Любое юридическое лицо, осуществляющее свою деятельность на территории России, независимо от подчинённости и формы собственности в соответствии с ФЗ «О бухучёте» должно производить инвентаризацию кассы, материальных ценностей, денежных поступлений и расходов. Кто обязан проводить такую ревизию, с какой периодичностью она осуществляется, из каких этапов состоит и какой итоговый документ по её результатам составляется? Ответы на эти вопросы можно получить после ознакомления с нашим материалом.
Для чего нужна инвентаризация кассы
В кассе могут находиться не только наличные средства, но и разные ценные бумаги, санаторные или туристические путёвки, авиа или ж/д билеты, зарплатные и иные ведомости и БСО.
Проверка проводится для:
- выявления возможных финансовых нарушений;
- анализа отражённых в документации данных и их сопоставление с фактически обнаруженными наличными деньгами;
- установления правильности ведения учётных документов;
- недопущения хищения или растраты налички.
Кто проверяет
Для этой цели формируется специальная комиссия, назначаемая на основании письменного приказа руководителя юридического лица. Вместо приказа аналогичную юридическую силу приобретает и единоличное решение учредителя предприятия или протокол собрания его собственников.
В комиссию, кроме директора или его заместителя, входят:
- главбух (его заместитель);
- представитель экономической службы;
- сотрудник юр. отдела;
- независимый аудитор (по усмотрению руководства компании).
Обратите внимание! Приказ оформляется в произвольной письменной форме, а в мероприятии должны участвовать все члены комиссии. Нарушение этого правила влечёт недействительность всего процесса в целом.
Что устанавливают
Во время проверки ревизоры устанавливают:
- сотрудников, с которыми заключался договор об ответственности за полученные материальные ценности;
- размер появившейся недостачи и возможные варианты её сокращения;
- причины появившихся излишних сумм;
- причины недостачи.
После установления фактов нарушения сотрудники предприятия, взявшие на себя ответственность за хранение наличных денежных средств и ценных бумаг, должны дать подробные письменные объяснения.
В какие сроки проводится инвентаризация кассы
Информацию о сроках, в какие проводят инвентаризацию кассы, можно получить из приказа № 49 Минфина РФ, утвердившего соответствующую методику.
Обратите внимание! Каждое юридическое лицо вправе самостоятельно определиться с периодичностью проводимых проверок.
Сделать это можно внепланово или по заранее разработанному плану.
В какие сроки проводится плановая инвентаризация кассы
Сроки, в какие проводят плановую инвентаризацию кассы, разрабатываются на основании утверждённого руководителем юридического лица регламента.
Каждое предприятие должно проверять кассовую дисциплину перед составлением годовой бухготчётности не менее одного раза в 12 месяцев. Дата начала и окончания контрольно-ревизионных мероприятий доводится до всех заинтересованных лиц.
Такой вид ревизии проводится не только при выявлении факта недостачи денег, но и в случаях:
- увольнения или замены кассира;
- возникновения чрезвычайных или аварийных ситуаций, приведших к возможному хищению или утрате материальных ценностей;
- принятия решения собственниками или руководством компании о продаже своего имущества;
- выкупа имущества другой организацией;
- передачи материальных ценностей во временное пользование или в аренду;
- составления разделительного (при проведении реорганизации) или ликвидационного (при проведении ликвидации) баланса;
- преобразования УП государственного или муниципального подчинения.
Внеплановая инвентаризация кассы
Кроме руководителя юридического лица, планирующего выявить недостачу или несоответствия учёта, этот процесс вправе инициировать:
- представители ревизионной комиссии вышестоящей организации;
- представители следственного органа или ФНС.
Причина проведения
Внеплановое мероприятие проводится внезапно для того, чтобы:
- усилить систему внутреннего финансовой дисциплины организации;
- выявить причину возможных ошибок или преднамеренных действий, приведших к материальному ущербу предприятия;
- деятельность юридического лица могла быть проконтролирована следственными или налоговыми органами, у которых имеются сведения о возможных нарушениях со стороны финансовых служб предприятия.
Конкретных промежутков времени в этом случае законодательство не предусматривает. В приказе о проведении этого мероприятия руководитель организации или должностное лицо контролирующего органа указывает причину, послужившую поводом для начала контрольно-ревизионных действий.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Перед началом контрольно-ревизионных действий объект закрывается, а все финансово-расчётные операции прекращаются. Если до начала мероприятия у кассира на руках были документы, которые не вошли в отчёт, то они в этот же момент передаются проверяющим. Сдача всех документов ревизорам или главбуху компании подтверждается подписью сотрудника, деятельность которого подлежит контролю.
В процессе проведения инвентаризации кассы наличные деньги пересчитываются сплошным способом. Присутствовать при этом должны все ревизоры. Фактическое наличие сопоставляется с остатком денежных средств, проведённых по проводкам бухгалтерии.
Обратите внимание! Если организация использует в своей работе ККТ, то ревизию начинают после осмотра всех документов, подтверждающих законность использования каждого аппарата.
Если было обнаружено большое количество налички, то составляется опись, в которой указывается номинал купюр и их общее количество. Полученные данные сопоставляют с предоставленными на начало проведения ревизии цифрами.
На следующем этапе проверяются:
- талоны на предусмотренное законом спецпитание;
- путевые и маршрутные листки;
- талоны на получение автомобильного топлива;
- лотерейные билеты;
- другие ценные бумаги.
