Согласно требованиям Закона № 54-ФЗФедеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» онлайн-касса должна «уметь» печатать бумажные чеки и формировать электронные. Последние по запросу покупателя нужно отправлять на его email или мобильный телефон в SMS. Расскажем, как «подключить» электронные чеки, формировать и передавать их клиентам.
Обязательны ли электронные чеки при расчетах с покупателями
Электронный денежный чек приравнивается к бумажному. Оба документа имеют одинаковую юридическую силу и могут быть основой для формирования налоговых отчетов.
На вопрос, обязательны ли электронные чеки, ответ утвердительный в двух случаях:
- Предприниматель не может представить клиенту документ на бумажном носителе. Например, при интернет-торговле, когда оплата происходит онлайн. Исключение: клиент вносит платеж в пункте выдачи заказов или рассчитывается с курьером. В этих случаях можно печатать бумажный чек.
- Клиент просит кассовый чек в электронном виде. По закону продавец обязан выдать цифровой документ по желанию покупателя, если тот предоставит свои контактные данные (номер телефона или email) до оплаты. Но и тут есть исключение: использование кассы в автономном режиме (в местности, где отсутствует интернет). В этом случае покупатель получает только бумажный документ.
Для расчетов с клиентами и формирования электронных чеков нужна онлайн-касса с фискальным накопителем. Иначе бизнесмену грозит штраф. ИП — до 50 %, юрлицу — до 100 % от суммы расчетов без кассового аппарата. Чтобы избежать санкций, рекомендуем установить онлайн-кассу и работать в рамках закона. Предлагаем подборку популярных у предпринимателей моделей:
- Эвотор 6 — смарт-терминал со встроенным сканером штрихкодов, аккумулятором и устройством для считывания данных с банковских карт. Подходит для мобильной эксплуатации.
- Эвотор 7.2 — стационарный смарт-терминал для магазина у дома, кафе, сервиса по ремонту техники, химчистки, ломбарда.
- АТОЛ 30Ф — фискальный регистратор для предприятий малого и микробизнеса с низкой пропускной способностью и ограниченным бюджетом.
При офлайн-продажах продавец печатает бумажный чек по умолчанию. Электронный — дополнительная «опция» по желанию покупателя.
Обязательные реквизиты электронного чека
Электронный чек содержит такие же обязательные реквизиты, как и бумажный (они указаны в ст. 4.7 закона о применении ККТ), а также дополнительные данные:
- номер телефона или email покупателя и продавца;
- код маркировки, GTIN и серийный номер — при продаже товаров, подконтрольных системе Честный ЗНАК.
При работе с продукцией, подлежащей обязательной маркировке, нужно использовать формат фискальных документов версии 1.2 (ФФД 1.2).
В СМС все реквизиты не помещаются, поэтому электронный чек, отправленный на телефон клиента, должен содержать:
- регистрационный номер ККТ;
- итоговую сумму расчетов;
- дату и время покупки;
- фискальный признак;
- ссылку, которая предоставляет доступ к полной версии чека.
Фискальный документ, в котором отсутствует хотя бы один обязательный реквизит, считается недействительным и служит основанием для назначения предпринимателю штрафа.
Нужно ли отдельно настраивать электронные чеки на онлайн-кассе
Специально настраивать электронные чеки на кассе не нужно, она уже «умеет» их формировать. Для работы понадобится:
- Приобрести ККТ с фискальным накопителем и подключить интернет.
- Выбрать и заключить договор с ОФД (список действующих операторов фискальных данных есть на сайте налоговой).
- Приобрести у ОФД пакет СМС. Стоимость каждого сообщения — согласно выбранному тарифу. Отправка чека на электронную почту — бесплатная услуга.
- Обновить кассовую программу и учетную систему.
При покупках в интернет-магазине клиент вводит реквизиты банковской карты или считывает QR-код (при использовании СБП) на сайте, а затем получает электронный чек онлайн-кассы. В этом случае владелец бизнеса должен подключить платежный агрегатор (например, ЮKassa, Robokassa).
Чтобы не затягивать с автоматизацией и быстро приступить к продажам, рекомендуем воспользоваться нашей услугой «Онлайн-кассы под ключ». Всего за 1 день внедрим комплексное решение, а именно:
- Доставим, установим и настроим ККТ с ФН.
- Зарегистрируем кассу и фискальный накопитель в налоговой.
- Подключим к ОФД, ЭДО.
- При необходимости проведем интеграцию с системами госконтроля (ЕГАИС, Честный ЗНАК).
Обеспечим экспертную поддержку.
Как сформировать и отправить чек на электронную почту покупателя: показываем на примере ККТ Эвотор
Переходим к практической стороне вопроса: как ИП выдать электронный чек — отправить на почту покупателя с помощью ККТ Эвотор:
- Перейдите в раздел «Продажа», отсканируйте штрихкод с товара или добавьте его из каталога.
Раздел «Продажа» на онлайн-кассе Эвотор
- Перейдите к оплате.
Кнопка «К оплате» на онлайн-кассе Эвотор
- Перетяните микшер «Электронный чек» вправо.
Микшер «Электронный чек» на онлайн-кассе Эвотор
- Укажите email покупателя и нажмите кнопку «Отправить».
Email покупателя на онлайн-кассе Эвотор
- На экране расчетов отобразится адрес клиента. Выберите способ оплаты: наличными или с помощью банковской карты.
Способы оплаты на онлайн-кассе Эвотор
Примите деньги от клиента, подтвердите платеж. ККТ отправит электронный чек на указанную почту.
Есть еще один способ. Передать электронный чек на email клиента еще можно через личный кабинет пользователя на сайте OFD. Для этого нужно найти сформированный фискальный документ и выбрать функцию «Отправить по почте».
Как отправить электронный чек клиенту с помощью СМС
Чтобы передать чек в сообщении, используя смарт-терминал Эвотор, выполните такие же действия, как в первых трех пунктах предыдущего раздела. Затем выберите вкладку «По SMS» и введите номер телефона покупателя с помощью экранной клавиатуры. Нажмите кнопку «Отправить».
Номер телефона покупателя на онлайн-кассе Эвотор
Выберите нужный тип оплаты и завершите продажу. Чек отправится клиенту по СМС.
Как настроить отправку чеков на электронную почту или с помощью СМС в 1С
В программах 1С предусмотрена функция отправки чеков на электронную почту покупателя и в СМС. Настройка осуществляется в карточке «Касса ККМ». Откройте ее и отметьте опцию «Электронный чек (SMS) передаются программой 1С» и/или «Электронный чек (Email) передаются программой 1С».
Карточка «Касса ККМ» в 1С
Перед пробитием чека в разделе «РМК» кассир может ввести номер телефона или email клиента.
И напоследок: электронный чек, в отличие от бумажного, необязательно выдавать непосредственно при расчете. У предпринимателя есть в запасе целый рабочий день.
