Учет рабочего времени в «Битрикс 24» позволяет планировать смену и неделю каждому сотруднику компании, расставлять приоритеты при решении задач (какую нужно выполнить в первую очередь, а какая может подождать). Руководитель контролирует деятельность подчиненных — всегда знает, кто опаздывает на работу, уходит раньше, не выполняет поручения в срок. Как результат, время расходуется рационально. Решаются вопросы с отгулами и переработками.
В статье расскажем, как сделать труд персонала более эффективным с помощью системы учета рабочего времени в «Битрикс 24». Функция доступна на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз» облачного сервиса, а также во всех редакциях коробочной версии программы.
Инструменты для учета рабочего времени в «Битрикс 24»
Для учета рабочего времени в «Битрикс24» используются специальные сервисы. Рассмотрим их подробнее.
Бизнес-органайзер
Бизнес-органайзер оптимизирует работу в компании: применяется для планирования общих мероприятий и задач. В бизнес-органайзере используются инструменты:
- «Событие». Для оповещения сотрудников о предстоящем мероприятии и выбора удобного времени, места для его проведения (пример — на фото ниже).
- «Мои задачи». Для просмотра списка задач и сроков их выполнения.
Электронный ежедневник
Электронный ежедневник объединяет личные календари сотрудников и предстоящие задачи. Позволяет эффективно организовать рабочий день: правильно спланировать время и определить наиболее приоритетные задачи. Календари в «Битрикс24» можно синхронизировать с мобильными приложениями, Google-календарями, MS Outlook, чтобы вся нужная информация была под рукой.
Сотрудник планирует свой день: устанавливает время, когда начинается и заканчивается смена, перерывы, отмечает задачи, которые нужно выполнить сегодня. Данные генерируются в отчеты, которые доступны руководителю.
Онлайн-планировщик задач
Позволяет сотрудникам в начале смены выбрать из списка или добавить свои задачи, которые должны быть решены в течение рабочего дня, с учетом общих мероприятий (планерок, собраний и т. д.). Руководитель отслеживает ход выполнения задач.
Тайм-менеджмент онлайн
Подходит для удаленной работы. Представляет собой облачный сервис (к нему можно получить доступ через интернет). Сотрудники управляют своим рабочим временем, находясь вне офиса, с помощью мобильного устройства. Руководители — контролируют деятельность подчиненных.
Как начать рабочий день в «Битрикс 24»
Представляем пошаговую инструкцию, как начать рабочий день в «Битрикс24» сотруднику.
Допустим, вы пришли на работу и хотите запустить учет рабочего времени. Нажмите на электронные часы на верхней панели и выберите «Начать рабочий день». Автоматически фиксируется текущее время.
Если вы не начали рабочий день, но уже не первый час находитесь на работе, нажмите на ссылку «Начать с другим временем».
Выставьте время, когда был начат рабочий день, а потом укажите причину изменения.
Когда решите закончить работу, нажмите «Завершить рабочий день».
Если нужно изменить время окончания рабочего дня, воспользуйтесь кнопкой «Завершить с другим временем». Укажите время и причину изменения. Руководитель должен подтвердить ваши данные.
Если забыли закрыть предыдущий день
Если вы забыли закрыть предыдущий день, то не сможете начать новый. На верхней панели «Битрикс24» появится соответствующее уведомление.
Завершите предыдущий рабочий день и укажите причину изменения.
Если день и далее не будет закрыт, в отчете по рабочему времени увидите слово «истек». Это указывает на нарушение со стороны сотрудника.
В столбце «Дни» красные цифры в скобках указывают на количество нарушений в отчетном периоде. Данные требуют подтверждения руководителя. В столбце «Замечания» — данные о нарушениях сотрудника (в процентах) за этот же период.
Если нужно отлучиться с рабочего места
Если нужно остановить учет рабочего времени (например, отлучиться на обед), нажмите кнопку «Перерыв».
Чтобы возобновить учет рабочего времени (вы вернулись с обеда), нажмите «Продолжить».
Как отключить учет рабочего времени в «коробке» «Битрикс24»
Посмотрим, как отключить учет рабочего времени в «Битрикс24» — независимо от версии программы (облачная или «коробка») алгоритм действий одинаковый. Функция доступна пользователю с правами администратора. Можете отключить учет рабочего времени для всех или отдельных сотрудников. В первом случае выберите в левом меню «Настройки». В разделе «Сервисы» уберите галочку около «Учет рабочего времени и рабочие отчеты».
Нажмите на кнопку «Сохранить настройки».
Чтобы отключить учет рабочего времени отдельным сотрудникам, перейдите на вкладку «Время и отчеты», выберите «Рабочее время» и кликните по значку с часами рядом с данными нужного пользователя.
Выберите «Выключен» во всплывающем окне и сохраните настройки.
Как настроить время в «Битрикс 24»
Скажем несколько слов о том, как настроить время в «Битрикс 24». Это нужно сделать еще на этапе внедрения программы. Откройте раздел с настройками и внесите параметры:
- Формат времени: 12- или 24-часовой пояс. В первом случае сутки разбиваются на два интервала: с полночи до 12.00 дня и с полудня до 12 часов ночи (например, 1:00 a.m и 1:00 p.m). Во втором — учет времени ведется от полуночи до полуночи (hh:mm). Например, 23.00.
- Параметры рабочего времени. Например, компания открыта с 09:00 до 19:00.
Само время выставлять в программе вручную не нужно. Это происходит автоматически: устройство, на котором используется программа, синхронизируется с сервером точного времени.
Прежде чем сохранить внесенные данные, укажите другие значимые параметры: выходные и праздничные дни, формат имени, адреса, даты и прочее.
Я пока пользуюсь бесплатной версией программы. У меня не получится контролировать рабочее время сотрудников?
Добрый день, Савелий. Контроль рабочего времени сотрудников доступен только на платных тарифах.
Вчера установили Битрикс24, но еще до конца не разобрались. Столкнулись в проблемой: у сотрудников не отображается кнопка «Начать рабочий день». С чем это может быть связано?
Добрый день, Юлия. Кнопка «Начать рабочий день» появляется только после того, как сотруднику присвоена роль в «Правах доступа». Соответственно, вас надо проверить, присвоены ли роли вашим сотрудникам.