Автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса — это внедрение специализированного оборудования и программного обеспечения для реализации задач предприятия. Происходит полная или частичная замена ручного труда сотрудников средствами автоматизации бизнес-процессов. Это позволяет сократить финансовые и человеческие ресурсы, повысить производительность, сформировать эффективную стратегию управления.

Согласно ФЗ № 54 о применении ККТ, ИП и ООО используют онлайн-кассы при расчетах с клиентами. На российском рынке активно внедряется маркировка товаров с обязательной передачей информации в ГИС «Честный ЗНАК». Оборот алкоголя невозможен без передачи данных в ЕГАИС. Все это четко указывает на то, что автоматизация — не только меры, предпринятые бизнесменом ради удобства и повышения прибыли предприятия, а необходимость, позволяющая работать в рамках законодательных норм.

Способы автоматизации бизнес-процессов

Суть автоматизации бизнес-процессов состоит в оснащении предприятия программно-аппаратными комплексами:

• техникой: онлайн-кассами, сканерами штрихкодов, дисплеями покупателя и другим необходимым оборудованием;
• товароучетными системами и различным ПО для проведения операций в автоматическом режиме, взаимодействия бизнес-процессов, управления работой компании.

Современная автоматизация бизнеса осуществляется по двум основным направлениям:

1. Автоматизация основных задач компании. В зависимости от сферы и специфики деятельности, это реализуется внедрением технических средств и программ для улучшения работы с клиентами, оптимизации внутренней работы предприятия, управления продажами и других целей.
2. Автоматизация поддерживающих процессов. Внедрение программно-аппаратных комплексов для обеспечения определенных задач. Например, бухгалтерского учета, формирования и передачи отчетов в контролирующие органы. Это напрямую не влияет на доходность компании, но заметно экономит время и ресурсы.

С 1 февраля 2021 года все бизнесмены обязаны указывать номенклатуру товара в чеках. Это требование необходимо учитывать при выборе техники и программного обеспечения.

Основные задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация — один из способов повышения рентабельности бизнеса. Если она выполнена правильно, результаты превысят расходы на ее внедрение. В целом, повышается эффективность деятельности как персонала, так и руководства. Системы автоматизации бизнес-процессов позволяют решить такие основные задачи:

• повышение качества и скорости обслуживания клиентов;
• упрощение инвентаризации, учета товаров и других операций;
• эффективный учет расчетов с контрагентами, планирование расчетов за поставку товаров или предоставление услуг;
• гарантия безопасности хранения данных;
• автоматическое формирование управленческих и финансовых отчетов — осуществляется информационный обмен между всеми подразделениями организации с разделением документооборота;
• удаленный контроль деятельности сотрудников, просмотр статистики, проведение аналитики, что достигается за счет использования облачных сервисов;
• соответствие деятельности нормам ФЗ № 54.

Автоматизация поможет ощутимо повысить лояльность клиентов и доходность предприятия.

Особенности автоматизации малого бизнеса

Автоматизация малого бизнеса осуществляется по такой же схеме, как и предприятий других масштабов. Разница заключается в количестве используемого оборудования и функциональности программных средств.

Микро- и малым предприятиям при ограниченном бюджете лучше отдать предпочтение недорогим моделям оборудования. Как вариант, взять его в аренду, что позволит сэкономить деньги, вложив их в развитие бизнеса. Немаловажно грамотно подойти к определению нужных видов техники.

Системы автоматизации бизнеса

Системы автоматизации бизнеса подразделяются на две большие группы:

1. CRM-программы и облачные сервисы. Позволяют автоматизировать операции и обеспечивают удаленный контроль. Такие системы подходят для обработки заявок, хранения клиентской базы, организации рассылок.
2. ERP-системы. ПО с расширенным набором функций для эффективного управления рабочими процессами. Программы позволяют комплексно систематизировать и синхронизировать управленческие и производственные задачи.

Рассмотрим примеры автоматизации предприятий разных сфер деятельности. Для наглядности представлены основные элементы программно-аппаратного комплекса. В зависимости от вида и специфики деятельности, используется дополнительное периферийное оборудование: ТСД, торговые или складские весы, прочее.

Комплексная автоматизация магазина автозпчастей, склада, аптеки

Комплексная автоматизация осуществляется путем установки техники и программных продуктов для полноценной работы предприятия в автоматическом режиме. Пример автоматизации магазина автозапчатей, склада или аптеки с помощью продуктов компании «АТОЛ»:

1. АТОЛ 30Ф. Бюджетный фискальный регистратор с низкой пропускной способностью. Подходит для малого и микробизнеса.
2. «1С:Розница». Универсальное программное решение для автоматизации бизнес-процессов предприятия. Подходит для использования как в отдельном магазине, так и в розничной сети. ПО позволяет организовать управление закупками, продажами и другими операциями, разрабатывать программы лояльности, маркетинговые акции и прочее.
3. Сканер двумерных штрихкодов производства «АТОЛ». Любая модель считывающего устройства производителя интегрируется с выпущенными им же онлайн-кассами. Сканер используется для считывания штрихкодов при продаже товара, проведении инвентаризации, а также незаменим при участии в обороте маркированной продукции.
4. Денежный ящик АТОЛ CD-330. Используется для хранения наличности. Имеет компактные размеры, благодаря чему удачно размещается даже в условиях ограниченного рабочего пространства.

