР с общей системой налогообложения;
- деятельность агентов, принимающих платежи от физлиц.
Перечисленные субъекты вправе выбрать любую модель. То же самое относится и к ОСН.
При продаже акцизной продукции накопительный элемент прослужит не более 410 дней (это около 13,5 месяцев), даже если его срок 15 мес. или 3 года.
Розничные точки в населенных пунктах, где отсутствует интернет, имеют право не передавать сведения о продажах в онлайн-режиме, но от использования ККТ они не освобождаются. Принцип работы остается прежним — криптоключ записывает данные о контрольно-кассовых операциях и хранит их в памяти, но касса при этом работает в автономном режиме и не взаимодействует с ОФД.
Для таких торговых точек подойдет любой микрочип, но модификация на 36 месяцев проработает не больше 560 дней.
За месяц до истечения срока действия Атолл 30Ф уведомляет о необходимости замены ФН. В отчете о закрытии смены (Z-отчет) появится сообщение о том, что оставшегося ресурса хватит не больше, чем на 30 дней. За 3 дня отчет дополнится еще одной строкой — «Ресурс менее 3 дней».
В личном кабинете ОФД также отобразится напоминание в разделе с графиками.
Если пропустить плановую дату, ключ блокируется, и кассир не может выполнять никаких операций с кассой — на экране возникает ошибка 234 (исчерпан ресурс криптопроцессора).
Такие ситуации сопровождаются сложностями с закрытием смены. Пользователям зачастую приходится выполнять дополнительные действия: техобнуление, перевод на более раннюю дату в тест-драйвере (для закрытия смены) и т.д.
Кроме того, по истечении эксплуатационного периода ИФНС снимает кассу с учета в одностороннем порядке без заявления налогоплательщика. Собственнику придется заново ставить аппарат на учет, в результате чего выдается новая карточка и меняется регистрационный номер ККМ.
Использование контрольно-кассовой техники без отправки фискальных данных влечет за собой административную ответственность в виде штрафов: от 1,5 до 3 тыс. руб. — для частных предпринимателей, от 5 до 10 тыс. руб. — для юридических лиц.
Во избежание подобных ситуаций рекомендуется заблаговременно перерегистрировать кассу с замененным накопителем.
Другие причины замены ФН в Атол 30 Ф
Период эксплуатации, указанный в техпаспорте, — это номинальный показатель. Замена фискального накопителя в Атол 30Ф может потребоваться раньше, чем закончится срок эксплуатации, заявленный производителем.
Оснований для этого может быть несколько:
Переполненная память
В общем случае накопителя сроком 13 месяцев хватает для записи 170-180 тыс. чеков, это примерно 450 операций в сутки. Учитываются не только кассовые чеки, но и отчеты о регистрации, открытии и закрытии смены, чеки коррекции и т.д.
Записанную информацию нельзя стереть или отредактировать, поэтому резерв флэш-памяти ограничен. На кассовых узлах с пропускной способностью от 450-500 покупателей в день память микрочипа переполнится быстрее, чем закончится срок действия. Например, в супермаркетах, на постоянно работающих кассовых узлах емкости хватает на 7-10 месяцев.
ФР отслеживает процесс заполнения памяти, процент свободного места можно посмотреть в соответствующем разделе сервисного меню. Также степень заполненности легко контролировать по номеру ФД. Когда количество сформированных чеков начнет приближаться к 150 тыс., пора готовиться к перерегистрации.
Если пользователь упустил этот момент, накопитель блокируется и при попытке выполнения какой-либо операции на экране будет появляться сообщение с ошибкой 234 (как и при окончании срока службы).
Смена владельца ККТ
Один ключ ФД может принадлежать только одному владельцу и быть привязан только к одному ИНН — эта информация однократно записывается в памяти и не подлежит корректировке. Соответственно, переставить элемент в другую кассу или оформить его на другое лицо невозможно.
Отметим, что при передаче кассы в другой офис компании, не идет речи о смене налогоплательщика (поскольку у подразделений и головного офиса один и тот же ИНН), а значит замена ключа не требуется.
