До вступления в силу закона 54-ФЗ «О применении ККТ», который с 2017 года обязывает предпринимателей переходить на онлайн-кассы, повсеместно предприниматели использовали аппараты старого образца. В завершении рабочего дня с их помощью создавали Z-отчеты, которые закрывают смену, а данные переносили в ф. КМ-6 и ф. КМ-4. С введением онлайн-ККТ правила изменились. В отличие от своего предшественника, новый Z-отчет по кассе не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.
Содержание
Что такое Z-отчете по кассе
В современной интерпретации термин «Z-отчет» не существует. В ФЗ № 54 вместо него используется понятие «отчет о закрытии смены» (с гашением). Его снимают с ККТ в конце рабочего дня. Документ содержит сведения по всем операциям, которые выполнены за смену. Кассир обязан сформировать его не позже чем через 24 часа с момента проведения первого расчета. В противном случае ФН заблокируется и возобновит работу только после снятия отчета.
Все данные, которые отражены в документе, касса передает в ФНС. В памяти устройства они хранятся не более 30 суток. А при сбоях доступа в интернет информация передается автоматически, когда восстановится связь. Если налоговая служба не получает данные в течение месяца, ФН блокируется.
В письме Минфина № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 есть пояснение: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и теперь необязательны к исполнению. В связи с применением онлайн-ККТ, вести журнал кассира не нужно. Приходный и расходный ордеры остаются, как и кассовая книга (в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.09.1998, по ф. КО-4, скачать бланк можно здесь).
Реквизиты отчета о закрытии смены
Рассмотрим перечень реквизитов, который содержится в отчете о закрытии смены. Данные утверждены приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Обратите внимание, что набор реквизитов немного отличается при работе с ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Содержание отчета при работе с ФФД 1.05:
- наименование документа;
- код формы ФД;
- номер версии ФФД;
- наименование пользователя;
- ИНН пользователя;
- кассир;
- ИНН кассира;
- адрес и место расчетов;
- дата, время формирования документа;
- номер смены;
- регистрационный номер ККТ;
- количество кассовых чеков за смену;
- общее количество фискальных документов за смену;
- количество документов, не переданных в ФНС, дата первого;
- признаки превышения времени ожидания ответа ОФД, необходимости срочной замены ФН, переполнения памяти ФН, исчерпания ресурса ФН (указываются только при наступлении соответствующих событий);
- ресурс ключей фискального признака (остаток срока действия ФН);
- номер документа;
- номер фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- фискальный признак сообщения.
При использовании ФФД 1.1, помимо вышеперечисленных реквизитов, в отчете о закрытии смены нужно указать счетчики итогов смены и фискального накопителя, сообщение оператора. В документ, сформированный ФФД 1.2, дополнительно внести данные о количестве непереданных уведомлений.
Чек коррекции в отчете о закрытии смены
Чек коррекции делают, если допущены ошибки в расчетах на кассовом аппарате. Вероятные причины:
- ошибка кассира − при выполнении операции он неверно указал сумма;
- осуществление расчетов без использования ККТ;
- поломка или сбой кассового аппарата в момент совершения расчета.
Если ошибка обнаружена в течение рабочего дня, чек коррекции нужно пробить до закрытия этой же смены. Если позже, сформировать его можно в другой день. Рассмотрим, как это сделать, на примере смарт-терминала Эвотор:
- Зайти в «Настройки».
- Перейти в раздел кассового обслуживания, затем — «Дополнительные операции».
- Выбрать операцию выполнения чека коррекции.
- Указать тип оплаты.
- Ввести сумму.
- Выбрать тип коррекции: самостоятельно или по предписанию ФНС.
- Указать причину коррекции. Нажать ОК.
Далее кассир составляет акт либо служебную записку для налоговой службы. В документе указывает причину ошибочной операции.
Реквизит «количество кассовых чеков» в отчете о закрытии смены включает данные о числе документов коррекции с признаком расчета «Приход» и «Расход». Отдельной строкой не выводится. Чек коррекции может не отразиться в отчете о закрытии смены, если при его формировании произошел сбой в работе ККТ.
Как снять Z-отчет по кассе
Перед тем как снять Z-отчет по кассе, нужно ознакомиться с инструкцией к устройству. Формирование документа зависит от модели ККТ. Отчета о закрытии смены нужен, чтобы:
- отобразить все операции за смену;
- подвести итоги по обороту наличных за рабочий день;
- систематизировать данные для сохранения в памяти ККТ.
