Автоматизация отчетности в 1С: 5 примеров, как она помогает сэкономить деньги и увеличить прибыль

Мы знаем много предпринимателей, которые до сих пор не автоматизировали процесс создания отчетов. Одни считают, что это дорого и сложно, вторые боятся, что сотрудники не разберутся с новыми функциями, а третьи привыкли к таблицам Excel и не хотят ничего менять. Большинство из них даже не представляет, как автоматизация отчетности в 1С упростила бы им жизнь и сколько денег помогла бы сэкономить. И главное — для этого не нужны большие вложения и много времени. А если у вас уже есть 1С — хватит всего 1 дня, чтобы правильно все настроить.

Автоматизация отчетов выгодна всем, включая малый бизнес. Она помогает сократить расходы и увеличить прибыль. Приведем 5 примеров, которые это доказывают.

Пример 1. Создание управленческой отчетности за 1 день

Ранее мы уже рассказывали подробно об управленческой отчетности: что это такое, что в нее входит и какие программы использовать для автоматизации. Это главный инструмент для собственника компании, почти как руль для водителя машины, — помогает двигаться в правильном направлении и держать ситуацию под контролем. В управленческом учете есть 3 основных отчета:

Отчеты управленческого учета

В отличие от бухгалтерских отчетов, управленческие понятны пользователям, которые не знают бухучета. В этих документах сможет разобраться даже начинающий предприниматель, который недавно открыл розничную точку. Управленческая отчетность просто и наглядно отвечает собственнику на главные вопросы:

• откуда пришли и куда ушли деньги;
• на какие средства «живет» компания: на свои или заемные;
• почему прибыль есть, а денег нет;
• сколько можно потратить, чтобы не допустить кассового разрыва.

Пример управленческого баланса в 1С

Управленческие отчеты ценны только в том случае, если составлены вовремя и без ошибок. А сделать это в Excel невозможно — придется потратить несколько дней. Информация быстро «устаревает» и теряет смысл. К тому же вряд ли получится избежать ошибок, заполняя документ вручную. А «кривой» отчет никак не поможет бизнесу. Скорее, навредит.

В линейке 1С есть несколько продуктов, которые помогут автоматизировать управленческий учет и создавать отчетность за 1 день. Если не знаете, какая программа вам подойдет, позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 или оставьте заявку на сайте. Мы проанализируем бизнес-процессы, подберем подходящий софт и настроим отчеты таким образом, чтобы они решали ваши задачи и были максимально понятными.

Пример внедрения 1С: С помощью отраслевой программы «1С:Общепит» мы автоматизировали учет в ресторане «Солнечный берег». Управленческие отчеты формируются в течение смены (раньше приходилось ждать несколько дней), и собственник получает актуальную информацию о работе заведения. В результате недостачи и расходы на приготовление блюд сократились на 30 %.

1С:Управление торговлей 8

10 000 ₽

Купить

1С:Комплексная автоматизация

108 000 ₽

Купить

1С:Управление нашей фирмой 8

7 000 ₽

Купить

Пример 2. Контроль выручки с помощью отчета о розничных продажах

Показатели управленческой отчетности — это доходы и расходы, прибыль и убытки, активы и пассивы. Эти данные — основная информация, интересующая собственника. Но есть еще оперативная отчетность, которая нужна для руководителей отделов, чтобы оценивать результаты работы участка и принимать решения на своем уровне.

Владелец малого бизнеса может и сам создавать такие документы, чтобы контролировать работу торговой точки и оценивать важные показатели в динамике. Например, он может в пару кликов получить информацию о выручке магазина с помощью отчета о розничных продажах.

В нем видно количество проданных товаров, общую доходность за отчетный период, суммы наличных и безналичных платежей. Документ можно легко настроить под себя, удалив или добавив нужные строки.

Отчет о розничных продажах

Если у вас «облачная» программа, например, «1С:Розница» в сервисе «1С:Fresh», отчет о реализации товара можно посмотреть с любого устройства с доступом к интернету.

Отчет по продажам нельзя сформировать для неавтоматизированной торговой точки, это магазин, в котором онлайн-касса не интегрирована с учетной или бухгалтерской программой. То есть информация о розничной торговле не выгружается в 1С. А значит, отчет придется делать вручную.

Чтобы избавить себя от этой головной боли, закажите услугу автоматизации бизнеса. Мы удаленно подключим онлайн-кассу к «товароучетке», и вы сможете создать отчет по продажам за пару минут!

Пример автоматизации: Все отчеты в мини-маркете «Меридиан» составлялись вручную, информацию приходилось собирать из нескольких источников. После внедрения «1С:Розница» все данные хранятся в единой базе. Руководителю доступна подробная аналитика по валовой прибыли, среднему чеку, эффективности маркетинговых программ. За 3 месяца выручка увеличилась на 25 %.

