Показатели финансового учета нужны не бухгалтеру, а прежде всего руководителю. На основании аналитики по финансам он принимает управленческие решения. И именно руководитель заинтересован в том, чтобы организовать точный финансовый учет и вовремя получать актуальные данные. Остается понять, кто будет «сводить цифры» и как это делать максимально быстро. Этот вопрос мы рассмотрим на примере сети многопрофильных клиник. Расскажем, кто ведет финансовый учет на предприятии, и как его организовать, чтобы оптимизировать расходы, избежать кассовых разрывов и увеличить прибыль.
Кто ведет финансовый учет на предприятии
Прибыль от бизнеса получает собственник, поэтому именно он заинтересован в ведении финучета. Но он может делегировать составление документов, на основании которых принимаются управленческие решения. Речь идет о таких основных отчетах финансового учета:
| Документ | Зачем он нужен |
| Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) | Отражает доходы, расходы и чистую прибыль |
| Отчет о движении денежных средств (ОДДС) | Показывает все денежные поступления и платежи за отчетный период, а также остатки средств на начало и конец этого периода. Помогает предотвратить кассовые разрывы |
| Баланс | Отражает финансовое состояние (активы, обязательства и собственный капитал) компании на определенную дату |
По структуре эти отчеты схожи с бухгалтерскими. Но их нельзя путать, так как они преследуют разные цели. Финансовые отчеты никак не регламентированы и составляются для контроля бизнеса собственником. А бухгалтерские — для госорганов.
Поручать ведение финансового учета бухгалтеру (тем более на аутсорсе) — не самая лучшая идея. Задача этого специалиста — соблюдение налоговых требований и законов. А финучет направлен на оптимизацию денежных потоков, прогнозирование и оценку финансовых рисков. Одному сотруднику будет сложно заниматься бумажной рутиной, отвечать за соблюдение налоговых требований и анализировать финансовые результаты компании. Эти задачи требуют разных подходов.
Оптимальное решение — нанять финансового менеджера или финансового директора. Этот вариант требует дополнительных расходов и, на первый взгляд, не всем подходит. Но если оценивать в перспективе, то финансовый специалист обойдется гораздо дешевле, чем самостоятельный расчет и анализ показателей. Кроме того, внедрение компьютерной программы (например, 1С) для автоматизации финансового учета поможет сократить трудозатраты.
Реальная история: откуда в сети медклиник взялись большие кассовые разрывы, и как мы «вылечили» эту проблему
Клиент — сеть многопрофильных клиник. На данный момент насчитывает 3 медицинских центра в Подмосковье. Главная «боль» компании — регулярно возникающие кассовые разрывы. Владелец бизнеса самостоятельно создавал отчеты в таблицах, которые скачал из интернета. Делал он это нерегулярно, выделяя 4 часа в неделю.
Сергей, собственник компании:
«Расчеты в Google-таблицах сложно назвать финансовым учетом. Каждый месяц данных становится все больше. Расходы и доходы перетекают из одной таблицы в другую. Под каждый месяц создаю отдельную вкладку. Где-то обязательно что-то не «бьется». Постоянно нужно заходить в каждую таблицу и проверять, корректно ли работают формулы. На это все трачу кучу времени».
Как итог — отсутствие аналитики для прогнозирования денежных потоков и регулярные кассовые разрывы. Опишем только одну ситуацию. Крупное предприятие заключило с клиникой договор на проведение медосмотров персонала. За услуги получена предоплата в размере 50 %. При этом вторая часть поступит только через месяц, а уже через 2 недели нужно закупать новую партию расходных медицинских материалов. Из-за отсутствия корректного ОДДС и платежного календаря собственнику сложно соотнести доходы и расходы. Он видит деньги на счете и тратит их на рекламу. А через 2 недели возникает кассовый разрыв, и не за что купить «расходники».
Бизнес работал «вслепую», а собственник не понимал, как вести финансовый учет, чтобы не тратить на него много времени и при этом держать все показатели под контролем.
Проблемы, с которыми обратился клиент, удалось решить благодаря созданию автоматизированной системы финансового учета на базе «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»).
Расскажем об этом подробнее.
Зачем мы автоматизировали финансовый учет, и каких результатов удалось достичь
Владелец бизнеса принял решение создать отдельную штатную единицу — финансовый менеджер, чтобы поручить ему ведение финотчетности. Но перед этим он пожелал внедрить в компании специализированную программу для финансового учета и освоить ее, чтобы потом контролировать работу нового сотрудника.
Для решения поставленных задач мы предложили внедрить в сети клиник систему «1С:УНФ».
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Зачем нужна автоматизация финансового учета:
| Сбор финансовой информации в одной системе | Программа обменивается данными с «1С:Бухгалтерия», собирает информацию с онлайн-касс, фиксирует расчеты с поставщиками, выплаты сотрудникам и другие денежные потоки |
| Прозрачный контроль доходов и расходов | Руководителю доступна детализированная информация, откуда приходят и куда уходят деньги, какие направления деятельности и услуги наиболее выгодны, а от каких стоит отказаться |
| Удобное планирование и прогнозирование | Благодаря финансовым инструментам 1С, проще понять, как избежать кассовых разрывов. Можно сформировать отчет и увидеть, есть ли свободные деньги на рекламу, закупку нового оборудования или другие цели |
| Экономия времени | Программа «берет» на себя 50 % рутинной работы. Руководителю остается только проанализировать результаты и принять управленческое решение |
Для автоматизации учета финансовых результатов выполнены такие работы:
- Анализ бизнес-процессов в компании.
- Установка «1С:УНФ» в каждой клинике, подключение к облачному сервису «1С:Фреш».
- Параметризация программы: создание справочников, настройка прав доступа, установка цен и т. д.
- Синхронизация «1С:УНФ» с «1С:Бухгалтерия».
- Настройка отчетности для анализа финансовых показателей.
- Базовое обучение руководителя работе в 1С.
Благодаря оптимизации финансового учета удалось:
- сократить время на создание отчетности в 3 раза;
- выявить наиболее эффективные направления деятельности клиник;
- оптимизировать текущие расходы и экономить от 70 тыс. руб. в месяц;
- найти поставщиков с более выгодными условиями;
- за полгода увеличить прибыль компании на 15 % за счет сокращения операционных расходов.
Руководитель смог делегировать финансовый учет и избавить себя от ненужной рутины с сохранением полного контроля за финансовыми потоками.
Как работает автоматизированная система финансового учета на базе 1С
«1С:УНФ» — простой софт, не требующий знаний бухгалтерских проводок. При этом он полностью соответствует основным целям и задачам финансового учета. В программе реализованы такие инструменты контроля денежных потоков:
- Анализ бизнеса. Включает ОДДС, ОПиУ и Баланс. Показывает состояние бизнеса и помогает в принятии стратегических решений.
- Платежный календарь. Заполняется автоматически на основании дат, указанных в документах: «Заказ поставщику», «Счет на оплату» и других, где можно запланировать день оплаты.
- Отчет «Финансовый результат». Разделяется по направлениям деятельности, показывает доход, расход и прибыль по каждому из них.
- Бюджетирование. Мониторинг исполнения бюджета на основе анализа поставленных целей, расчета требуемых ресурсов и планирования расходов и поступлений.
- План-фактный анализ. Показывает отклонения фактических и плановых показателей по различным статьям.
Таким образом, программа минимизирует рутинную работу по вводу данных. Отчеты формируются автоматически. А задача финансового менеджера в сети клиник — анализировать результаты и искать пути оптимизации расходов.