Фискальный регистратор требует подключения к компьютеру, ноутбуку или планшету.

Автоматизация розничной торговой точки

При выборе товароучетной программы важно ориентироваться на ее возможности и специфику деятельности предприятия. К примеру, если ведется торговля маркированными товарами, ПО должно интегрироваться с системой «Честный ЗНАК». Пример автоматизации розничного магазина:

1. Эвотор 7.2. Стационарный смарт-терминал, работающий от электрической сети. По причине отсутствия встроенного аккумулятора, не подходит для разъездной торговли. Производитель предоставляет доступ к личному кабинету для удаленного контроля над операциями, проводимыми через кассовый аппарат.
2. Приложение от компании «Эвотор» или «1С:Розница». В магазине приложений «Эвотор» можно подобрать ПО, соответствующее запросам бизнеса. Кроме того, онлайн-касса Эвотор 7.2 поддерживает установку программы «1С:Розница».
3. Сканер двумерных штрихкодов производства «АТОЛ». Подключается к смарт-терминалу по USB.

При работе с маркированными товарами на смарт-терминале должна быть обновлена прошивка. Это позволит формировать чеки в новом формате. Предварительно следует получить КЭП и подключиться к ЭДО.

Автоматизации бизнес-процессов предприятия по продаже алкоголя

Предприятия, участвующие в обороте алкоголя, подключаются к ЕГАИС. Туда отправляются данные при транспортировке, смене собственника или реализации товара конечному потребителю. Автоматизация бизнес-процессов предприятия по продаже алкоголя осуществляется с помощью следующих средств:

1. «1С:Розница». Программа позволяет вести журнал учета алкогольной продукции, фиксировать продажи, передавать данные в ЕГАИС, а также обеспечивает другие возможности в соответствии с требованиями законодательства.
2. Рутокен для ЕГАИС. Смарт-карты и токены предназначены для использования ключа электронной подписи и ключа ее проверки. Могут дополняться RFID-метками. Носители необходимо приобрести до регистрации в ЕГАИС.
3. Сканер двумерных штрихкодов. Обязательное устройство при продажах алкоголя. Осуществляет сканирование акцизной марки для штучного учета товаров.

Для регистрации продаж приобретается касса, поддерживающая работу с ЕГАИС, или другая модель, подключенная к ПК, на котором установлен УТМ — ПО для обмена информацией с базой данных государственной информационной системы.

Автоматизация общепита

Автоматизация предприятия общественного питания предполагает распределение бизнес-процессов по нескольким уровням (кухня, склад, зал для обслуживания посетителей, управленческое подразделение). Они взаимодействуют между собой, составляя единую систему. Пример автоматизации предприятия общепита:

1. Программа Poster. Облачная система учета предоставляет удаленный доступ к статистике, складу, финансам и другим данным. Устанавливается на POS-систему или ПК с подключенным фискальным регистратором. Поддерживает работу с ЕГАИС. Программа подходит для автоматизации кофейни, фастфуда или сети ресторанов.
2. АТОЛ 30Ф. Фискальный регистратор для печати чеков и передачи сведений ОФД. Подключается к ПК или выступает частью POS-системы.

Для обслуживания посетителей за столиками понадобятся мобильные кассы для официантов. В зависимости от схемы работы и типа предприятия общепита, потребуются принтер для печати заказов или дисплей для кухни, торговые весы и другое оборудование.

Автоматизация интернет-магазина

Требования ФЗ № 54 распространяются и на онлайн-торговлю. Для владельцев интернет-магазинов предусмотрены специальные автоматизированные системы, которые предоставляются в аренду на облачном сервисе. Подключение к онлайн-кассе происходит удаленно. Модели ККТ для интернет-магазинов не оснащены устройствами ввода, дисплея. Не печатают бумажные чеки, но отправляют покупателям их аналоги на электронную почту или в виде СМС. Обеспечивают возможность подключения платежных сервисов для совершения онлайн-платежей.

Ферма ОФД от OFD.ru — сервис для фискализации интернет-платежей. В комплексное решение входит облачная касса Эфир Pro и услуга подключения к ОФД. Управление кассой, просмотр статистики и прочее доступно в личном кабинете.

Автоматизация бизнеса в «1С»

Продукты фирмы «1С» — подходящее решение для автоматизации бизнеса. Поддерживаются современными устройствами и отличаются широким набором функций. Позволяют автоматизировать торговлю, предприятия сферы услуг и общественного питания. Разработчиком создано следующее ПО:

• «1С:Розница» — для автоматизации магазинов любого масштаба;
• «1C:Бухгалтерия 8» — для ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования отчетности;
• «1С:Управление торговлей 8» — для повышения конкурентоспособности и эффективности работы торгового предприятия;
• «1С:Комплексная автоматизация» — для создания единой ИС, охватывающей стандартные задачи управления и учета на предприятии, и другой софт.

Компания «1С» непрерывно совершенствует программы и сервисы, чтобы предложить пользователям универсальные решения в соответствии с потребностями и задачами современного бизнеса.