Пример 3. Ведение отчетности для контроля остатков и выполнения заказов

На торговых предприятиях учет остатков нужно вести в режиме нон-стоп. Особенно если в день приходят сотни заказов. Функции учета складских запасов реализованы в каждой популярной конфигурации 1С:

• «1С:Розница»;
• «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»);
• «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»);
• «1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА») и др.

Если реализация еще не оформлена, но товар уже отправлен на отгрузку, 1С автоматически уменьшает количество остатков. То же самое происходит и при резервировании продукции. Программа «не разрешит» пользователю реализовать товар, отсутствующий на складе. В отчете «Остатки и доступность товара» можно уточнить, какое количество продукции (за вычетом зарезервированной и отгруженной) доступно.

Остатки и доступность товаров

В столбце «Ожидается приход» указано количество товаров, ожидаемых к поступлению на склад по заказам на поставку. Информация из этого отчета помогает понять, хватит ли остатков для обеспечения текущей работы и когда нужно заказывать новую партию. А чтобы избежать излишков и недостач, вы можете настроить автоматическое формирование заказов. Система сама формирует заявку поставщику с учетом минимального остатка или статистики продаж.

Параметры поддержания запаса

Пример автоматизации: Программа «1С:КА» помогла автоматизировать учет комплектующих и товаров на мебельном производстве. Понятная аналитика позволяет вовремя пополнять запасы с учетом остатков и спроса. Оборот компании увеличился на 35 %.

Пример 4. Учет товаров в розничной и оптовой торговле для управления ассортиментом

Товарные запасы нужно не только контролировать, но и анализировать. Полезно знать:

• что продается хорошо, а что — плохо;
• у каких товаров стабильный спрос (высокий или низкий), а у каких — непредсказуемый;
• какая продукция приносит самую высокую прибыль и наиболее важна для предприятия.

Эту информацию дает отчет «ABC/XYZ-анализ» — мощный инструмент для управления ассортиментом. Он доступен во всех популярных продуктах 1С. В «1С:Розница» отчет выглядит так:

ABC-XYZ анализ продаж

ABC-анализ показывает, какой процент от общего объема приходится на каждую товарную позицию. Товары группы «А» — самые ценные, «B» — промежуточные, «С» наименее ценные (дают до 5 % продаж). XYZ-анализ помогает оценить стабильность спроса.

Общий отчет помогает сформировать «правильный» ассортимент и эффективно управлять запасами. Товары из групп «А» и «Х» — «локомотив» вашего бизнеса. Они обеспечивают максимальный доход и стабильно продаются, поэтому всегда должны быть на складе в нужном объеме. А товары из «С» и «Z» — «аутсайдеры». Приносят незначительный доход, а их продажи не поддаются прогнозированию, так как спрос нестабилен. Такие товары чаще всего предприниматели выводят из ассортимента.

Пример внедрения 1С. Один из наших клиентов — владелец магазина одежды. Благодаря программе «1С:Розница» выявил самые маржинальные товары, избавился от неликвида и за полгода увеличил выручку на 37 %.

Пример 5. Больше успешных сделок с управленческими отчетами в CRM

CRM-система выгодна предприятиям с «длинными» продажами, когда от звонка клиента до успешной сделки нужно пройти несколько стадий. Пример: компания, которая производит мебель на заказ и оказывает услуги монтажа. Чтобы не упустить ни одного покупателя, зафиксировать каждое обращение, быстро отправить коммерческое предложение, не сорвать сроки поставки и вовремя получить оплату, нужно контролировать каждый этап воронки продаж.

Для этого мы рекомендуем использовать простую и понятную программу «1С:Управление нашей фирмой». С ней вам не придется покупать отдельную CRM-систему. В «1С:УНФ» автоматически попадают заявки из всех источников: с сайта, страницы «ВКонтакте», из мобильного приложения «Кабинет клиента», электронной почты и т. д. По результатам работы автоматически формируются отчеты, с помощью которых вы можете оценивать:

• работа каких менеджеров наиболее эффективна;
• удалось ли выполнить план продаж;
• какие каналы приносят больше всего лидов (заявок).

Анализ воронки продаж

С помощью отчетов в «1С:УНФ» можно отследить, на каких этапах чаще всего срываются сделки, проанализировать работу сотрудников и предпринять необходимые меры. Анализ конверсии лидов помогает выбрать самые эффективные каналы продаж.

Пример внедрения. Благодаря подключению «1С:УНФ» на фабрике игрушек потеря заказов сократилась на 15 %. Благодаря сквозному контролю ни одна заявка от потенциального клиента не остается без внимания, все обращения попадают в систему.

Ведение отчетности в 1С — это совсем несложно. Вы просто выполняете текущую работу, а программа сама формирует сводки и аналитику. Для этого не нужны знания бухучета и специальное обучение.

Если хотите автоматизировать отчетность, но у вас пока нет подходящей программы, оставьте заявку на нашем сайте и получите бесплатную консультацию. Мы подберем для вас 1С для автоматизации учета, установим и настроим ее за 3 дня, при необходимости обучим сотрудников работе с новым ПО.