Работа с кассой: инструкция для кассира

В 2021 году все организации и ИП (за исключением отдельных категорий, которые указаны в ст. 2 ФЗ № 54) проводят расчеты через онлайн-кассы. Если использовать кассовый аппарат, не соблюдая требований законодательства, бизнесменам грозят штрафы. Чтобы их избежать, руководствуйтесь нашей инструкцией по работе с кассой. Прежде всего, она актуальна для тех, кому только предстоит знакомство с ККТ: только открывшим свое дело и не имеющим наемных работников предпринимателям, у которых отсрочка по применению оборудования нового образца заканчивается 1 июля 2021 г.

Работа на ККМ: основные требования

Для начала разберемся, что представляет собой новая контрольно-кассовая машина (ККМ). Это аппарат для расчетов с доступом в интернет и возможностью отправки данных о проведенных операциях в ФНС. Требования к ККМ изложены в ст. 4 ФЗ № 54 от 22.05.2003. Рассмотрим основные нюансы:

1. Внутри корпуса онлайн-кассы установлен фискальный накопитель (ФН) — чип, который предназначен для хранения и шифрования данных, формирования специального кода (фискального признака) для их проверки. Срок действия ФН — 13, 15 или 36 месяцев (выбор зависит от специфики деятельности и режима налогообложения). Обратите внимание: с 6 августа 2021 г. действует новый ФФД — версии 1.2.
2. Касса имеет доступ в интернет — оснащена модулем Wi-Fi/ Ethernet или слотом для SIM-карты мобильного оператора. Исключение предусмотрено для тех, кто работает в местности, удаленной от сетей связи. Им можно использовать кассу без подключения к интернету, но для выгрузки данных нужно обеспечить к нему доступ не менее одного раза в 30 дней. В противном случае ФН временно блокируется.
3. Кассовый аппарат должен печатать чеки нового формата. В перечень обязательных реквизитов (о них мы писали в этой статье) в 2021 году входит номенклатура (наименование, количество и цена продукции, работ или услуг) и код товара (если вы работаете с маркированными товарами).
4. Касса передает данные о расчетах оператору фискальных данных (ОФД). Это юридическое лицо, которое создано для приема, обработки, хранения и передачи фискальных данных Федеральной налоговой службе. Бизнесмены заключают соответствующий договор с ОФД.

Также касса должна соответствовать физическим и техническим характеристикам, обозначенным в 54-ФЗ (иметь заводской номер на корпусе, встроенные часы реального времени и прочее). Работа на КММ возможна только после регистрации аппарата в ФНС.

Модели кассовых аппаратов и фискальных накопителей, которые одобрены налоговой, указаны в реестре ККТ и реестре ФН — найти их можно на сайте ведомства.

Как работать на кассе: последовательность действий

Принцип работы на онлайн-ККМ состоит в следующем:

1. Покупатель оплачивает покупку наличными или банковской картой.
2. ФН обеспечивает шифрование данных, сохраняет их и передает ОФД.
3. Оператор проверяет поступившую информацию и отправляет на кассу подтверждение о получении. Затем передает данные о расчетах в ФНС.
4. Касса печатает чек. Отправляет электронный аналог фискального документа на телефон или email клиента, если он попросит об этом кассира.

Чтобы приступить к работе на кассе, сотрудник должен пройти обучение и подписать договор о материальной ответственности.

Работа на кассе: обучение

Краткая инструкция по работе с кассой на примере розничного магазина:

1. Включите аппарат, проверьте наличие кассовой ленты в принтере чеков. Если она закончилась, установите новую.
2. Пробейте отчет об открытии смены. После этого можете проводить расчеты с покупателями.
3. В зависимости от вида операции, пробивайте чеки с признаками расчета «Приход», «Расход» и прочие.
4. В конце дня сформируйте отчет о закрытии смены и сверьте данные с фактической выручкой.

Обратите внимание! Между печатью отчетов об открытии и закрытии смены не должно пройти более 24 часов. В противном случае касса блокируется и не работает до тех пор, пока не будет закрыта предыдущая и открыта новая смена.

Принимать оплату можно наличными или картой. Последовательность действий при оформлении кассовых операций зависит от модели ККТ. Рекомендуем изучить руководство пользователя к конкретному аппарату, чтобы понять, как работать на кассе. Виды кассовых операций:

1. Продажа. Кассир печатает чек с признаком расчета «Приход». Фиксирует поступление денег в кассу.
2. Выдача денег клиенту (например, при приемке металлолома). Чек с признаком расчета «Расход».
3. Возврат. Кассир возвращает покупателю деньги и формирует чек «Возврат прихода». Если деньги возвращает клиент, чтобы забрать товар, продавец пробивается фискальный документ с признаком расчета «Возврат расхода».
4. Корректировка неправильно пробитого чека. Например, при оформлении продажи кассир неверно указал стоимость товара. В этом случае он формирует чек коррекции (подробно о том, как это сделать, читайте в статье).

При внесении аванса или предоплаты оформляется чек с признаком расчета «Приход». Различие — лишь в реквизите «Признак способа расчета».

Как работать за кассой, чтобы избежать штрафов

Если ИП и юридические лица используют ККТ с нарушениями требований законодательства, они несут административную ответственность. Контролирующие органы чаще всего выявляют такие нарушения:

• выручка оприходована не полностью или несвоевременно;
• онлайн-касса не соответствует установленным требованиям;
• кассир не выдал чек покупателю;
• фактический денежный остаток не соответствует текущему отчету, снятому на кассе и прочие.



Как работать за кассой, чтобы избежать штрафов? Соблюдайте простые правила:

1. Чек нужно пробивать в момент проведения расчетов с покупателями, а не позже. Поэтому если вы используете стационарный кассовый аппарат, «запитанный» от электросети, не работайте при отключении электроэнергии. Не используйте неисправную КТТ.
2. Работайте только на кассе, зарегистрированной в ФНС.
3. Не допускайте к ККТ посторонних людей.
4. При наличии технической возможности по просьбе клиента представляйте ему электронную версию чека. Закон предусматривает отправку ее на электронную почту или в СМС на номер телефона покупателя.
5. Обновите прошивку на кассе, чтобы она поддерживала печать чеков в новом формате (с указанием обязательных реквизитов).

Специализированные организации занимаются установкой и настройкой кассовой техники, а также обучением персонала работе на кассе. Чтобы знать, как правильно использовать аппарат, установить ПО или выбрать ОФД, обращайтесь к специалистам.