1 Как правильно закрыть смену на кассе

Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу

Как правильно закрыть смену на кассе

Когда рабочий день магазина заканчивается, продавец должен закрыть смену на онлайн-кассе и напечатать соответствующий отчет. Игнорирование этого требования может привести к неприятным последствиям, вплоть до штрафных санкций.

Рассказываем, как правильно закрыть смену на кассе на примерах самых популярных устройств.

Подберем кассу для вашего бизнеса. Бесплатная консультация!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

    Как закрыть смену ККТ и какой отчет нужно формировать

    Для соблюдения требований ФЗ № 54 (далее — Закон) недостаточно просто установить ККТ, нужно еще и правильно ее использовать. Каждый день кассир должен создавать два отчета:

    • об открытии смены — перед тем, как начать принимать расчеты от покупателей;
    • о закрытии — в конце рабочего дня  при закрытии смены.

    Эти документы, как и стандартные чеки, отправляются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД) в режиме онлайн.

    Важно! Если отчет о закрытии не будет сформирован в течение 24 часов после открытия смены, работа с кассой блокируется. Выдача чеков становится невозможной.

    Игнорирование этого требования приводит к остановке торговой деятельности. Рассмотрим пример: из-за невнимательности кассир забыл закрыть текущую смену, а на следующий день невозможно открыть новую и принимать платежи от клиентов. До устранения ошибки торговлю придется остановить. Продажи в обход ККМ без выдачи чека — это нарушение Закона, за которое предусмотрена административная ответственность.

    Отчет об окончании смены — это фискальный документ, в котором отражены основные показатели по кассе за прошедший рабочий день:

    • количество выданных чеков;
    • число документов, неотправленных ОФД;
    • дата и время операции.

    Кроме этого, в документе должны быть указаны обязательные реквизиты согласно п. 5 ст. 4.1 Закона: фискальный признак, Ф. И. О. кассира, номер смены и т. д.

    Раньше документ назывался Z-отчетом. Сейчас этот термин неактуален, но многие до сих пор его используют.

    Как снимать отчет по кассе в конце смены: самые популярные вопросы

    С одной стороны, ничего сложного в закрытии смены нет. Нужно просто следовать официальной инструкции  от производителя. Но у пользователей все равно возникают вопросы. Дадим подробные ответы на самые распространенные.

    Рабочий день не закончен — можно ли завершить смену?

    Ответ — да. Законодательство не устанавливает ограничений на продолжительность кассовой смены менее 24 часов. Также нет никаких требований по завершению рабочего дня в строго определенное время. Поэтому если вечером уже не ожидается никаких поступлений, продавец может закрыть кассу пораньше.

    Что делать при круглосуточной работе магазина?

    В некоторых магазинах, супермаркетах и на заправках кассовый аппарат функционирует в режиме нон-стоп. Сеанс в любом случае придется закончить не позднее чем через 24 часа после его начала. Обычно это происходит во время технического перерыва или при смене кассира. Торговля прекращается на 5–10 минут, а потом возобновляется, но уже с новой смены.

    Обязательно ли закрывать смену, если не было продаж?

    Если вы уже начали новую, ее нужно завершить в любом случае, независимо от наличия расчетов и количества пробитых чеков. Если не было ни одной продажи, оператор формирует нулевой отчет.

    Что делать, если не все чеки отправлены ОФД?

    Наличие неотправленных чеков — это не препятствие для закрытия смены. Желательно устранить эту ошибку до окончания рабочего дня. Но если не получилось, сначала закройте смену, а уже потом решайте проблему с отправкой чеков. Обычно это связано с отсутствием интернета или неправильными настройками обмена данными с ОФД.

    Если по какой-то причине ККМ не отправляет чеки, отчет о закрытии тоже не будет доставлен оператору. Но из-за этого касса не блокируется. Главное — завершить смену. Эта операция фиксируется на ФН, и отсутствие интернета никак не может этому препятствовать. По Закону, у владельца ККМ есть 30 дней с момента формирования чека, чтобы отправить его ОФД.

    Можно ли закрывать и открывать смену несколько раз в день?

    В Законе не предусмотрено разрешенное количество открытий и закрытий. Оператор может начать сессию, чтобы сделать один расчет, а потом сразу завершить ее. Потом — снова открыть, сформировать чек и повторно закрыть. Смена может продлиться как 1 час, так и целые сутки.

    Обязательно ли открывать и закрывать смену каждый день?