Неверно указанный РНМ
При фискализации кассы на ПК пользователь может однократно указать регистрационный номер, присвоенный ФНС. Его нельзя изменить, поэтому при допущении ошибки придется устанавливать новый экземпляр.
Неисправности устройства
ФН — технически надежный элемент, но при неаккуратной эксплуатации, попадании влаги или агрессивных химических веществ он может выйти из строя. Прежде всего рекомендуется обратиться к поставщику. При выявлении заводского брака он обязан поменять модуль бесплатно.
Если неисправность возникла по вине пользователя, замену он осуществляет за свой счет.
Как произвести замену ФН в Атолл 30Ф
Замену ФН в Атол 30Ф можно выполнить своими силами или в сервисном центре. Стоимость услуги в ЦТО — от 2500 до 3500 руб.
Самостоятельная установка не запрещена законом, но чревата дополнительными расходами. При неправильных действиях модуль памяти может стать неисправным, и производитель не компенсирует его стоимость. А покупка нового устройства обойдется гораздо дороже, чем услуги специалистов ЦТО.
Установка нового накопителя предполагает стандартный порядок действий и в одном, и в другом случае:
Закрытие архива
Процедура начинается с закрытия архива через утилиту регистрации Атол ККТ. Утилита входит в состав драйверов торгового оборудования (ДТО), которые можно скачать на официальном сайте разработчика.
В первую очередь следует завершить смену и убедиться, что все сформированные ФД отправлены оператору. Для этого сформируйте Х-отчет — в поле «Количество непереданных ФД» должен стоять 0. Если стоит цифра, отличная от нуля, отправьте оставшиеся документы и дождитесь подтверждения от оператора.
Далее приступаем к закрытию архива:
- откройте утилиту регистрации ККТ на своем ПК (ФР должен быть подключен к нему по USB);
- после того как ПО определит подключенный аппарат, нажмите «Далее»;
- выберите пункт «Закрыть архив»;
- если время в утилите не совпадает с таймером ККМ, нажмите клавишу «Синхронизировать».
В окне драйвера появится уведомление о том, что после закрытия архива криптоключ прекратит свое действие и его нужно будет поменять. Подтвердите операцию, кликнув на клавишу «Выполнить». При успешном выполнении всех действий регистратор формирует отчет о закрытии «фискальника», распечатывает его и отправляет электронную версию в ОФД.
Данные из отчета понадобятся в дальнейшем для перерегистрации.
Не выключайте кассу и не извлекайте устройство, пока не получите подтверждения от ОФД. По итогу регистратор напечатает отчет о завершении отправки ФД. Это значит, что оператор подтвердил получение документа, и можно переходить к активации нового чипа.
Вам будет интересно: Закрытие онлайн-кассы: что нужно знать кассиру
Инструкция по замене ФН в Атол 30Ф
После закрытия архива, закройте утилиту регистрации, отключите кассу от компьютера (POS-системы) и отсоедините кабель блока питания.
Отсек для накопительного элемента находится на задней панели регистратора. Чтобы извлечь старый экземпляр, открутите винт крепления, нажмите на крышку и потяните вниз.
Установите новый модуль, подсоедините регистратор к ПК и источнику электропитания.
Дальнейшие действия выполняются согласно инструкции по замене ФН в Атол 30Ф (и подсказкам программы):
- запустить утилиту регистрации;
- в сервисном меню выбрать пункт «Перерегистрировать»;
- ввести актуальную дату и время или синхронизировать с ПК;
- в графе причины выбрать из списка вариант «Замена ФН».
Далее программа сама установит параметры предприятия и кассового аппарата, указанные при последней регистрации. Если эти данные не совпадают с актуальными, необходимо их отредактировать, после чего нажать кнопку «Далее».
После этого в меню перерегистрации по очереди появятся окна с параметрами ОФД и выбором системы налогообложения. При необходимости обновите информацию и нажмите «Выполнить». Если все выполнено верно, онлайн-ККТ распечатает отчет об изменении параметров регистрации (информация из этого документа также понадобится при подаче заявления в ИФНС).
