С 01.09.2023 сотрудники перестали получать электронную подпись с реквизитами компании. Для заверки рабочих документов они начали использовать сертификат для физлиц и МЧД. О последнем документе поговорим в статье. Расскажем, что такое МЧД в электронном документообороте, кто в ней заинтересован и с какой целью использует.
Что такое МЧД и для чего нужна
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или ИП. Подтверждает полномочия сотрудника заверять документы от имени компании. В отличие от бумажной доверенности, МЧД автоматически распознается системами ЭДО, что делает ее ключевым инструментом для безопасного и эффективного документооборота.
Заверка документов с помощью электронной подписи физлица и машиночитаемой доверенности часто требуется при работе с товарами, подлежащими обязательной маркировке. Перед тем как сделать МЧД сотруднику, руководителю компании нужно зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК», заключить договор с оператором ЭДО и пр. Подготовительные работы занимают много времени и требуют внимательности. Чтобы сократить его и не наделать ошибок, можете воспользоваться нашей услугой «Маркировка товаров под ключ». Поможем внедрить и настроить решения под потребности бизнеса.
Раньше сотрудники заверяли документы двумя способами:
- С помощью сертификата юрлица, в котором были указаны данные работника.
- С использованием дубликата закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ слишком рискованный, потому что сотрудник, имеющий доступ к УКЭП работодателя, мог совершать любые действия от имени компании, в том числе финансовые махинации.
С 1 сентября 2023 года Удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц, а с 1 сентября 2024 работник может заверять документы только с помощью собственной подписи (выданной на физлицо) и прилагать МЧД. Что касается руководителя, он по-прежнему пользуется своим сертификатом, машиночитаемая доверенность ему не нужна.
Необходимость использования электронной подписи физлица и МЧД регулируется Федеральным законом ФЗ № 63Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Форматы машиночитаемой доверенности
В 2025 году действуют такие форматы МЧД:
- 5.02 — для формирования групповых доверенностей и передоверия полномочий, взаимодействия с ФНС.
- 002 — для обмена документами с контрагентами, не используется для взаимодействия с налоговой.
- 003 — для обмена документами с разными госсистемами.
Формат 003 — универсальный. С 1 марта 2025 года налоговая регистрирует только такие доверенности. МЧД, выданные ранее, тоже актуальны, но до окончания срока их действия.
Как оформить и работать с МЧД
Как выпустить МЧД:
- Сотрудник получает сертификат электронной подписи в аккредитованном УЦ.
- Руководитель формирует XML-файл в сервисе (в каком — расскажем чуть позже). Указывает реквизиты компании и доверителя, данные и полномочия доверенного лица.
- Подписывает машиночитаемую доверенность своей УКЭП.
МЧД регистрируется в реестре ФНС или оператора ЭДО.
Что содержится в машиночитаемой доверенности
При выпуске МЧД нужно указывать:
- Сведения о доверителе. Если ИП — Ф. И. О., паспортные данные, ИНН, СНИЛС. Юрлицо — полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
- Сведения о представителе — по аналогии с предыдущими данными.
- Полномочия доверенного лица — выбирают из классификатора, разработанного Минцифры РФ. Это перечень действий, которые может совершать представитель от имени доверителя (например, подписание документов, представление интересов в органах, подача заявлений).
- Возможность передоверия (если разрешено).
- Срок действия доверенности. Если не указан, она действует в течение одного года с даты выдачи.
- Идентификационные данные документа: уникальный номер, дата составления, код формы МЧД.
Теперь поясним, где оформить МЧД.
Где оформить МЧД
Доступно несколько вариантов, как получить МЧД. Для оформления доверенности можно использовать:
- сайт ФНС России;
- портал государственных услуг;
- систему ЭДО — «СБИС», «1С-Отчетность», «Диадок» и пр.
Выбор зависит от потребностей бизнеса. Например, перед тем как оформить МЧД через Госуслуги, нужно понимать, что с этой доверенностью у подписанта будут ограничены возможности. Он сможет запрашивать выписки по счетам организации, подавать жалобы на постановление по делу об административном правонарушении, а вот работать с ЕГАИС и ФНС не получится.
Как пользоваться машиночитаемой доверенностью
При заверке рабочих документов от имени компании доверенное лицо использует свою электронную подпись и указывая номер МЧД. Система автоматически проверяет доверенность в реестре.
Если тяжело разобраться с нюансами, можете обратиться к нам. Обеспечиваем техническое сопровождение в режиме 24/7. Помогаем избежать несоответствий законодательству и штрафов.
Как передоверить МЧД
Руководитель может оформить на сотрудника МЧД, которая позволяет последнему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. Чтобы все было максимально корректным, нужно соблюдать условия:
- исходная МЧД должна содержать полномочия с правом передоверия;
- лицо, которое передоверяет МЧД, не может передать больше прав, чем у него самого;
- срок действия «передоверенного» документа такой же или меньше, чем у «исходника».
Если отозвать корневую МЧД, дочерний документ также утратит силу.
Вы можете узнать примерную стоимость внедрения маркировки для вашего бизнеса, ответив на несколько вопросов.
Кто может работать без МЧД?
ИП и руководители организаций вправе работать без машиночитаемой доверенности. Они заверяют документы с помощью своей УКЭП. Также от использования МЧД освобождены лица, действующие на основании устава или закона. Например, конкурсные управляющие.
Как отозвать машиночитаемую доверенность?
Чтобы отозвать МЧД, нужно сформировать соответствующее заявление на той платформе, которая использовалась для создания машиночитаемой доверенности. Алгоритм действий зависит от того, какой сервис задействован в процесс. Отозванная доверенность не может быть восстановлена — придется создавать новую. Документы, подписанные до момента отзыва МЧД, сохраняют юридическую силу.
Какой срок действия у МЧД?
Срок действия машиночитаемой доверенности определяется доверителем и указывается в документе. Максимальный период не установлен. При этом по закону, если доверитель не указал срок действия МЧД, он приравнивается к 1 году со дня выдачи документа.
Может ли гендиректор выдать МЧД на физлицо, не числящееся в штате?
Да. Технических препятствий для этого нет.