    Нет, необязательно. Рассмотрим пример. У предпринимателя есть маленький розничный магазин, в котором в течение 7 дней не открывали и не завершали смену из-за полного отсутствия продаж. Это не будет считаться нарушением, если за прошедшую неделю не было ни одного расчета с покупателем.

    Как снять отчет о завершении смены на разных кассах

    Принцип закрытия смены одинаков для всех кассовых аппаратов, но порядок действий может отличаться в зависимости от модели и установленного софта. Рассмотрим, как закрыть смену на примере ККМ АТОЛ, Меркурий, ШТРИХ-М, МТС Кассы.

    АТОЛ

    Компания «АТОЛ» выпускает фискальные регистраторы (ФР), смарт-терминалы и компактные кнопочные модели. Порядок действий разберем на примере автономной кассы (ньюджера) АТОЛ 91Ф.

    Как закрыть смену:

    1. Несколько раз нажмите на кнопку «С», пока на экране не появится форма для ввода пароля.
    2. Нажмите F2 для входа в меню «Роль».
    3. Выберите пункт «Администратор» и нажмите «Ввод».
    4. Введите пароль (по умолчанию — «30»).
    5. В основном меню выберите команду «Закрытие смены».
    6. Появится предупреждение — дайте согласие.

    Если все сделано правильно, касса напечатает соответствующий отчет, после чего ее можно выключить.

    Меркурий

    Рассматриваем на примере Меркурий 115Ф.

    Для завершения смены следуйте инструкции:

    1. Несколько раз нажмите на кнопку «РЕ», пока не увидите на экране пункт «Отчеты ФН».
    2. Подтвердите выбор нажатием на «ИТ».
    3. Зайдите под администраторскими правами, указав пароль — по умолчанию «22».
    4. Выберите в меню пункт «Закрыть смену» и нажмите «ИТ».

    Дождитесь, когда сформируется отчет.

    ШТРИХ-М

    Элвес-МФ — бюджетная кнопочная «автономка» от «ШТРИХ-М».

    Закрытие смены займет пару минут. Что для этого нужно:

    1. Дважды нажмите на кнопку «РЕ».
    2. Введите пароль администратора — «330».
    3. Нажмите «ИТ». На дисплее появится сообщение «Г1-8».
    4. Нажмите кнопку с цифрой «2». Отобразится команда «С-00».

    Подтвердите закрытие клавишей «00» и дождитесь печати документа.

    ФР и «1С:Касса»

    Выше на примере трех моделей от разных производителей мы рассмотрели, как снять отчет о завершении смены на автономной кассе. Они работают на простом командно-управляемом ПО, и каждой операции соответствует определенная комбинация клавиш.

    ФР, в отличие от «автономок», работают под управлением внешнего устройства — POS-компьютера или обычного ПК. И порядок действий по закрытию смены зависит от интерфейса кассовой программы. Рассмотрим, как закрыть смену в «1С:Касса»:

    1. Перейдите в раздел «Рабочее место кассира».
    2. Щелкните по кнопке «Режим» в верхнем меню и выберите из выпадающего списка пункт «Z-отчет».
    3. Выберите команду «Напечатать Z-отчет».

    Смена успешно закрыта. ККТ отправит отчет ОФД, а ФР распечатает его бумажную копию.

    МТС Касса

    Кроме автономных ККМ и ФР, есть еще один вид кассовых аппаратов — смарт-терминалы с сенсорным экраном. Закрытие смены на таких устройствах осуществляется в пару кликов. Подробнее — на примере «МТС Кассы»:

    1. Откройте меню, нажав на значок с тремя полосками.
    2. Кликните по иконке «Выход» → «Закрыть смену» → «Закрыть смену и выйти».
    3.  На вопрос «Произвести выемку наличности для инкассации?» ответьте «Да».

    Смарт-терминал напечатает отчет, а на экране появится уведомление «Синхронизация с ОФД прошла успешно».

    В других смарт-терминалах порядок действий примерно такой же.

    Для устройств «Эвотор» разработано специальное приложение для забывчивых пользователей. В нем можно задать конкретное время, когда кассовая программа автоматически создаст и распечатает отчет о закрытии смены.

    Обучим ваших сотрудников работе с ККТ. Удаленно и в любое удобное время!
    Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

      Как закрыть смену на ПК с помощью драйвера ККТ

      Обычно драйвер используется для принудительного закрытия сессии, когда не удается это сделать на самом устройстве, например, если зависла программа или текущая смена превысила 24 часа.

      Для кассовых аппаратов АТОЛ используется «Тест Драйвер ККМ» — софт, который предназначен для быстрой настройки основных параметров работы онлайн-кассы. Загружается на компьютер вместе с основным драйвером ККТ.