Какие проблемы могут возникать при установке
Выше описан алгоритм действий для тех случаев, когда шифровальный компонент не заблокирован и можно закрыть архив в обычном режиме.
Если продавец не успел закрыть смену до блокировки, закрытие архива становится невозможным.
В таких ситуациях рекомендуется:
- включить ККМ, запустить Драйвер;
- извлечь накопитель из кассы, не выключая ее;
- сделать техническое обнуление: переключить перемычку разъема XP4 на плате блока управления в положение BOOT, в меню Драйвер ККМ выбрать вкладку Сервис, нажать «Техн.обнуление»;
- переставить перемычку в положение NORM и перезагрузить устройство.
Еще один способ разблокировки — «откатить» время на кассе к тому моменту, когда был создан последний документ:
- открыть Драйвер ККТ;
- слева в меню выбрать вкладку ФН → Информация о последнем документе → Запросить (появится окно, в котором будет указано точное время создания ФД);
- перейти в раздел «Сервисные», ввести дату и время (из 2-го пункта) и подтвердить настройки.
После этого время на ККТ будет синхронизировано с временем на ФН в момент совершения последней операции. Накопитель разблокируется и можно будет закрыть архив.
Если эти манипуляции не помогут решить вопрос, следует обратиться в сервисный центр.
Процедура перерегистрации Атол 30Ф с заменой ФН
После того как накопитель активирован на программно-аппаратном уровне, остается перерегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Аппарат не придется заново ставить на учет, налоговая служба просто обновляет карточку регистрации на основании изменившихся данных.
Процедура перерегистрации Атол 30Ф с заменой ФН осуществляется дистанционно на сайте ФНС:
- пользователь заходит в ЛК на портале nalog.ru в раздел «Учет ККТ» и выбирает нужную кассу;
- в открывшемся окне нажимает на кнопку «Перерегистрация»;
- выбирает из списка основание для повторной регистрации;
- указывает сведения из отчета о закрытии архива: номер документа, ФП, дата и время его создания;
- вносит информацию о новом накопителе (из отчета об измененных параметрах регистрации);
- выбирает модель фискального модуля из перечня;
- отправляет заявку, заверенную усиленной электронной подписью (кнопка «Подписать и отправить»).
Налоговики рассматривают заявку в течение 5 дней и в случае одобрения обновляют регистрационную карточку в ЛК.
Как правило, в ОФД автоматически обновляется информация о новом ФН. Но если этого не произошло, выполните процедуру самостоятельно: скачайте заполненное заявление на перерегистрацию из личного кабинета ФНС и отправьте его оператору по e-mail.
Согласно требованиям Федеральной налоговой службы, старый чип необходимо хранить у себя в течение 5 лет.
Перерегистрация Атол 30Ф без замены ФН
Некоторые организационные перемены в бизнесе не являются основанием для покупки нового «фискальника». В отдельных случаях собственнику ККТ достаточно отправить заявление на повторную регистрацию и обновить некоторые настройки оборудования.
Перерегистрация Атол 30Ф без замены ФН осуществляется при условии:
- Изменения адреса установки кассовой техники. Например, магазин переехал в другое помещение или кассу поставили в другом подразделении торговой сети.
- Заключения договора с другим оператором ФД.
- Изменения НДС. Недавнее повышение ставки с 18 до 20% обошлось без замены накопителей.
- Перехода на обновленный формат фискальных данных (ФФД). Помимо повторной регистрации пользователь обновляет прошивку аппарата под требования ФФД.
Процесс перерегистрации в каждом из этих случаев аналогичен процедуре при замене чипа памяти, только в качестве причины указывают «Изменение параметров ККТ».
Пытался дистанционно перерегистрировать кассу с фискальником на сайте налоговой, в результате запутался, но программист помог знакомый. Оказывается всё не так сложно, как мне показалось. Стоило просто придерживаться инструкции пошагово. Так что спасибо за шпаргалку, с Атолом справились, теперь с Меркурием будем шаманить.