Если не снять отчет в течение 24 часов от момента открытия смены, ККТ блокируется. Нарушение обязательно заметит налоговая — ее об этом уведомит ОФД.
Как снять отчет о закрытии смены на ККТ Эвотор
Смарт-терминал Эвотор — устройство для проведения расчетов согласно требованиям 54-ФЗ. Кассовый аппарат обеспечивает учет финансовых потоков, отличается простотой установки, дает возможность работать в системе ЕГАИС, формирует разные формы отчетностей. Как снять отчет о закрытии смены на кассовом аппарате Эвотор:
- В меню выбрать раздел «Отчеты» → «Кассовый отчет».
- На экране отобразятся продажи, возвраты, изъятия и внесения средств, количество денег на начало дня. Нажать на кнопку «Закрыть смену».
- В следующем окне нажать «Распечатать отчет».
Откроется окно с нулевым счетом.
Как сделать отчет о закрытии смены на разных кассах
В зависимости от модели кассового аппарата, для формирования документа предназначены разные комбинации кнопок. Расскажем, как сделать отчет о закрытии смены на разных ККМ.
- Нажать несколько раз на кнопку «РЕЖ». На индикаторе должна появиться надпись «Отчеты ФН».
- Выбрать «ИТ», затем войти с правами администратора, ввести пароль. По умолчанию секретный код — 22.
- После появления надписи «Закрыть смену» нажать на кнопку «ИТ».
- Несколько раз нажать «АН/РЕ». На индикаторе отобразится надпись «Отчеты ФН».
- Выбрать «ИТ», ввести 22 (пароль администратора).
- Выбрать «Закрыть смену», а потом на кнопку «ИТ».
- Несколько раз нажать на кнопку «Режим».
- На экране появится надпись «Выбор 3».
- Два раза нажать на кнопку «Итог».
- Выбрать в окне режимов «Отчеты ККТ».
- Нажать «Ввод».
- Выбрать «Закрытие смены».
- Дважды нажать «Ввод».
Если у вас другая касса, используйте инструкцию от производителя (идет в комплекте).
Z-отчет по кассе: образец
По внешнему виду отчеты о закрытии смены, сформированные на разных ККМ, мало чем отличаются — содержат обязательные реквизиты. Но небольшие отличия все-таки существуют. Образцы Z-отчетов по кассе с ФФД 1.05 и ФФД 1.1 представлены ниже.
А это — образец отчета по счетчикам итогов смены (реализован в ФФД 1.1). В нем печатаются ненулевые счетчики за смену: текущую (если она открыта) или последнюю закрытую (если закрыта).
Далее — образец отчета по счетчикам итогов смены (только для ФФД 1.1), информация о которых сохранена в ФН, за весь период после регистрации ККТ в ФНС:
Подытожим: что такое Z-отчет по кассе? Это документ, формируемый ежедневно в конце рабочей смены. В нем содержатся данные о проведенных операциях за день. После печати отчета кассир закрывает смену и гасит денежные регистры.
Раньше с этими отчётами проблем было куча. Несколько дней прям им приходилось отдать, причём мало того время тратилось, ещё и ошибок куча всплывало. А теперь прям лафа, все отчёты автоматические. Пару нажатий на кассе и вот он перед глазами Z — отчёт.
Вот это наверное самое главное, что есть хорошее в кассе. Теперь отчёты сделать вообще труда не составляет.
Сначала меня почему-то напрягали эти отчёты и я постоянно была не уверена в том что всё делаю правильно. Но сейчас я привыкла и делаю его за считанные минуты. У меня ПТК
Екатерина, автоматизация работы существенно упрощает торговлю и налоговую отчетность. Согласно Письму Минфина № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 г. первичная документация на бумажном носителе более необязательна и контроль торговых операций осуществляется автоматически.
А если у пользователя возникают сложности в работе с кассой, то можно воспользоваться услугой по обучению — подробнее об опции тут. Также вы можете оставить заявку на обратный звонок или заполнить контактную форму, наши представителя свяжутся с вами в течение 5-10 минут.
На Эвоторе 7.2 проще всего делать Z отчёты. Там всё буквально в пару кликов и я никогда не трачу много времени на это. Всё очень быстро
Екатерина, действительно, автоматизация торговли существенно упростила жизнь налогоплательщика. Удобство формирования Z-отчета разнится в зависимости от модели ККТ и производителя. А вот содержание такого чека утверждено Приказом ФНС РФ № ММВ-7-20/229 от 21.03.2017 г. и разница может быть только в дополнительных реквизитах.