Выход на маркетплейс дает возможность продвигать свои товары, используя уже привлеченную на площадку аудиторию и готовую инфраструктуру. Для начала сотрудничества продавец должен решить вопрос с обменом документами, сопровождающими поставки и сопутствующие бизнес-процессы.
Рассказываем, какие требования к ЭДО предъявляют популярные площадки, и в каких случаях можно обойтись упрощенной схемой.
Что такое ЭДО для маркетплейсов и зачем он нужен
ЭДО для маркетплейсов — это обмен электронными документами между торговой площадкой и контрагентами, осуществляемый через посредника (оператора).
Документооборот Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет, Казань Экспресс складывается из потока УПД, товарных накладных, актов, чеков, квитанций и других бумаг. Если бы они передавались в распечатанном виде, не удалось бы обеспечить быстрое проведение операций, рутинные бизнес-процессы требовали бы больших затрат ресурсов (временных, трудовых, финансовых).
В некоторых случаях необходимость использования ЭДО диктуется не соображениями удобства, а прямыми указаниями законодательства. Так, производители, импортеры, дистрибьюторы и продавцы маркированных товаров (табачных изделий, обуви, продукции легкой промышленности, автомобильных шин, парфюмерии и фототехники) обязаны предоставлять сведения о передаче права собственности в «Честный ЗНАК» через операторов электронного документооборота.
При выборе провайдера ЭДО нужно принять во внимание ряд критериев. Безусловно, он должен удовлетворять требованиям, закрепленным в Приказе ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@: иметь специализированные технические и программные средства, лицензии. С реестром одобренных операторов можно ознакомиться на сайте Федеральной налоговой службы.
Перед тем как заключить договор, полезно собрать информацию:
- о ценовой политике и тарифных планах;
- об опыте и репутации;
- о дополнительных функциях системы документооборота;
- сервисе и поддержке;
- контрагентах: если вы ориентируетесь на работу с конкретным маркетплейсом, стоит узнать, с какими операторами он работает напрямую, и в первую очередь рассмотреть их;
- возможности интеграции с учетными системами;
- о наличии роуминга.
Рассмотрим подробнее, как организуют обмен документами Озон, Wildberries, Яндекс Маркет и Казань Экспресс.
Специфика ЭДО Озон
Оптимизируя бизнес-процессы, Озон стремится упростить документооборот и требования к поставщикам. Разберемся, в каких случаях понадобится подключить ЭДО, а в каких можно обойтись без этого.
Документооборот Озон в зависимости от схемы продаж
Требования к электронному документообороту для Озон отличаются для поставщиков, выбравших разные схемы продаж. Площадка предлагает следующие варианты:
- продажа со склада Ozon (FBO). Запас товара хранится на складе маркетплейса. При поступлении заказа его сборка, упаковка и передача в службу доставки осуществляется без участия поставщика. В этой схеме селлеру необходимо подключить ЭДО и пользоваться им для создания заявок и получения закрывающих документов;
- продажа со своего склада (FBS или RFBS). Продавец самостоятельно определяет место хранения товара, а при поступлении заказа собирает его и упаковывает, после чего передает в службу доставки (пункт приема или через курьера) — это может быть как OzonRocket, так и другой перевозчик. Эта схема предусматривает упрощенные требования к организации документооборота.
Итак, поставщик должен принять решение, где будет храниться товарный запас и кто возьмет на себя отгрузку и доставку покупателям.
Нужен ли ЭДО для Озон
Желая привлечь к работе мелкие компании, которым сложно наладить электронный документооборот, Озон отменил ЭДО для некоторых категорий партнеров. При продаже со своего склада, если товары не входят в список исключений, селлер может использовать возможности личного кабинета.
Как работать на Озон без ЭДО
Поставки без использования ЭДО на Озон выполняются по следующей схеме:
- Продавец создает заявку.
- Система проверяет, требуется ли в этом случае по правилам Ozon электронный документооборот или можно обойтись возможностями личного кабинета.
