Эти объекты есть во всех конфигурациях. Умение их заполнять и использовать — одно из условий использования прикладного решения.
В статье вы узнаете, что такое справочники в программе «1С: Предприятие», какими они бывают, какова их структура, в чем особенности. Расскажем о том, как ведется работа со справочниками в 1С 8.3.
Содержание
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Виды справочников в 1С
Справочники в 1С предназначены для хранения однотипных данных, имеющих одинаковую структуру и экономическую сущность. Это прикладные объекты конфигурации, называемые также каталогами. В них содержатся сведения о товарно-материальных ценностях, физических лицах, организациях, иных объектах учета. Компания заполняет их самостоятельно и использует в соответствии с видом деятельности и своими потребностями.
Информация из справочников в «1С:Предприятие» необходима при работе с документами, отчетами. Она обеспечивает ведение учета в разных аналитических разрезах. Есть два вида этих объектов конфигурации — справочники и классификаторы. В первых хранятся произвольные сведения, например, списки:
- материальных и нематериальных активов;
- основных средств;
- сотрудников предприятия;
- организаций;
- видов номенклатуры и др.
Пользователь сам решает, как построить работу со справочниками в 1С и какую информацию в них хранить.
Классификаторы — это каталоги, в которых содержатся единые для всех сведения. Например, о странах мира, валютах, единицах измерения. Они поставляются вместе с программой в заполненном виде.
Пользователь может самостоятельно добавлять и редактировать элементы в некоторых классификаторах — по аналогии с тем, как создаются записи в справочниках 1С.
Чем отличается документ от справочника в 1С
Это разные, но неразрывно связанные объекты конфигурации. Документ необходим для внесения изменений и записей в регистры бухгалтерского учета, формирования проводок и составления отчетности. Он выступает как официальное подтверждение сделок и юридическое обоснование хозяйственных операций. После того как документ проведен, в зависимости от его содержания и экономической направленности могут измениться:
- сальдо взаиморасчетов с партнерами;
- остатки товарно-материальных ценностей в количественном и суммовом измерении;
- сальдо по счетам учета денежных средств;
- задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами;
- сумма производственных и коммерческих затрат;
- износ основных средств и пр.
Например, после проведения исходящего платежного поручения уменьшится сумма средств на расчетном счете и задолженность перед получателем платежа. Проводки по приходной накладной увеличат остаток товарно-материальных ценностей и долг перед поставщиком.
Ни один документ не может быть сформирован без использования данных, хранящихся в каталогах. Большинство его параметров заполняется из формы выбора справочника 1С. Вручную вводится лишь дополнительное описание (назначение платежа и т. п.), иногда — некоторые другие реквизиты. Заполнение остальных полей максимально автоматизировано, для чего в 1С используются соответствующие справочники. Например, при оформлении исходящего платежного поручения данные берутся из каталогов:
- организаций;
- банков;
- контрагентов;
- банковских счетов;
- валют;
- статей движения денежных средств.
Поэтому перед тем как приступить к формированию документов, необходимо выполнить загрузку справочников в 1С 8.3 из Excel или заполнить их вручную.
Создание справочников в 1С
При покупке прикладного решения пользователь получает все необходимые классификаторы и каталоги. Как правило, этих справочников достаточно для полноценной работы в 1С 8.3. Для добавления нового каталога откройте режим «Конфигуратор».
Далее в окне объектов конфигурации (оно имеет иерархическую структуру) перейдите в соответствующий раздел.
Перед тем как создать справочник в 1С, убедитесь в отсутствии аналогичного каталога в программе.
Для добавления новой позиции нажмите Insert, а для просмотра и редактирования имеющейся — дважды щелкните по ней мышью. На вкладках открывшегося окна вы можете задать соответствующие параметры. Рассмотрим подробнее.
На вкладке «Основные» нужно ввести наименование и синоним каталога, при необходимости — произвольный комментарий.
На вкладках «Подсистемы» и «Функциональные модули» — флажками указать, в каких режимах работы будет доступен создаваемый объект.
На вкладке «Иерархия» предлагается настроить режим структурированного отображения элементов справочника 1С. Их можно сгруппировать по определенным признакам или вывести в виде общего списка. Это позволит, например, в каталоге номенклатуры сделать группы «Товары» и «Услуги».
Можно настроить режим подчинения классификаторов друг другу. Это удобно для систематизации хранения данных и их быстрого поиска. Необходимые настройки выполняются на вкладке «Владельцы». Например, каталог «Договоры контрагентов» удобно поместить в подчинение «Контрагентам».
На вкладке «Данные» определяются поля для заполнения перед тем, как добавить новый элемент в справочник 1С. Их перечень формируют индивидуально для каждого каталога в зависимости от его назначения. Здесь же указывают максимальную длину кода и наименования справочника 1С 8.3.
В программе ведется нумерация элементов справочника 1С, это необходимо для упорядочивания хранения информации. Можно включить режим автоматического присвоения номеров, а также контроль их уникальности. Это исключит вероятность назначения одинаковых числовых кодов для разных позиций.
У каждого справочника 1С есть свои формы — списка, элемента, выбора и др. Это интерфейсы, в которых, соответственно, отображают содержимое каталога, вводят и редактируют элементы, выбирают значение для вставки в документ или отчет. Настройку осуществляют на вкладке «Формы».
Чтобы выполненные изменения отобразились в режиме «1С:Предприятие», выполните команду «Конфигурация» → «Обновить конфигурацию базы данных» или нажмите F7.
Обновление может занять некоторое время. После этого запускайте программу в пользовательском режиме и работайте с созданными каталогами.
