Федеральный закон № 54-ФЗ устанавливает четкие требования по переходу розничной торговли на новое кассовое оборудование. Под последнюю редакцию закона попадает почти вся розница. Предполагается, что уже к июлю 2019 года подавляющее большинство ритейлеров будет работать с новыми ККТ, за исключением бизнесменов, освобожденных от этого требования (указаны в ст. 2 54-ФЗ).
В этой статье поговорим о том, как выбрать онлайн кассу для применения в розничной торговле, и рассмотрим актуальные модели для разных видов бизнеса.
Какую онлайн-кассу нужно купить для розничной торговли: требования к ККТ и критерии выбора
Внедрение новых кассовых аппаратов осуществляется поэтапно с 2017 года. Если в 54-ФЗ больше не внесут никаких поправок, процесс перехода окончательно завершится в 2021 году.
Что должна делать онлайн-касса
Согласно 54-ФЗ, кассовое оборудование для розницы должно выполнять ряд функций:
- формировать и печатать чеки с QR-кодом;
- преобразовывать фискальные данные в электронную форму и передавать их в режиме онлайн через ОФД в налоговую;
- по желанию клиента отправлять данные на указанный им номер телефона или e-mail;
- сведения обо всех операциях сохранять на фискальном накопителе;
- поддерживать защищенные каналы информационного обмена между ОФД и ФНС;
- принимать подтверждение о получении чека от ОФД;
- уведомлять кассира о том, что информация не дошла до ОФД;
- быстро находить любой фискальный документ по его номеру.
На что обратить внимание при выборе кассы
При выборе ККТ стремление получить максимум функциональных возможностей не всегда оправдано и целесообразно. Чтобы определиться, какую онлайн-кассу нужно купить для розничной торговли, важно понимать основные критерии выбора и учитывать специфику бизнеса.
- Реализация подакцизной продукции (алкоголя, сигарет, бензина и др.). Такие торговые точки должны выбирать модель с встроенным УТМ-модулем (или возможностью подключаться к нему) и поддержкой ЕГАИС. Этому требованию соответствуют модели Viki Mini и Меркурий 180Ф.
- Пропускная способность. Для магазина с малой проходимостью достаточно дешевого аппарата без автоотреза и с медленной печатью, например, Атол-30Ф.
- Продажи за пределами торговой точки. Магазинам и ресторанам с курьерской доставкой потребуется автономное устройство, работающее от пальчиковых батареек или аккумулятора, например, Меркурий 185Ф.
- Способы подключения к интернету. Оборудование подключается через Ethernet, точку Wi-Fi или модем. Самые дешевые варианты имеют только USB-порт для 3G-модема. Магазину с одним кассовым аппаратом достаточно подключения по мобильной сети. Для супермаркетов выгоднее проводной интернет.
- Работа с большим ассортиментом. Автономные кассы поддерживают до 10000 товарных наименований. Этого недостаточно для супермаркета, для крупной розницы придется приобрести POS-систему с фискальным регистратором (Атол Ритейл 54).
- Удобство управления. Проще и удобнее пользоваться моделью с сенсорным дисплеем. Но такие варианты стоят дороже, чем аппараты с кнопочным управлением. Если в процессе работы возникла ошибка, сенсорная модель отображает ее на экране. ККТ с кнопками (например, Атол 90Ф) показывает только код ошибки, и кассир должен сам его расшифровать.
Какая онлайн-касса лучше для розницы: классификация ККТ
Модели, одобренные ФНС, числятся в специальном реестре, который постоянно обновляется. Какая онлайн-касса лучше для розницы, можно сказать только с учетом характеристик вашего бизнеса.
В зависимости от вида и функционала ККТ цена варьируется в пределах 4000—80000 рублей.
Автономные
Аппарат оснащен клавиатурой, дисплеем и мини-принтером. Цены на автономную ККТ для розницы начинаются от 4000 рублей и достигают 30000 рублей. Используются для выездной торговли, курьерской доставки и мелких торговых точек без продажи алкоголя. Касса актуальна в том числе:
- для магазинов, расположенных в местах с перебоями электричества и интернета;
- для микробизнеса, где продают 10—30 товаров или одну услугу.
Автономный аппарат работает сам по себе, не зависит от внешних программ и не нуждается в подключении к ПК или смартфону. Но вносить всю номенклатуру в базу достаточно проблематично. Кассиру, чтобы пробить тот или иной товар, необходимо вспоминать его код или посмотреть в памятке, на что уйдет определенное время.
Задайте вопрос эксперту в Whatsapp!
Получите ответ в течение 2 минут! Быстро и по существу. Задать вопрос
Фискальные регистраторы
Фискальный регистратор входит в состав POS-системы, управляется внешним кассовым ПО, установленным на компьютере, планшете или смартфоне. Их использование оправдано, если у предпринимателя уже есть необходимая техника для торговли. И чтобы работать в рамках законодательства, ему не хватает принтера, который будет не только формировать чеки, но и отправлять их в налоговую через ОФД.
