Физическая онлайн-касса в розничной точке «закрывает» все требования законодательства по части торговли маркированными товарами. Продавец принимает оплату, ККТ мгновенно печатает чек, код маркировки (КМ) выбывает из оборота. В онлайн-торговле так не работает. Интернет-магазины тоже должны соблюдать требования ФЗ № 54 и Честного ЗНАКа (ЧЗ). Но, в отличие от розничных продавцов, у них нет универсального решения, как делать это максимально удобно и выгодно для себя. В итоге владельцы интернет-магазинов используют «кривые» или нелегальные схемы продаж, рискуя получить штраф. Как решить эту проблему, рассказываем в статье.
Содержание
- 1.Подготовка к автоматизации процессов: что нужно учесть
- 2.Как соблюсти требования ФЗ № 54 при автоматизации онлайн-продаж
- 3.Как выводить коды маркировки из оборота
- 4.Как автоматизировать онлайн-продажи, чтобы соблюсти требования Честного ЗНАКа и ФЗ № 54
- 5.Интеграция облачной кассы с 1С: работающее решение для автоматизации интернет-торговли
Подготовка к автоматизации процессов: что нужно учесть
Автоматизация онлайн-продаж начинается с анализа бизнес-процессов и выбора сценариев работы. В первую очередь нужно определиться, какие способы оплаты будут использоваться:
- оплата на сайте: картой, через СБП, электронными кошельками;
- наличными или безналичным способом по месту доставки (или в ПВЗ).
Следующий важный момент — отправка маркированной продукции покупателю. Распространенные варианты:
- собственная курьерская служба;
- самовывоз из своих пунктов выдачи;
- услуги сторонних транспортных компаний (ТК): СДЭК, Boxberry, «Почта России» и др.
Сторонние транспортные компании тоже могут работать в разных ролях:
- Курьер. Только доставляет посылку, оплату не принимает, чеки не выдает.
- Платежный агент. Может принимать оплату от покупателя и выдавать кассовые чеки. При этом он формирует фискальный документ с реквизитами агента и не указывает в нем КМ, так как не является участником оборота. Кассовый чек просто подтверждает факт расчета (в соответствии с ФЗ № 54), но не фиксирует выбытие КМ.
- Уполномоченное лицо/представитель. Владелец бизнеса делегирует курьерской службе подачу сведений в ЧЗ о выбытии кода маркировки из оборота.
Можно выбирать одновременно несколько способов оплаты и доставки. Но следует понимать: чем больше вариантов, тем сложнее и дороже автоматизация. Поэтому важен тщательный анализ бизнес-процессов и выбор решений, которые соответствуют вашим запросам.
От 2 050 ₽/мес. в рассрочку
Как соблюсти требования ФЗ № 54 при автоматизации онлайн-продаж
Онлайн-продавцы, как и розничные магазины, обязаны использовать ККТ, чтобы пробивать чеки и выдавать их покупателям. Исключение: если компания полностью делегировала эти задачи посреднику (курьерской службе). Чеки можно представлять в электронном виде: отправлять на email или по номеру телефона.
Какие чеки и когда нужно печатать
Зависит от способа оплаты. Если маркированные товары оплачиваются наложенным платежом (по месту доставки или в ПВЗ), оформляют один кассовый чек — в момент расчета. Если расплатились прямо на сайте, нужно сделать 2 чека (согласно приказу ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@):
| Со способом расчета «Предоплата 100 %» | Не содержит коды маркировки (КМ), так как на этапе предоплаты еще неизвестно, какой именно экземпляр с уникальным КМ Data Matrix будет отгружен. Формируется и отправляется сразу после оплаты на сайте |
| Закрывающий чек «Полный расчет» | Создается при передаче товара. Содержит коды маркировки |
Как «пробивать» чеки
Первый способ — через облачную кассу продавца. Курьер передает информацию о доставке. Виртуальная касса автоматически пробивает чек с КМ и отправляет его в Честный ЗНАК через оператора фискальных данных (ОФД).
Второй способ — через мобильную кассу курьера (со стороны продавца). Она печатает бумажный чек прямо по месту доставки. Такой вариант подойдет, если продаж мало и оплата всегда принимается по факту вручения. Если платежи проходят и через сайт, нужна облачная касса.
Третий способ — через ККТ сторонней курьерской службы, если это предусмотрено договором между продавцом и транспортной компанией.
Самый выгодный вариант для дистанционных продаж — применение облачной кассы. Она предполагает множество вариантов интеграции (с CRM, товароучетными системами и т. д.), помогая достичь максимальной автоматизации процессов и свести ошибки к нулю. Касса «в облаке» проводит расчеты мгновенно и в круглосуточном режиме, ее работа не зависит от внешних факторов: сбои электропитания, отключение интернета, ошибки кассира и др.
Как выводить коды маркировки из оборота
Интернет-магазины обязаны фиксировать выбытие из оборота каждой проданной единицы маркированного товара. Для этого есть два способа:
- Печать чека с КМ. Онлайн-касса продавца проверяет коды маркировки в разрешительном режиме и формирует фискальный документ по всем правилам. Чек с КМ отправляется в ЧЗ, и Data Matrix выбывает из оборота.
- Создание в личном кабинете документа «Вывод из оборота» с указанием причины: «Дистанционная продажа». Продавец формирует этот документ при передаче заказа в транспортную компанию. В нем нужно указать точные КМ отгружаемых товаров.
Курьерские службы не выступают участниками оборота, поэтому за выбытие КМ не отвечают (если им это не делегировали по договору).
