Если покупатель платит за заказ курьеру, то по закону (ФЗ № 54) он должен получить чек. Чтобы соблюсти это требование, у продавца должна быть онлайн-касса — облачная или портативная. Выбор зависит от разных факторов: масштабов торговли, способов оплаты, ассортимента и др. В статье подробно расскажем обо всех особенностях использования ККТ в службах доставки. Вы узнаете, как выбрать подходящую онлайн-кассу для курьера и правильно подготовить ее к работе.
Содержание
Зачем курьеру нужна онлайн-касса
Предприниматели и организации, которые осуществляют расчеты с физлицами, обязаны использовать онлайн-кассу. Курьеры не исключение. При приеме оплаты за товар они обязаны выдать покупателю чек. Это требование должны соблюдать:
- интернет-магазины;
- компании, совмещающие розничную офлайн- и онлайн-торговлю;
- рестораны, кафе и другие заведения общепита, у которых есть услуга по доставке еды.
Требование распространяется и на магазины с собственной курьерской службой, и на организации, которые пользуются услугами сторонних компаний. В обоих случаях именно продавец должен организовать процесс выдачи чеков в соответствии с ФЗ № 54. Он может:
- предоставлять фискальные документы сам;
- поручить эту задачу сторонней компании как платежному агенту (должно быть прописано в договоре).
Для приема безналичной оплаты курьеры берут с собой терминал эквайринга. Это устройство не заменяет онлайн-кассу. Оно не печатает фискальные документы и не передает информацию оператору фискальных данных (ОФД). То есть даже при наличии терминала эквайринга в любом случае нужна ККТ.
Для автоматизации расчетов в курьерских службах обычно используют физические портативные онлайн-кассы. Это недорогие компактные устройства, предназначенные специально для работы на выезде. В рамках предложения «Онлайн-касса под ключ» подберем подходящую мобильную ККТ, зарегистрируем ее в налоговой, подключим к ОФД, выполним фискализацию и комплексную настройку. Срок внедрения — от 1 дня.
При дистанционных расчетах закон разрешает использовать облачные кассы. Это специальный сервис, который интегрируется с сайтом продавца, автоматически регистрирует продажи, формирует чеки и отправляет их покупателям в электронном виде по номеру телефона или на email. Сама ККТ находится в дата-центре провайдера, а продавец получает к ней удаленный онлайн-доступ.
Облачный сервис или переносная касса для курьера: что выбрать
Компания самостоятельно выбирает решение для кассовых расчетов. Главное — обеспечить создание и выдачу чеков в соответствии с требованиями ФЗ № 54:
- должен быть сформирован в момент расчета и представлен покупателю в бумажном или электронном (при согласии клиента) виде;
- для дистанционной оплаты через сайт закон допускает сформировать и направить документ не позднее следующего рабочего дня после расчета, но при этом — не позже момента передачи товара.
Облачная ККТ становится необходимым техническим решением, если:
- Дистанционная оплата через сайт (картой, электронным кошельком или через СБП) — единственный или основной способ расчета. Покупатели могут рассчитываться за товары круглосуточно. Важно не пропустить факт оплаты и вовремя создать чек. Без облачной кассы здесь не обойтись — она работает 24/7 и автоматически создает фискальный чек для каждой продажи.
- Вам критически важна интеграция кассы с сайтом, учетной программой и CRM-системой. Облачная через API легко встраивается в цепочку: заказ → оплата → фискализация → доставка. Информация об оплате автоматически передается оператору фискальных данных и в систему учета, минимизируя ручной ввод данных.
Облачная касса выгодна не всем. Например, ее нецелесообразно внедрять, если:
- у вас небольшой интернет-магазин;
- покупатели в основном оплачивают заказы по месту доставки (наличными или картой);
- есть свой небольшой штат курьеров;
- требуется быстрое внедрение (без сложных интеграций).
В этих случаях выгоднее использовать портативные (мобильные) онлайн-кассы. Курьеры берут их с собой на выезд, принимают оплату и сразу печатают бумажные чеки.
Также портативные кассы понадобятся компаниям, которые оказывают услуги доставки в качестве платежных агентов — то есть принимают наложенные платежи от покупателей в пользу продавца.
Подробнее о виртуальных ККТ мы рассказали в статье «Все об облачной кассе…». А сегодня подробнее остановимся на физических устройствах.
Мобильная онлайн-касса для курьера: критерии выбора, обзор устройств
Касса для курьера должна быть компактной и легкой, работать от аккумулятора и поддерживать мобильный интернет 4G. Лучшее решение для доставки — это переносные смарт-терминалы. Их оснащают емкой батареей, сенсорным экраном, удобным для ввода данных, и цифровой камерой, которую можно использовать в качестве сканера штрихкодов. Рассмотрим 3 популярные онлайн-кассы, которые по всем параметрам идеально подходят для курьерских служб.
Эвотор 5 ST
Классическая «пятерка» от «Эвотор» весит всего 357 г, ее можно носить в кармане куртки или рюкзака. Поставляется уже с фирменной кассовой программой, которая интуитивно понятна и не требует длительного обучения.
Перечислим основные преимущества смарт-терминала.
Быстрый старт и простое управление. Логика интерфейса — как на обычном смартфоне. После регистрации кассы в ФНС можно сразу приступать к работе. А с помощью дополнительных сервисов (из магазина приложений) кассу можно настроить под любые сценарии, в том числе для торговли маркированными товарами.
