При комплектации заказов на складе несколько единиц товаров кладут в одну упаковку и отправляют в таком виде получателю. Если не приложить к ней упаковочный лист, визуально идентифицировать состав коробки при приемке, отгрузке или транспортировке груза невозможно. А вот с сопроводительным документом она становится словно прозрачной.
Расскажем, обязателен ли упаковочный лист и как его сделать с помощью средств автоматизации.
Для чего нужен упаковочный лист
Упаковочный лист создается на складе при отправке заказов клиентам — сопровождает груз и содержит список перевозимой продукции по каждому товарному месту (ящику, коробке и пр.).
Поясним, для чего нужен упаковочный лист. Он помогает:
- Перевозчику — при сортировке заказов определить, какой товар и куда транспортируется.
- Получателю — узнать, что и в каком количестве находится в транспортной упаковке, не вскрывая ее.
Заполнение упаковочного листа на складе вручную — плохая идея. Во-первых, это долго. Во-вторых, можно наделать ошибок. Вместо бумажного документа лучше создавать электронный, а для этого нужно специальное устройство и программа. Можете доверить автоматизацию склада нам. Поможем внедрить подходящие решения для вашего бизнеса.
Обязателен ли упаковочный лист
При перевозке груза в пределах РФ создавать упаковочный лист необязательно. Если товар отправляется за границу, этот документ нужен для прохождения таможни.
Мы же рекомендуем все равно его формировать, даже если этого не требует закон. При наличии упаковочного листа легче организовать грузоперевозку. С ним удобнее и быстрее принимать, отгружать, перемещать товары между складами.
Пример заполнение упаковочного листа
Особых требований к упаковочному листу нет. Строгих правил к его оформлению тоже не существует. Документ не имеет унифицированной формы, каждая компания может разрабатывать свой шаблон. При этом в большинстве организаций он практически одинаковый. Учитывая, что назначение упаковочного листа — сопровождение груза и предоставление данных о его содержимом, в документ вносят такую информацию:
- порядковый номер в системе и дата создания (совпадает с датой упаковки товаров);
- наименование отправителя и получателя;
- список товаров в транспортной упаковке с указанием артикулов (при наличии);
- вид упаковки;
- адреса складов отправителя и получателя;
- масса, количество единиц каждого вложенного товара;
- число товарных мест;
- данные о транспортном средстве, которое используется для перевозки груза;
- подписи ответственных лиц.
Пример, как заполнить упаковочный лист:
Пример упаковочного листа
В упаковочном листе не указывают стоимость товаров. Для этого предусмотрена накладная или счет-фактура.
Как сделать упаковочный лист с помощью 1С
Многие конфигурации 1С поддерживают работу с упаковочными листами. Например, их можно создавать в «1С:УТ 8» ред. 11. Программа разработана на базе платформы «1С:Предприятие 8.3». Позволяет автоматизировать процессы приемки, комплектации и отгрузки товаров, формировать и отправлять на печать документ для сопровождения груза.
Кроме «1С:УТ», создавать упаковочные листы можно и в других конфигурациях — «1С:УНФ», «1С:ERP» и пр. Алгоритм работы одинаковый. Поясним, как сформировать упаковочный лист в программе, разработанной на платформе «1С:Предприятие 8.3»:
- После создания заказа сотрудник выбирает действие «Отгрузить».
Форма «Заказ клиента» в 1С
- В разделе «Отгрузка товаров со склада» отражается заказ, который нужно отправить клиенту.
Раздел «Отгрузка товаров со склада» в 1С
- Там же формируется расходный ордер.
Расходный ордер в 1С
- В расходном ордере есть функция для упаковки всех или части товаров. Для этого нужно выделить желаемые позиции и нажать кнопку «Упаковать».
Процесс «Упаковка» в 1С
- Сформируется упаковочный лист. Его можно просмотреть и распечатать.
Упаковочный лист в 1С
Кроме того, для создания документа можно использовать обработку «Сводная печать накладных_Упаковочный лист» конфигурации «1С:БП 3.0» («1С:Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0).
Сводная печать накладных (упаковочный лист) в «1С:Бухгалтерия предприятия»
Мобильный учет товаров и создание упаковочных листов осуществляется с помощью терминала сбора данных и специализированного софта.
Как сделать упаковочный лист с помощью ТСД
ТСД — мобильное устройство на ОС Android. Комплектуется встроенным 2D-сканером, сенсорным экраном, работает от аккумулятора. Примеры моделей: Urovo DT40, АТОЛ Smart.Prime, Urovo RT40.
При сборе заказа кладовщик берет в руки ТСД и сканирует штрихкоды с нужных товаров. Затем упаковывает продукцию и создает упаковочный лист. Данные о проведенных операциях выгружаются в учетную программу.
Функциональность мобильного терминала в большей мере обусловлена установленным специализированным софтом. Именно он «отвечает» за обработку данных, создание упаковочных листов и связь с системой учета. Рассмотрим в качестве примеров два мобильных приложения для ТСД.
Программное обеспечение «Склад 15»
«Склад 15» — программа от компании «Клеверенс», устанавливается на ТСД и предназначена для автоматизации товароучета, в том числе для формирования упаковочных листов. Работать с этим документом можно двумя способами:
- Создавать его прямо на ТСД. В разделе «Упаковочный лист» нужно нажать кнопку «Добавить». Перейти в режим сканирования и считать штрихкоды с упаковок. Сгенерировать идентификатор упаковочного листа. Завершить операцию.
Создание упаковочного листа в программе «Склад 15»
- Выгрузить упаковочный лист из учетной программы. Затем выполнять по нему сбор или проверку товаров. Алгоритм действий такой же, как в предыдущем случае, только при сканировании штрихкодов можно сверять данные с заданием.
Создание упаковочного листа в программе «Склад 15» по документу из 1С
Рассмотрим еще одну аналогичную программу для ТСД.
Программное обеспечение DataMobile
DataMobile — мобильное приложение от «Компании Сканпорт». Позволяет автоматизировать приемку, инвентаризацию товаров, сбор и комплектацию заказов на складе. Представлено в 4 версиях — функция создания упаковочных листов «заложена» в Стандарт Pro и выше. Софт интегрируется с конфигурациями 1С без использования дополнительных драйверов.
DataMobile позволяет формировать упаковочные листы отдельно и при выполнении бизнес-процесса (например, отгрузки товаров). Как и в предыдущей программе, здесь можно работать по заданию, выгруженному из учетной системы, или путем создания нового документа на ТСД. Рассмотрим, как сгенерировать упаковочный лист с помощью ДатаМобайл:
- Сотрудник склада открывает в мобильном приложении выгруженный шаблон «Упаковка» и нажимает «Добавить». Появляется форма генерации упаковочного листа. Поле с наименованием документа можно заполнить вручную или нажать на кнопку «Сгенерировать».
Генерация упаковочного листа в программе DataMobile
- Чтобы продолжить процесс, сотрудник склада нажимает «Принять» и начинает сканировать штрихкоды с товаров.
Добавление товаров в упаковочный лист в программе DataMobile
- По завершении операции оператор выгружает данные в учетную программу.
Сформированный упаковочный лист можно отправить на печать — после его создания кликнуть по одноименной кнопке. Для использования этой функции к ТСД нужно подключить принтер этикеток. Приложение DataMobile отправляет ему команды печати через Print Server или по Bluetooth (при наличии такой возможности).