- Производится согласование таймслота; селлер указывает сведения о транспорте и водителе.
- Товар привозят и сдают на склад.
- В личный кабинет выгружаются акты, которые после проверки можно согласовать, игнорировать или отклонить.
Для оптимизации логистики и автоматизации работы с заказами и остатками будет полезно интегрировать с маркетплейсом учетные программы («1С:Розница», «1С:УТ»).
В каких случаях нужно подключать ЭДО Ozon
Обязательно использовать ЭДО на Ozon:
- для создания заявки на поставку на склады Тверь, Хоругвино-негабарит, распределительный центр и дарксторы. Это связано с используемыми информационными системами и особенностями процессов приемки. В будущем маркетплейс планирует устранить ограничения;
- торговли ювелирными изделиями, а также товарами, подлежащими маркировке и прослеживанию через «Честный ЗНАК» или сертификации с использованием ФГИС «Меркурий». Это связано с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 31.12.2020 № 2464.
Разберем способы подключения ЭДО для работы с Озон подробнее.
Варианты организации электронного документооборота для Озон
Документооборот с Озон можно настроить:
- через провайдеров, работающих с площадкой напрямую: Контур.Диадок или СФЕРА.Курьер;
- через механизм роуминга из других систем (например, СБИС).
Пошаговая инструкция для обоих вариантов опубликована в Базе знаний маркетплейса.
Особенности ЭДО Wildberries
Wildberries отличается лояльным отношением к организации документооборота, особенно когда речь идет о представителях малого бизнеса или самозанятых партнерах. Рассмотрим, кому нужно работать с маркетплейсом через систему ЭДО и как настроить взаимодействие.
Кто может использовать упрощенный документооборот Wildberries
Требования к организации ЭДО для Wildberries отличаются для контрагентов:
- малый бизнес, работающий без НДС, а также самозанятые, могут ограничиться набором функций, предоставляемым порталом маркетплейса;
- предприятия — плательщики НДС, должны передавать документы через ЭДО. Для этого потребуется квалифицированная электронная подпись.
Подробно проконсультировать по выпуску КЭП и подобрать носитель для нее могут специалисты «Онлайн-касса.ру».
Подключение ЭДО для работы с Wildberries
Прежде чем настраивать документооборот c Wildberries, необходимо зарегистрироваться в роли партнера площадки и принять оферту. После подтверждения готовности сотрудничать нужно выбрать оператора ЭДО: если он работает с маркетплейсом напрямую (Контур.Диадок, Тензор), достаточно указать его в профиле продавца. При использовании услуг других провайдеров потребуется настроить роуминг.
Специфика ЭДО Яндекс Маркет
Документооборот с Яндекс Маркетом может быть организован как в бумажной, так и в электронной форме. В первом случае площадка будет выполнять отправку на фактический адрес поставщика и электронную почту, в соответствии с данными из профиля. Во втором случае необходимо подключиться к ОЭД — Диадок (СКБ Контур) или СБИС (Тензор). Маркетплейс не работает с другими операторами и не поддерживает роуминг.
После подключения к провайдеру ЭДО следует указать сведения о нем в личном кабинете продавца и принять приглашение на обмен документами.
Организация ЭДО для Казань Экспресс
Документооборот с Казань Экспресс может быть организован через оператора Контур.Диадок (достаточно отправить приглашение маркетплейсу) или через механизм роуминга с другой системой. В среднем подключение через другого провайдера занимает 5–10 дней.
Специалисты компании «Онлайн-касса.ру» помогут разобраться в нюансах организации документооборота с маркетплейсами и научат ваших сотрудников работать с ЭДО в «1С». Все консультации проводятся удаленно, в удобное для вас время. Кроме того, мы можем интегрировать 1С с маркетплейсами, чтобы документооборот на предприятии был автоматизированным и вам не приходилось тратить время на сведение дебита с кредитом.