Цены на него колеблются от 4 000 до 60 000 рублей.
Все кассовые операции совершаются в товароучетной программе, регистратор только пробивает чеки и отправляет фискальную информацию в налоговую. Сфера применения зависит от мощности устройства. В супермаркетах, кафе и ресторанах используются высокопроизводительные регистраторы с быстрой печатью (от 150 мм/с), подключенные к POS-терминалам. Для магазинов с низкой пропускной способностью достаточно бюджетной модели со скоростью печати до 150 мм/с.
Смарт-терминалы
Смарт-терминал (умная касса или моноблок) — это программно-аппаратный комплекс с принтером чеков, кассовой программой, ПО товароучета, интеграцией с 1С, драйверами для внешних устройств. Как и автономные ККТ, умные кассы могут работать без подключения к ПК, но в отличие от автономок имеют более мощные характеристики:
- высокопроизводительный процессор;
- большой сенсорный дисплей;
- встроенный термопринтер;
- в некоторых моделях есть встроенный терминал для эквайринга;
- доступно подключение к УТМ-модулю;
- возможность скачивать дополнительные программы из магазина приложений.
Смарт-терминалы используются в мобильной торговле, в службах доставки, в ресторанах, фаст-фудах, на рынке, на предприятиях с малым и средним клиентопотоком. Цены варьируются от 8 000 до 30 000 рублей в зависимости от функциональных возможностей.
Как выбрать онлайн-кассу для применения в розничной торговле
В первую очередь обращайте внимание на характеристики, важные именно для вашего вида деятельности, например, мобильность, компактность, скорость печати, возможность интеграции с внешними устройствами, дополнительные опции и т. д. Во многом выбор оборудования зависит от того, собирается ли продавец развивать свой бизнес дальше, расширять ассортимент и совершенствовать систему учета товаров.
Для ларьков, павильонов и малой розницы
Для торговых павильонов с низкой проходимостью, небольших розничных магазинов без очередей (площадью 30—200 кв. м), пунктов самовывоза подойдут бюджетные автономные аппараты.
Это оптимальный вариант для торговых точек с маленьким ассортиментом, но при условии, что в продаже нет подакцизных товаров (автономные модели не поддерживают ЕГАИС).
Наиболее востребованные модели этой категории:
Если продавцу важна система товарного учета и автоматизация торговой точки, рекомендована более функциональная онлайн-касса для розничного магазина, например, смарт-терминал Эвотор 7.3, Эвотор 10 или Эвотор Алко.
Для супермаркетов
В супермаркетах и магазинах с большой проходимостью скорость важнее всего. Максимальная оперативность достигается фискальными регистраторами — скорость до 300 мм чека в секунду, есть функция автоотреза.
Для крупномасштабной розницы рекомендуется выбирать аппараты с высокой производительностью, возможностью подключения денежного ящика и увеличенным ресурсом механизмов (рассчитанным на большую нагрузку).
С широкой чековой лентой (80 мм):
С узкой чековой лентой (58 и 44 мм):
Для магазинов «у дома»
Продуктовые магазины «у дома» имеют средний поток клиентов. Для них бывает достаточно фискальных регистраторов со скоростью печати 100—150 мм чека в секунду:
Для бутиков
Узкоспециализированные торговые точки с ограниченным кругом клиентов чаще всего выбирают автономные кнопочные варианты:
Их функциональности достаточно для ведения простого суммового учета при небольшой проходимости бутика.
С 2021 года все ИП, занимающиеся розничной торговлей, должны будут указывать в чеке названия товаров. В автономную кассу занести всю номенклатуру проблематично и нецелесообразно. Если предприниматель планирует свою деятельность на перспективу, следует сразу приобрести смарт-терминал, например, Эвотор 7.2.
Для выездных продаж и курьеров
Для курьерских служб важен такой параметр, как возможность редактирования заказа на месте. Для этих целей оптимальны фискальные регистраторы в связке с кассовым ПО, установленным на планшете или смартфоне. Выбор следует сделать в пользу компактных моделей, которые удобно носить с собой, например:
В отличие от обычных стационарных регистраторов, эти устройства работают от аккумуляторной батареи. Кроме того, они оснащены интерфейсами Bluetooth, Wi-Fi и GPRS.
Для выездной (мобильной) торговли подойдут те же фискальные регистраторы, что и для курьерской службы, а также:
- смарт-терминалы: Эвотор 7.3, Эвотор 10;
- мобильные кассы: Эвотор 5, Модуль Касса, Кассатка 7 mini;
- автономные модели: ЭЛВЕС-МФ, Меркурий 180Ф, АТОЛ 91Ф.