Мы фискальник меняли на Атоле, всё просто, нет никаких заморочек. Там ещё что хорошо, корпус прочный, не боялись открывать.
Сейчас истекает через неделю срок фискального накопителя, до этого мы исправно меняли их после исчерпывания ресурса. Ситуация такая, что я хочу закрыть магазин, но оставить ИП. Смогу ли я использовать эту кассу в другом своем же бизнесе (к примеру автомастерской). Хотелось бы увидеть алгоритм действий при наличии фискального с истекающим сроком,ситуации с закрытием магазина. Могу ли я не менять фискальный накопитель до открытия нового дела, а потом при оформлении кассы поставить новый ФН?
Лидия, кассу вы, конечно, использовать сможете. Естественно, при открытии нового бизнеса нужно будет устанавливать новый ФН. Если будет и смена адреса, то придется дополнительно перерегистрировать кассу.
По поводу ФН дело обстоит следующим образом: если касса до отключения передала ОФД все чеки и было получено подтверждение по каждому фискальному документу, то причин для блокировки нет, поскольку вся информация передана в ФНС. Если касса выключена, а в памяти остались непереданные чеки, то ФН автоматически заблокируется через 30 дней с момента получения последнего подтверждения от ОФД.
Сменить ФН нужно перед закрытием старого магазина: передать все чеки ОФД, закрыть архив ФН. Но это нужно сделать до истечения срока службы самого ФН. А если в это время вы еще не закрываете магазин, то ФН придется ставить новый, иначе работать нельзя.
Здравствуйте! Сколько после замены нужно хранить использованный фискальный накопитель? Что будет, если фискальный накопитель потеряется раньше этого срока?
Не понимаю, зачем их вообще хранить, ведь все данные есть в базах у налоговой. Если, например, фискальный накопитель до этого работал в отдаленном месте в автономном режиме, то может смысл и есть. А так, не совсем понимаю, для чего это все. Если в налоговой эти данный затеряются, чтобы они были еще и у меня? Кто-нибудь знает, как часто проверяются использованные фискальные накопители?
Анна, пользователи ККТ обязаны обеспечить сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет в соответствии с п.2 ст.5 54-ФЗ.
У меня произошел сбой, не могу проводить операции, а сам фискальный накопитель заблокирован. Подскажите, теперь его нужно только менять? Или можно как-то реанимировать работу старого?
Делали небольшой ремонт в помещении, не проводили никаких операций по кассе в течение месяца. Как я понял, произошла автоматическая блокировка накопителя из-за того, что никакие данные не передавались ОФД. Как быть в подобной ситуации? Грозят ли нам какие-нибудь штрафы? Что нужно сделать, чтобы возобновить нашу работу?
Дмитрий, если вы отключили ККТ после того, как все документы были переданы в адрес ОФД и получила подтверждения на каждый документ, то ФН не будет заблокирован. Работу на этой кассе можно будет продолжить в любой момент (до истечения срока действия ФН). Если ваша касса была отключена до того, как на все документы были получены подтверждения от оператора, — ФН будет заблокирован спустя 30 дней с момента получения последнего подтверждения от ОФД.
Если ФН заблокирован, сначала нужно устранить причины блокировки и восстановить подключение к интернету. После этого накопленные фискальные данные, не получившие подтверждения от ОФД, автоматически будут переданы оператору. Когда ОФД в ответ направит подтверждения, блокировка с ФН также автоматически снимется. Вам не придется ни менять ФН, ни совершать другие специальные действия. Далее касса сразу же сможет формировать новые фискальные документы и работать в штатном режиме.
Появилось сообщение, что фискальный накопитель переполнен. Какие мне теперь необходимо предпринять действия? Плановая замена должна была быть только через 2 месяца.