Конструкция «все в одном». Эвотор 5 ST объединяет в одном корпусе все функциональные элементы:
- сенсорный экран с диагональю 5,5 дюйма;
- принтер чеков (скорость печати — до 50 мм/с) с пластиковыми гребенками;
- модули Wi-Fi и Bluetooth;
- 4-ядерный процессор, оперативная память на 1 ГБ и flash-накопитель на 8 ГБ;
- модули для беспроводного подключения;
- 2 камеры с разрешением 5 Мп.
При необходимости кассу можно модернизировать до версии Эвотор 5i со встроенным модулем эквайринга.
Высокая автономность. Смарт-терминал комплектуется двумя аккумуляторными батареями (емкость каждой — 2 600 мАч). Полного заряда АКБ хватает на 12 часов автономной работы.
Поддержка всех распространенных интерфейсов. В кассе предусмотрен Wi-Fi-модуль и слот для SIM-карты — при ее наличии можно передавать данные ОФД через мобильный интернет 4G. Для подключения внешней периферии (сканера, терминала эквайринга) используется USB-порт и Bluetooth-интерфейс.
MSPOS-D-Ф
Смарт-терминал MSPOS-D-Ф — это компактное устройство «два в одном», объединяющее в себе онлайн-кассу и терминал эквайринга. С его помощью курьер может принимать оплату любыми картами (с магнитной полосой, чипом или NFC-модулем). Преимущества модели опишем в таблице:
| Компактность и эргономичность | Касса выполнена в тонком корпусе весом 430 г. При этом оснащена большим сенсорным экраном с диагональю 5,99 дюйма |
| Совместимость с популярными программами | На терминал можно установить любой кассовый софт: «1С:Мобильная касса», «Модуль Касса», «БИФИТ КАССА» и др. |
| Высокая производительность | ККТ оснащена 4-ядерным процессором Qualcomm Snapdragon 1,4 ГГц с объемом памяти 2 ГБ ОЗУ + 16 ГБ ПЗУ/1 ГБ ОЗУ + 8 ГБ ПЗУ |
| Широкие возможности подключения | Поддерживает мобильный интернет 4G, беспроводное соединение по Wi-Fi и Bluetooth. Для проводного подключения внешних устройств предусмотрен USB-порт |
| Автономность | Съемный аккумулятор обеспечивает до 24 часов работы в режиме печати чеков и до 5 дней в режиме ожидания |
| Высокое качество печати | Встроенный термопринтер печатает чеки со скоростью 70 мм/с на стандартных лентах шириной 58 мм. Металлическая гребенка обеспечивает быстрый и ровный отрез бумаги |
| Экономичность | При покупке переносной кассы MSPOS-D-Ф для курьера не нужно тратиться на отдельный терминал эквайринга и сканер (на борту есть цифровая камера, которую можно использовать для считывания 1D- и 2D-штрихкодов) |
Эвотор 6
Это самая функциональная ККТ в своем классе. Небольшой и легкий (450 г) корпус объединяет сразу 3 устройства: кассу, профессиональный сканер штрихкодов (а не камера, как в других мобильных ККТ) и модуль эквайринга. Основные преимущества Эвотор 6:
- большой сенсорный экран с диагональю 6,5 дюйма;
- увеличенный (по сравнению с другими устройствами этого класса) объем памяти: ОЗУ — 2 ГБ, flash — 32 ГБ (можно расширить до 128 ГБ за счет microSD);
- разные способы оплаты: через СБП, банковскими картами (с чипом, магнитной полосой и NFC), платежными стикерами;
- высокая скорость и точность сканирования любых 1D- и 2D-штрихкодов (в том числе Data Matrix, используемых для маркировки Честный ЗНАК);
- современная операционная система Эвотор ОС 5 (на базе Android 10).
Характеристики модели:
| Скорость печати | 70 мм/с |
| Ширина чековой ленты | 57 мм |
| Диаметр рулона чековой ленты | 40 мм |
| Способы подключения | USB, Wi-Fi, Bluetooth 5, 4G |
| Время автономной работы | 12 часов |
| Дополнительные опции | металлическая гребенка для отрыва чеков |
Все перечисленные устройства — готовые решения для автоматизации расчетов на выезде. Пользователю остается лишь купить фискальный накопитель (ФН) и зарегистрировать ККТ в налоговой, после чего можно начинать печатать чеки.
Если не знаете, какую онлайн-кассу купить для курьера, оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91. Бесплатно подберем подходящую модель под ваши задачи.
Ответы на популярные вопросы о кассах для курьеров
Можно ли привозить покупателю заранее напечатанный бумажный чек?
Нет, это прямое нарушение ФЗ № 54. Чек должен быть сформирован в момент расчета и передан покупателю в бумажном или электронном виде.
Как сэкономить на внедрении ККТ в службе доставки?
Можно воспользоваться услугой внедрения онлайн-кассы под ключ. Экономия составит минимум 15 %. В рамках предложения вы получаете ККТ с фискальным накопителем и полный комплекс сопутствующих услуг: подключение к ОФД, регистрация в ФНС, настройка.
Какой штраф можно получить, если курьер не использует кассу?
За расчеты без применения онлайн‑кассы грозит штраф: для ИП/должностного лица — 25–50 % от суммы расчета, но не менее 10 000 р., для юрлица — 75–100 % от суммы расчета, но не менее 30 000 р. За невыдачу чека — отдельный штраф: 2 000 р. для ИП и 10 000 р. для юрлица.
Какое место расчета должно быть указано в чеке?
По закону в чеке должно быть указано место выполнения расчета — точка (магазин), где покупатель оплатил товар и получил чек. В случае с курьерской доставкой можно указать данные транспортного средства (марку и госномер).