Структура и стандартные реквизиты справочников 1С
Доступ к справочникам в программе «1С:Бухгалтерия 8.3 Базовая» организован из соответствующего раздела.
Для выбора каталога щелкните по нему мышью. Структура и порядок работы в целом стандартны. Рассмотрим основные реквизиты на примере работы с перечнем контрагентов.
Форма списка состоит из вкладок «Основное» и «Счета расчетов с контрагентами». На первой содержится перечень введенных ранее позиций (поставщиков, покупателей, иных партнеров). В начале эксплуатации программы этот интерфейс будет пустым, в дальнейшем он заполняется — по мере добавления новых позиций пользователем. Для каждого контрагента отображается краткое и полное наименование, ИНН и КПП.
Перечень реквизитов, содержащихся в форме списка, можно менять по своему усмотрению. Для этого нажмите кнопку «Еще» и в открывшемся меню выберите пункт «Изменить форму».
Появится окно, в левой части которого отображается перечень доступных реквизитов, а в правой — можно их настроить. Чтобы включить отображение любого из них, установите соответствующий флажок и нажмите кнопку ОК или «Применить».
После этого выбранный реквизит появится в форме списка. Аналогичным образом можно управлять отображением и других элементов.
На вкладке «Счета расчетов с контрагентами» показан список счетов бухгалтерского учета. Они автоматически подставляются при формировании документов, хозяйственных операций, отчетов с участием организаций, внесенных в каталог.
Управление отображением реквизитов осуществляется так же, как и на вкладке «Основное», с помощью команды «Еще» → «Изменить форму».
Заполнение и редактирование справочников 1С с описанием типов данных
Чтобы внести новую позицию, нажмите Insert, а чтобы отредактировать имеющуюся — выделите ее и нажмите Enter. Откроется форма элемента, содержимое зависит от конкретного каталога. Порядок работы в целом аналогичен описанному выше, рассмотрим его на примере классификатора контрагентов.
В окне ввода и редактирования есть несколько вкладок для работы с соответствующей информацией. Большинство из них необязательно для заполнения. Главные сведения о контрагенте вводятся в разделе «Основное».
В поле «Вид контрагента» из раскрывающегося списка можно выбрать подходящий вариант: «Юридическое лицо», «Самозанятый», «Физическое лицо», «Обособленное подразделение» или «Государственный орган». Такая структуризация данных позволяет вести учет с использованием дополнительных аналитических разрезов.
Поле «Наименование для документов» предназначено для официального названия субъекта хозяйствования. Организационно-правовая форма указывается полностью — например, не ООО, а общество с ограниченной ответственностью. Это обозначение и будет использоваться в регламентных документах.
В поле «Наименование в программе» вводят сокращенное название контрагента. Требуемое значение выбирают из раскрывающегося списка. Он формируется автоматически на основании полного наименования контрагента. Выбранный вариант будет отображаться в окнах списка, выбора и других интерфейсах программы.
При большом количестве позиций целесообразно распределить их по группам. Самая простая классификация — «Поставщики» и «Покупатели», также можно добавить «Государственные органы», «Заказчики», «Подрядчики» и т. д. Значение выбирают в поле «В группе», доступные варианты заранее вносят в классификатор групп.
Далее в соответствующих полях указывают страну регистрации предприятия, его ИНН, КПП и ОГРН. Эти сведения используют при формировании первичных учетных документов (например, платежных поручений).
Если у контрагента несколько банковских счетов, то основной из них, используемый по умолчанию, указывают в полях «Банк» и «Номер счета». При необходимости можно ввести сведения о контактном лице и произвольную дополнительную информацию.
Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку «Записать» или «Записать и закрыть».
Справочники (каталоги) — это хранилища информации, необходимой для ведения аналитического учета. Их содержимое используется при проведении хозяйственных операций, оформлении документов, составлении отчетов.
Заполнить каталоги лучше до начала эксплуатации программы, но это можно делать и в процессе работы, по мере надобности. Пользователь может сам добавлять их в режиме «Конфигуратор», но обычно все необходимые каталоги поставляются в составе прикладного решения.
Есть ли ограничение на количество групп в каталоге? Где оно устанавливается, можно ли отключить его в настройках или Конфигураторе?
Здравствуйте! По умолчанию в каталоге (справочнике) 1С нет ограничения на количество групп. Вы можете создавать столько групп, сколько необходимо для вашей организации или проекта.
Для установки ограничения или его снятия может потребоваться изменение кода или настроек Конфигуратора. Обратитесь к специалисту:
— позвоните по круглосуточному номеру 8 (800) 550-54-67 (бесплатно по России);
— закажите услугу настройки 1С: https://online-kassa.ru/kupit/nastrojka-1s-9/.
А можно ли удалить позицию из классификатора? Например, добавил по ошибке не тот товар, и уже включил его в накладную. Как делается удаление?
Здравствуйте! Да, можно удалить позицию из классификатора 1С. Чтобы это сделать:
1. Откройте подсистему «Справочники» в 1С.
2. Найдите нужный справочник, в котором содержится позиция, которую вы хотите удалить.
3. Найдите нужную позицию в списке и выделите ее.
4. Нажмите кнопку «Удалить» на панели инструментов или используйте контекстное меню позиции, чтобы выбрать пункт «Удалить».
5. Сохраните изменения.
Если вы уже включили эту позицию в накладную, то перед тем, как ее удалить из справочника (каталога), уберите эту позицию из накладной. Выделите в документе нужную строку и нажмите «Удалить». Замените товарную позицию в накладной на верную.