      Установка программ интуитивно понятна. Скачайте драйвер для своей версии ОС на официальном веб-сайте разработчика, откройте дистрибутив на рабочем ПК и следуйте инструкции. В бесплатной версии предусмотрен базовый набор функций, в том числе и для открытия/закрытия смен. Полнофункциональный вариант требует покупки лицензии.

      Как закрыть смену на АТОЛ через драйвер ККМ:

      1. Подключите аппарат к ПК, на котором установлена утилита.
      2. Откройте драйвер.
      3. Зайдите в раздел «Операции» и откройте вкладку «Регистрация».

      Далее следуйте инструкции:

      1. Выберите режим работы «3 – Отчет с гашением».
      2. Нажмите «Войти».
      3. Перейдите во вкладку «Отчеты».
      4. Из списка «Тип отчета» выберите «1 – Суточный отчет с гашением».
      5. Нажмите «Снять отчет».

      Для ФР и автономных касс от «ШТРИХ-М» завершение сессии также возможно через утилиту «Тест драйвера». Интерфейс почти такой же, как и у аналогичной программы для АТОЛ.

      Для завершения текущей сессии нужно перейти в раздел «Отчеты» и выбрать команду «Снять отчет с гашением».

      Подробную инструкцию, как закрыть смену через Драйвер ККТ, можно скачать на сайте компании «ШТРИХ-М».

      Как снять на кассе отчет о закрытой смене: что делать, если возникли проблемы

      Если вы превысили 24-часовой лимит, касса блокируется, и любые операции на ней становятся недоступны, кроме одной — закрытия смены. Завершите текущую сессию и дождитесь, когда ККМ распечатает фискальный документ. Только после этого можно будет открыть новую смену и пробивать чеки. Если не получается закончить сеанс на самой кассе, попробуйте через драйвер ККТ, как мы описали выше.

      Прежде чем начать пользоваться кассой, рекомендуем внимательно изучить инструкцию производителя. Там подробно описано, как закрыть смену на ККТ.

      Рассмотрим типичные проблемы с закрытием смены и способы их решения.

      Смена закрыта, но не получается открыть новую

      При попытке начать новую сессию на экране возникает ошибка «Нет ККТ с закрытой сменой». Обычно такое случается при использовании ФР в связке с товароучетной программой — «1С:Касса», «1С:Розница» и другими.

      Ошибка может означать следующее: в «1С» смена закрыта, но пользователь быстро выключил ПК, или «вырубили» электричество, и информация не отправилась на ФН. Для решения проблемы выполните принудительное закрытие смены через драйвер.

      Невозможно закрыть смену: распространенные причины

      Несвоевременное завершение смены может быть связано не только с человеческим фактором, но и с техническими проблемами:

      • поврежден кабель;
      • переполнен ФН
      • отсутствует электричество;
      • на ККТ неправильно установлены время или дата.

      Если пользователь делает все как обычно, но онлайн-касса выдает ошибку и не позволяет закрыть сессию, скорее всего, причина в аппаратном или программном сбое. В первую очередь нужно проверить правильность действий по инструкции, после чего повторить попытку. При отсутствии результата обратитесь в сервисную службу.

      Не удается закрыть смену при переполненном ФН

      Если фискальный накопитель переполнен, на экране кассы появляется сообщение «Исчерпан ресурс КС ФН». Это значит, что срок службы накопителя истек.

      Для замены ФН необходимо закрыть смену. Но что делать, если ошибка появилась при открытой сессии и завершить ее не получается? В официальных руководствах производителей ККМ, например «АТОЛ» и «Эвотор», в этом случае рекомендуют сразу обращаться в сервисный центр.

      Самостоятельно вы не сможете заменить ФН при открытой смене!

      Специалисты сервисного центра закроют сессию непосредственно в ФН с помощью специальных утилит. Документ об окончании смены будет отправлен в ваш личный кабинет ОФД.

      Важно! Современные кассы заблаговременно уведомляют пользователя о скором окончании срока службы ФН. Мы рекомендуем не откладывать замену накопителя на последний день, выполнять эту процедуру заранее, при закрытой смене.

      Как штрафуют, если не закрыть смену ККТ

      Строгое ограничение со снятием смены не позднее чем через сутки после ее начала связано с техническими особенностями ФН. При превышении установленного срока возможно два варианта:

      1. Касса полностью блокируется и при попытке выполнить какое-то действие сообщает об ошибке.
      2. Чеки можно печатать, но на них не будет фискальных признаков.