На каждый отдельный вид ценных бумаг кассир должен предоставить пронумерованную и прошнурованную регистрационную книгу, в которой фиксируется приходно-расходные мероприятия и остаток материальных ценностей. Кроме этого, во время контроля учитываются условия выдачи и хранения ценных бумаг и денежной наличности, а также правильность установки и работы ККТ.
Результат оформляется соответствующим актом.
Какие нарушения выявляют ревизоры
Кроме выявления наличия в кассе лишних сумм или недостатка, проверяющие могут установить, что должностное лицо:
- осуществило списание конкретных сумм незаконно без наличия на то подтверждающих документов;
- не предоставило или неправильно заполнило первичные бумаги;
- вело кассовые документы с ошибками;
- допустило превышение лимита кассы;
- допустило иные нарушения, которые привели к ущербу юридического лица.
В результате проверки представители комиссии делают один из следующих выводов о том, что кассир:
- сознательно использовал ККМ для собственной наживы (при обнаружении недостачи);
- проявил некомпетентность или невнимательность (при фиксации лишних купюр);
- вёл торговлю честно (при совпадении фактических и указанных в отчётах сумм).
Какими документами оформляются результаты инвентаризации кассы
Чтобы узнать о том, какими документами оформляют результат инвентаризации кассы, следует ознакомиться с Постановлением Госкомстата РФ №88 РФ от 18 августа 1998 года(в редакции от 3 мая 2000 года), утвердившим унифицированные формы бланков, заполняемых при назначении ревизий. По результатам контрольно-ревизионного мероприятия составляется сличительная ведомость, на основании которой оформляется акт по форме ИНВ-15.
Бланки инвентаризации кассы
Постановлением Госкомстата РФ №88 18 августа 1998 года была утверждена новая форма бланка инвентаризации кассы, который можно заполнять не только от руки синими или чёрными чернилами, но и при помощи ПК.
Обратите внимание! Несмотря на важность формы бланка ИНВ-15, не был утверждён конкретный образец его заполнения. Ревизоры, заполняющие имеющуюся у них форму бланка, должны оформить его правильно и аккуратно, без ошибок, подчисток или помарок.
Что указывают в акте инвентаризации кассы
Первый экземпляр акта инвентаризации кассы получает под роспись кассир, а второй остаётся у руководителя. В случае проведения внезапной проверки, у представителя контролирующего органа остаётся третий экземпляр.
Кроме порядкового номера, в акте обязательно указывается:
- наименование предприятия, проводившего ревизию и его подразделение;
- ссылка на приказ или иной документ, ставший основанием для назначения контрольно-ревизионного мероприятия;
- дата и время проведения;
- фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг;
- расписка кассира, который ознакомился с результатами ревизии;
- объяснения ответственного сотрудника о причине избытка наличных средств или их перерасхода;
- вывод руководителя компании и его решение по дальнейшим действиям в отношении виновного лица;
- вывод представителя контролирующего или следственного органа в случае обнаружения нарушений законодательства и его решение по возможным штрафным санкциям.
Обратите внимание! Этот документ подписывается каждым членом комиссии. Только это делает результаты проверки соответствующими закону.
Срок хранения документов по результатам проверки
Акты должны храниться на предприятии до проверки сотрудниками ФНС. Если проверка проводится с присутствием представителя ФНС, то в случае обнаружения нарушений в бланке ИНВ-15 он вправе указать свои меры наказания. Руководитель юридического лица может по своей инициативе привлечь нарушившего закон сотрудника к материальной или дисциплинарной ответственности.
Таким образом, инвентаризации кассы регламентирована нормами законодательства и внутренними нормативными актами компании.
Периодичность проведения ревизии устанавливает руководство организации, основываясь на требованиях законодательства. При работе с денежными средствами правила ведения кассовых операций могут нарушаться не только сознательно, но и по причине халатных действия или незнания сотрудником норм законодательства. Это не освобождает его от предусмотренной законом ответственности. Во избежание просчётов в процессе ревизии устанавливается не только наличие денежных средств, но и проверяются принятые к учёту иные представляющие ценность документы.
У нас раньше с инвентаризацией такие заморочки были, ужас просто. Три дня работы вплотную, сколько времени впустую. Потом ошибки недостачи всплывали разные, одно мучение. Потом терминал сбора данных взяли, вообще красота. Одним днём обходимся, и отчётность точная. Мы не самый дешёвый вариант взяли, но не жалеем, в работе он огонь.
Обычно проверяем кассу 2-3 раза в год. Раньше все делала одна, но потом стали приглашать независимого аудитора, чтобы хоть немного полегче было. Ни разу еще не закрывали все идеально, всегда есть то недостача, то лишнее откуда-то нарисовывается. Даже несмотря на всю эту автоматику, человеческий фактор продолжает играть огромную роль)
Мне, как заместителю главбуха и поручается проводить инвентаризацию — мое самое нелюбимое занятие))) Мой совет: лучше во время работы не косячить, чтобы внепланку потом не проводить — это муторно еще как, поверьте мне. Ну вы понимаете: наличку пересчитай и при этом не сбейся тысячу раз, потом проверь все остальные бумаги, среди котоорых у нас путевые листы и командировочные талоны… В общем, дел много, поэтому лишний раз этим никто не любит заниматься. Зато после этого чувствуешь себя как после уборки: все приведено в порядок, вычищено и разложено. Ну и не забываем про плановую проверку — без этого никуда))))