Обилие дублей приводит к неконтролируемому и бессмысленному увеличению объема справочника номенклатуры. Ухудшается производительность системы, возможно некорректное списание остатков, пересортица. Возникает путаница в документации, внутренней и регламентированной отчетности, других учетных регистрах.
Для решения проблемы в программе «1С:Бухгалтерия 8.3» предусмотрен штатный механизм объединения номенклатуры. Две и более однотипных позиций трансформируются в одну, после чего дубли удаляются из конфигурации. Рассмотрим, как объединить номенклатуру в 1С 8.3 Бухгалтерия на практике.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Как в 1С объединить номенклатуру: подготовка
Процедура необходима для удаления дублей — повторяющихся номенклатурных позиций, которые фактически обозначают один и тот же товар (услугу). Обычно у них похожие или почти одинаковые названия, например:
- «iPhone 14 128 GB» и «iPhone 14 128 ГБ»;
- «пена для бритья» и «пена д/бр»;
- «телевизор Самсунг», «телевизор Samsung», «ТВ Самсунг» и т. п.
Чтобы исключить появление дублей в дальнейшем, сначала выясните причины их появления. Это могут быть:
- Невнимательность при вводе. Это особенно часто случается, когда в наименовании номенклатурной позиции есть кириллические и латинские символы.
- Некорректная настройка синхронизации прикладных решений. Например, «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление нашей фирмой». При слиянии справочников номенклатуры даже минимальное расхождение в наименовании однотипных позиций приведет к появлению дублей. Аналогичная ситуация может возникать при загрузке данных в справочник из внешнего файла Excel.
- Несогласованность действий сотрудников. Это часто происходит при большом количестве пользователей, когда работа каждого должным образом не регламентирована. Например, при получении одного и того же товара от разных поставщиков его каждый раз регистрируют в справочнике под новым наименованием.
Далее перейдите в режим поиска и удаления дублей. Для этого откройте раздел «Администрирование» → «Обслуживание».
Раздел «Администрирование» → «Обслуживание»
Щелкните по ссылке «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей».
Ссылка «Корректировка данных»
Откроется окно настройки поиска дублей в разных объектах конфигурации.
Поиск и удаление дублей
Далее рассмотрим, как это сделать в справочнике номенклатуры для объединения дублирующихся позиций.
Как объединить номенклатуру в «1С:Бухгалтерия 8.3» штатными средствами программы
Щелкните в поле «Искать в», после чего нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, чтобы задать раздел поиска дублей.
Строка «Искать в»
Откроется окно с перечнем областей поиска. Выделите в нем позицию «Номенклатура» и нажмите кнопку «Выбрать».
Область поиска дублей
Далее настройте дополнительную детализацию и укажите карточки номенклатуры, которые надо объединить. В поле «Отбирать» нажмите кнопку выбора.
Отбор по номенклатуре
В открывшемся окне кликните «Добавить новый элемент», после чего в табличной части выберите значение «Ссылка».
Выбор значения «Ссылка»
Далее перейдите в поле «Вид сравнения» и выберите вариант «В группе из списка», чтобы указать программе алгоритм отбора данных.
Поле «Вид сравнения»
В поле «Значение» укажите карточки, которые нужно проанализировать. Нажмите кнопку выбора.
Поле «Значение»
В открывшемся окне кликните «Подбор», чтобы быстро сформировать перечень номенклатурных позиций.
Формирование перечня номенклатурных значений
Укажите интересующие данные, щелкая по ним мышью при нажатой клавише Ctrl, и нажмите кнопку «Выбрать». Можно добавлять их и по отдельности, выделяя щелчком и каждый раз нажимая «Выбрать».
Выбор номенклатуры
Отобранные позиции отобразятся в окне «Список значений». Нажмите ОК.
Список значений
Перечень выбранных карточек номенклатуры появится в поле «Значение» в окна настройки правил отбора. Нажмите ОК.
Окно настройки правил отбора
Далее в окне «Поиск и удаление дублей» укажите общий критерий, чтобы программа начала искать однотипные позиции. Это может быть, например, «Вид номенклатуры». Требуемое значение выбирается в поле «Сравнивать» щелчком по ссылке.
Выбор значения в поле «Сравнивать»
В открывшемся окне установите флажок возле позиции «Вид номенклатуры». В расположенном справа поле автоматически отобразится значение «Совпадает». Нажмите ОК.