Какой способ выбрать
Рассмотрим на конкретных примерах.
Пример 1: Интернет-продавец использует облачную кассу и доставляет посылки самостоятельно. Когда курьер вручает заказ, в учетной системе появляется соответствующий статус. Цифровая касса автоматом формирует чек, коды выбывают из оборота.
Пример 2: Заказ передается в доставку сторонней компании, которая выступает в роли агента. Курьер при вручении заказа создает обычный кассовый чек без маркировочных кодов. КМ продолжит «висеть» на балансе интернет-магазина, а это — нарушение требований ЧЗ. Чтобы не допустить штрафных санкций, продавец обязан заранее (при отгрузке заказа курьерской службе) зафиксировать выбытие актом «Вывод из оборота».
Пример 3: У продавца есть облачная касса, которая синхронизирована с товароучетной программой, а та, в свою очередь, — с сервисом ТК. Курьер доставляет заказ, фиксирует через приложение передачу товара. Информация отправляется в учетную программу продавца. Облачная касса печатает чек с КМ. В этом случае коды автоматически выбывают по кассовому чеку, формировать документ «Вывод из оборота» не нужно.
Как автоматизировать онлайн-продажи, чтобы соблюсти требования Честного ЗНАКа и ФЗ № 54
Универсального инструмента не существует. Задача решается индивидуально с помощью интеграций. Чтобы автоматизировать работу от и до, необходимо настроить корректный обмен между всеми звеньями:
- CMS интернет-магазина (система управления сайтом): WordPress, 1С-Битрикс и др.
- Облачная онлайн-касса, например Ferma, DigitalKassa и т. д.
- Товароучетная программа. Для автоматизации интернет-продаж подходит «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой». При совмещении офлайн- и онлайн-торговли можно использовать «1С:Розница».
- Система Честный ЗНАК.
- Сервисы транспортных компаний, с которыми работает продавец.
При правильно настроенной интеграции схема торговли выглядит так:
- Покупатель заказывает товар на сайте (с предоплатой или без нее).
- Заказ формируется в учетной системе продавца, отправляется на сбор, а затем — на ПВЗ или курьеру транспортной компании.
- Сотрудник доставки привозит товары покупателю, в своем курьерском приложении фиксирует вручение посылки.
- Статус заказа в системе учета меняется.
- Облачная касса формирует чек с КМ и передает в Честный ЗНАК через оператора фискальных данных.
- Data Matrix выбывает из оборота, покупатель получает чек, все требования соблюдены.
Такая схема понятна и проста в теории, а на практике бывает по-другому: программы и сервисы не синхронизированы или взаимодействуют некорректно. Поэтому продавцу не удается организовать четкую и отлаженную систему онлайн-продаж, где все работает как часы, а участие человека — минимально.
Интеграция облачной кассы с 1С: работающее решение для автоматизации интернет-торговли
Все бизнес-процессы интернет-магазина, начиная от регистрации заказа в 1С, заканчивая печатью чека с КМ, можно автоматизировать двумя способами:
- С применением типовых интеграций (встроенных модулей).
- Путем разработки кастомной интеграции (через API-запросы) под конкретные сценарии работы.
Типовые инструменты 1С:
| Решения | Функции |
| «1С-Облачная касса» | Связывает кассу в облаке с учетной системой 1С. Поддерживает работу с сервисами «АТОЛ Онлайн», «1С-Рарус» и др. Список совместимых облачных сервисов постепенно расширяется |
| «1С:Доставка» | Позволяет напрямую оформлять доставки через СДЭК в стандартных конфигурациях 1С. Заказы на доставку создаются автоматически на основе учетных документов |
| «Интеграция с ИС МП / ГИС МТ» | Позволяет оформлять розничное выбытие из оборота в программе 1С (без ручного ввода данных в ЛК) |
Кроме того, в программе «1С:УНФ» (в разделе CRM) есть виртуальный помощник — Ассистент Даша, которой можно «поручить»:
- следить за статусами заказов и доставок;
- инициировать вывод кодов из оборота;
- контролировать процессы создания чеков.
При правильной настройке она поможет связать 1С, облачную кассу и ЧЗ в единый управляемый сценарий онлайн-торговли маркированными товарами.
После внедрения автоматизации схема работы будет выглядеть так:
- Покупатель выбирает и оплачивает товар на сайте.
- В 1С появляется «Заказ клиента» с пометкой «Предоплата».
- Облачная ККТ создает фискальный чек с тегом «Аванс» и отправляет его покупателю.
- Заказ клиента передается на комплектование (на терминал сбора данных логиста).
- Сотрудник отбирает товары и сканирует с них коды маркировки. Они добавляются в документ.
- Менеджер формирует документ реализации с КМ.
- Заказ на доставку отправляется в транспортную компанию.
- После передачи товара в системе 1С отображается новый статус заказа («Вручен»).
- ККТ печатает закрывающий чек с тегом «Зачет аванса» и с кодами маркировки.
- Частный ЗНАК получает информацию и выводит КМ из оборота.
С внедрением интеграционных модулей вы получаете:
- автозаполнение заявок в ТК;
- трекинг статусов в 1С;
- возможность создания автоматических событий и регламентных заданий (например, формирование чека при смене статуса).
По тому же принципу можно настроить и другие сценарии работы (например с печатью одного чека). А если функций типовых модулей недостаточно, мы разработаем индивидуальные интеграции под ваши бизнес-процессы. Для получения бесплатной консультации оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91.