      Большинство современных моделей поддерживает полную блокировку, чтобы предотвратить нарушение кассовой дисциплины и уберечь владельца от штрафов.

      После обнаружения этой ошибки нужно немедленно завершить текущую сессию, пусть и с опозданием.

      Будет ли наказание, если вовремя не завершить смену

      Если забыли снять отчет в конце рабочего дня, ничего страшного не произойдет. Даже если налоговая обнаружит эту ошибку в ходе проверки, она не сочтет ее серьезным нарушением. Последствия наступят в том случае, если смена длится больше суток, а продавец продолжает торговать в обход кассы или выдавать чеки без фискальных признаков. За торговлю без ККТ предусмотрено административное наказание в виде штрафа:

      • для ИП и должностных лиц — 25–50 % от суммы расчета;
      • для организаций — 75–100 %.

      За невыдачу чека покупателю предприниматель может получить штраф в 2 000, а юрлицо — 10 000 руб.

      Отсутствие в чеке фискального признака трактуется как применение ККТ, несоответствующей требованиям Закона. За это нарушение ИП придется заплатить от 1,5 до 3, а организации — от 5 до 10 тыс. руб. (в соответствии с ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

      Как избежать штрафов

      Если вы уже допустили нарушение, можно избежать денежного взыскания, обратившись в налоговую. Составьте в произвольном виде заявление с объяснением, почему вы не смогли закрыть смену, например, по причине сбоев в подаче электропитания или неисправности ККМ.

      Компания «Онлайн-касса.ру» предлагает услуги технического сопровождения кассовых аппаратов. Наши специалисты помогут решить любую проблему с ККТ удаленно и в удобное для вас время. Вам не придется останавливать торговлю и терять выручку из-за сбоев ККМ. Большинство ошибок устраняются за 1 день. Закажите бесплатный звонок, и мы подберем для вас подходящий тариф!

      Подскажем, какая онлайн-касса подойдет именно вам! Доставка по всей России.
      Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

        Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

        Оцените, насколько полезна была информация в статье?

        Наш каталог продукции

        У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
        кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

        Посмотреть весь каталог

        Мероприятия

        Все мероприятия
        Вебинар
        Маркетплейсы
        08 декабря 2022
        12:00 по Москве
        Виктор Каргер
        Виктор Каргер
        Типичные ошибки селлеров при учете остатков и заказов на маркетплейсах, ведущие к потерям. Настраиваем учет в 1С – пошаговая инструкция.
        На вебинаре расскажем, как настроить учет маркетплейсов в 1С. Пошаговая инструкция!
        Подробнее >>

        Добавить комментарий

        4 комментариев к записи "Как правильно закрыть смену на кассе"
        • ИП Симонов Д.С
          02.03.2022

          сотрудник магазина обнаружил ошибку в расчетах уже после закрытия смены. Можно ли сформировать чек коррекции на неучтенную выручку уже в новой смене?

          Ответить
          • Онлайн-касса.ру
            04.03.2022

            Да, конечно. Налоговая служба это прямо разрешает. Не забудьте сообщить в ФНС, когда пробьете чек коррекции.

            Ответить
        • Юлия Вертакова Краснодар
          02.03.2022

          Нужно ли хранить распечатанные отчеты на кассе и сколько это нужно делать? Может ли налоговая требовать их при проведении проверки в магазине?

          Ответить
          • Онлайн-касса.ру
            04.03.2022

            Обязанность хранить распечатанные на кассе отчеты законодательно не прописана никак. Предполагается, что все данные хранятся на фискальном накопителе, причем в течение 5 лет после того, как истек срок его действия. При этом известны случаи, когда инспектора требовали, например, Z-отчеты при проверке компании. При этом, согласно регламенту, инспектор вправе запрашивать любые отчеты, в том числе и кассовые, в бумажном виде. И этим регламентом налоговики в общем вправе пользоваться до сих пор.
            Вывод: нет, хранить отчеты, распечатанные на кассе, вы не обязаны, но испектора могут их потребовать. Окончательное решение за вами.

            Ответить
        вверх
        Подпишитесь на рассылку

        Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
        Каждый месяц честный обзор нового кассового
        оборудования и программного обеспечения.

        Есть вопросы?

        Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
        Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
        оборудование, решим технические сложности.

        Задать вопрос

          Хотите избежать штрафов по маркировке?

          Получите решение «под ключ»
          от наших экспертов!

          Отправляя форму вы принимаете условия
          обработки персональных данных.

            Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

            Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

            Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.