У нас стоит стандартный фискальный накопитель сроком на 13 месяцев. С момента покупки и установки прошло 11 месяцев. По фискальному накопителю за все время пробито 174 000 чеков. Думал, что у нас еще есть время, потому что говорили, что в среднем по данному фискальному накопителю может быть осуществлено около 180 000 операций. Можно ли установить фискальный накопитель, действий которого хватило бы на более продолжительное время?
Ирина, ФН, рассчитанный на 13 месяцев, в состоянии записать не строго определенное количество чеков, а до 180 000 кассовых операций. В перерасчете на чек, это составляется около 450 фискальных документов ежедневно. Важно понимать, что любая корректировка информации занимает еще одну ячейку памяти, поэтому чеков, как таковых, сохранится меньше. С учетом этих данных можно самостоятельно спрогнозировать потенциальную заполняемость ФН и замену запланировать.
Что касается более долгого срока службы ФН, то срок действия ключа фискального признака, содержащегося в ФН, должен составлять не менее 36 месяцев или не менее 13 месяцев со дня регистрации в налоговых органах ККТ на основании п.6 ст.4.1 Закона 54-ФЗ).
Кто-нибудь менял сам фискальный накопитель своими силами? Чем это грозит? Были какие-нибудь поломки и ошибки во время замены? Понимаю, что проще отдать в ЦТО, но как-то не хочется отдавать лишних 3000 рублей.
Правильно ли я понимаю, что сначала нужно передать все документы в ОФД, закрыть архив фискального накопителя, а потом уже менять сам фискальный накопитель?
Снять крышку крышкой на обычных винтах и установить новый фискальный накопитель — задача не самая сложная, но боюсь чего-нибудь напортачить.
После замены я просто должен перерегистрировать онлайн-кассу и перерегистрировать фискальный накопитель? Верно?
Нам с заменой ФН не повезло, в сроки очень долгие встало. Сначала хотели сами менять, это несложно, 10 минут, и всё готово. Да и программистов в фирме достаточно, разобрались бы. Проблема в том, что в аренду брали КМ вместе с ФН. Я так поняла, что мы при этом вообще не имеем право что-то менять. Потом вроде сказали, что ничего страшного, можно. Но в итоге не рисковали, отдали в налоговую. Вместо 5 дней замена заняла неделю. Всю неделю работа была остановлена, прибыль упущена. В следующий раз умнее будем, запаску надо иметь или заранее о замене позаботиться. А вообще в аренду брать больше не буду, конечно.
Игорь, без фискальника по-любому работать будет нельзя. Чеки ведь тогда будут мимо ФНС проходить. А вообще, можно ведь и без ФНС обойтись, 10 минут через ЛК налогоплательщика и фискальник поменян. Самостоятельно, без всяких обслуживающих контор. Главное, чтобы сайт налоговой не глючил. А вообще в ФНС замена ФН до 5 дней идёт. По факту, думаю и больше может занять.
Предстоит заменит фискальник на Атоле 30 Ф, не пойму, как быть с работой. Это на несколько дней, как сказали в обслуживающем центре, но я так понимаю, что это все затянется. Насколько я знаю, без чеков работать нельзя. Есть ли какие-то исключения в данном случае? Второй кассы нет, а прекратить продажи на несколько дней, это убыток. Мы же не по своей инициативе меняем, почему должны терять деньги. Или есть в законе на это счет исключения?
Александр, была такая же беда, ничего критичного. Вообще эти счётчики не являются валидными по ФФД 1.0 и 1.05. Это только счетчики, которые могут работать некорректно. Так как данные были введены без фискальника, то и в налоговую они не отправились. Если провести тех.обнуление аппарата, то они собьются в 0. Чтобы они не смущали вас можно и запрограммировать т2р1п118 значением 7.
Поставил АТОЛ 30Ф, пока не переводил его ни в какие режимы. Решил проверить, как касса работает. Провёл пару покупок без регистрации и без вставленного ФН. На одном из отчетов теперь пишет необнуляемую сумму по ККТ. Ее можно обнулить? Эта сумма после регистрации ФН уйдет в налоговую и прибавит мне налог? Что вообще делать с этим?