Выбор поля «Вид номенклатуры»
Чтобы программа начала искать повторяющиеся позиции, нажмите кнопку «Найти дубли».
Запуск поиска дублей
Перечень дублирующихся карточек отобразится в табличной части окна. С помощью кнопки «Отметить как оригинал» выберите позицию, которая останется в справочнике после объединения. В эту карточку будут собраны все сведения по обнаруженным дублям, она заменит их в документах, отчетах, регистрах бухгалтерского и налогового учета.
Перед тем как объединить номенклатуру в 1С, можно с помощью кнопки «Открыть» просмотреть подробную информацию по каждой позиции.
Просмотр информации по найденным дублям
По умолчанию напротив всех дублей, кроме оригинала, установлены флажки. Это значит, что данные позиции после завершения процедуры будут помечены на удаление. Если какие-то из них следует оставить, снимите флажки. Финальное действие — нажатие кнопки «Удалить дубли».
Удаление дублей
После завершения операции на экране отобразится информационное сообщение с указанием количества объединенных номенклатурных карточек.
Итоговое информационное сообщение
Для выхода из режима нажмите кнопку «Закрыть».
Удаление дублей после объединения номенклатуры в 1С
Помеченные на удаление дубли будут обозначены в справочнике номенклатуры пиктограммой.
Список номенклатуры с помеченными на удаление дублями
Чтобы убрать лишние позиции, перейдите в раздел «Администрирование» → «Обслуживание» и щелкните по ссылке «Удаление помеченных объектов».
Раздел «Обслуживание»
Программа начнет автоматически искать карточки товаров (услуг), а также другие объекты конфигурации, предварительно помеченные на удаление. Продолжительность процедуры зависит от объема данных — от нескольких минут до часа и более.
Позиция, которая в рассматриваемом примере распознана программой как дубль, находится в разделе «Номенклатура». Для удаления пометьте ее флажком и нажмите кнопку «Удалить выбранные».
Удаление помеченных объектов
Процесс объединения однотипных позиций полностью автоматизирован. Но чтобы он прошел корректно и безошибочно, нужна грамотная настройка. Поэтому перед тем как объединить номенклатуру в «1С:Бухгалтерия 8.3», задайте все параметры и правила предстоящей процедуры. Это позволит сделать все максимально быстро и правильно.
Добрый день! Повлияет ли объединение и удаление дублей номенклатуры по товарам на закрытый период и расчет себестоимости?
Добрый день. Повлияет ли удаление дублей на выставленные ЭСФ?
Здравствуйте! Если объединение провести по инструкции, то после запуска поиска дублей в 1С на экране отобразится перечень дублирующихся карточек номенклатуры. С помощью кнопки «Отметить как оригинал» нужно выбрать позицию, которая останется в справочнике после объединения. В эту карточку будут собраны все сведения по обнаруженным дублям, она заменит их в документах, отчетах, регистрах бухгалтерского и налогового учета.
Если на каком-то этапе пользователь сделает что-то не так, могут пострадать первичные документы, возникнуть проблемы с итогами месяца и т.д. Поэтому рекомендуем четко следовать описанному алгоритму.
Вопросы можете задать нашему менеджеру по номеру 8 (800) 500-25-91. Консультация — бесплатно.
Нужно ли делать резервную копию базы данных перед объединением номенклатурных позиций? По идее процедура не самая сложная и напряжная, но если какой сбой, то в справочнике может возникнуть такая путаница, что мама не горюй…
Здравствуйте! Обычно процесс объединения номенклатуры в 1С:Бухгалтерия проходит без сбоев. Однако, можно сделать резервную копию базы данных перед запуком процесса. Это поможет предотвратить потерю данных в случае непредвиденных сбоев или ошибок при объединении номенклатуры.
Можете задать вопросы нашему менеджеру по круглосуточному номеру 8 (800) 550-54-67 (бесплатно по России).
А есть ли ограничения по количеству повторов? У меня этих дублей наверное больше сотни накопилось — склад большой, почти 7 тысяч позиций. Осилит программа такую задачу?
Здравствуйте! По умолчанию в 1С: Бухгалтерия нет ограничений на количество обрабатываемых повторов. Однако, если одновременно запустить обработку большой базы, процесс может затянуться. Если у вас такое произойдет, рекомендуем запускать поиск дублей и их удаление последовательно по группам, а не по всей базе.