Если товары часто оплачиваются банковскими картами, можно подобрать аппарат с встроенным пинпадом (например, Атол 60Ф) или мобильную кассу с эквайрингом (Litebox 5).
Вам будет интересно: Как купить кассовый аппарат для бизнеса: требования закона, правила выбора и налоговые льготы
Что выгоднее для розницы: аренда или покупка новой онлайн-кассы
Согласно письму ФНС РФ от 15.05.2017 № АС-4-20/9012, у предпринимателей есть возможность аренды онлайн-кассы для розницы.
В этом случае компания-арендодатель:
- обеспечивает настройку и бесперебойную работу ККТ;
- подключает ее к ОФД;
- оказывает помощь при регистрации в налоговой;
- предоставляет бессрочное гарантийное обслуживание.
Если деятельность арендатора не связана с онлайн-торговлей, ККТ должна располагаться на территории магазина, поскольку в фискальном документе отмечается адрес нахождения кассового оборудования (он должен совпадать с фактическим адресом организации).
Аренда оборудования подойдет для начинающих ИП, которые еще не имеют достаточных ресурсов на покупку, настройку и подключение устройства.
Чаще всего ККТ арендуют мелкие розничные точки, предприятия общепита и сферы услуг, ритейлеры с сезонными, нерегулярными продажами.
Как работает онлайн-касса в магазине розничной торговли
Алгоритм продажи с использованием онлайн-кассы можно представить следующим образом:
- клиент выбирает товар или услугу, совершает оплату наличными или карточкой;
- кассир регистрирует покупку, печатает чек на кассовом оборудовании и отдает его вместе со сдачей (возможен вариант отправки чека на e-mail или по SMS);
- после печати чека информация фиксируется на фискальном накопителе и оттуда в режиме реального времени направляется на сервер ОФД;
- ОФД передает сведения в налоговую.
Любому представителю сферы продаж следует понимать, как работает онлайн-касса в магазине розничной торговли. Новое оборудование дает продавцам ряд преимуществ. Во-первых, не нужно заключать договор с ЦТО на обслуживание ККТ. Во-вторых, зарегистрировать и ввести аппарат в эксплуатацию можно удаленно, без визита в ФНС. В-третьих, сокращается количество налоговых проверок — ФНС контролирует деятельность магазина в режиме онлайн. В-четвертых, ИП на ЕНВД и патентной системе вправе сократить налог на сумму покупки кассового оборудования — до 18 000 рублей.
Закупили для розницы самых бюджетных вариантов, теперь вот думаем. Если захотим ввести в продажу алкоголь, то можно ли установить модкль ЕГАИС дополнительно или он уже должен быть предусмотрен в кассе. Если да, то как быть, он просто будет неактивен, а потом мы его подключим?
Я — начинающий ИП в сфере прозводства домашней выпечки. Однозначно могу сказать, что аренда — это удобно. Как по мне, расходов и возни с арендой куда меньше, чем с покупкой. Всем оформлением и заменой комплектующих занимается банк.
Пользуемся кассой уже давно, дело в том, что ее нельзя прошить под новый формат данных и мы решили кассу сменить. Как в этом случае решить вопрос с ФН, который еще рабочий. И надо ли снимать с учета эту кассу в налоговой? Просто слышала, что устаревшие модели сами снимают автоматически. Моя касса устаревшая в этом случае или нет?
Ульяна, в соответствии с Письмом ФНС от 03.04.2018 №ММВ-20-20/33@ и п.15 ст.4.2 54-ФЗ ККТ, передающая сведения о расчетах только в ФФД 1.0, должна быть снята с регистрации 01.01.2019. Пр этом налоговый орган вправе в одностороннем порядке аннулировать регистрацию и заявления (или согласия) пользователя не требуется.
Удивительно, что вы по сию пору осуществляете деятельность с использованием устаревшего формата, полагаем, что вы что-то путаете. Поскольку чеки, отправленные ОФД без смены формата, прямо подтверждают наличие нарушений в работе с ККТ для ФНС в рамках ст.14.5 КоАП.
Относительно ФН — при покупке и регистрации новой онлайн-кассы ФН устанавливается новый.
Занимаюсь розничной торговлей бадов для похудения. Есть ИП, налаженный интернет-магазин и небольшой склад-офис. Стоит вопрос в покупке кассового аппарата. Продажи в основном наличным расчетом, но планируются безналичным с покупателями с других городов. Я не могу понять, какую кассу мне необходимо купить? Подойдет ли обычная стационарная касса типа АТОЛ 90Ф? Я понимаю, что она подойдет для продаж наличными, так как распечатывает чек при покупателе. А как быть с продажей товара в регионы, где покупатель оплачивает за товар, у примеру, через сбербанк онлайн. Я же обязан выдать электронный чек.