ККМ — что это такое, как выбрать и зарегистрировать

ККМ (контрольно-кассовая машина) применяется для фиксации денежных расчетов при продаже товаров и оказании услуг. Она автоматизирует процесс приема оплаты и печатает чеки. Использовать кассу обязаны как индивидуальные предприниматели, так и компании вне зависимости от сферы деятельности. Законодательство обязывает бизнес вести расчеты через онлайн-кассу и передавать данные о каждом платеже в налоговые органы. В этой статье разберем, что такое ККМ, как выбрать подходящую модель и как правильно зарегистрировать ее в ФНС.

ККМ и ККТ — что это такое

Подробно разберем, как расшифровываются аббревиатуры ККМ и ККТ. По сути, речь идет об одном и том же устройстве:

• ККТ — контрольно-кассовая техника;
• ККМ — контрольно-кассовая машина.

Также оборудование еще называют кассовым аппаратом или онлайн-кассой. В торговле ККМ — это основной инструмент учета продаж и контроля выручки. Касса фиксирует операции, производит печать чеков, формирует отчетность и помогает вести учет товаров.

В каких сферах требуется применение ККМ

ККМ необходимы всем, кто ведет расчеты с клиентами — физическими лицами. Но в Законе №54 ФЗ представлен перечень видов деятельности, при занятии которыми можно обойтись без онлайн-кассы. В него входит торговля в киосках мороженым, молоком и питьевой водой из автоцистерн, ремонт и окраска обуви, услуги носильщиков и пр. Также могут работать без КММ самозанятые, ИП на патенте при занятии определенными видами деятельности, бизнесмены в удаленных регионах. Подробнее — в ст. 2 действующего закона.

Поможем выбрать и внедрить ККМ. Подберем кассовый аппарат, а также сопутствующие устройства и программы для автоматизации под задачи вашего бизнеса. Звоните на номер 8 (800) 500-25-91 или оставьте заявку на сайте.

Онлайн-кассы под ключ за 1 день

• Готовый комплект: Касса, ФН, ОФД и услуги
• Выгодно — рассрочка на отличных условиях
• Служба поддержки 24/7

Подберем решение под ваши задачи!

Подробнее Заказать звонок

Как выбрать ККМ для ИП

Выбор онлайн-кассы в первую очередь зависит от вида деятельности и особенностей эксплуатации. Некоторые бизнес-процессы нередко требуют использования мобильных ККТ или кассовой техники с высокой пропускной способностью. Остановимся на подходящих типах онлайн-касс в зависимости от вида деятельности ИП.

Выездная торговля и курьерские услуги

Для торговли вне стационарной точки и при предоставлении курьерских услуг подходят мобильные кассы. Их особенности заключаются в следующем:

• компактные размеры —  такие онлайн-кассы помещаются в карман или отделение сумки, поэтому всегда под рукой для проведения финансовых операций;
• работа без проводов — устройства оснащаются мощными аккумуляторами и не требуют подключения к электросети;
• высокий уровень защиты от влаги и морозов, что позволяет использовать технику при любых погодных условиях;
• беспроводное подключение к интернету — через Wi-Fi, 3G/4G, взаимодействие с устройствами по Bluetooth.

Выбирая мобильную кассу, изучите базовый функционал, особенности ввода номенклатуры. Учтите, что скорость печати чеков у мобильных устройств невысокая.

MSPOS-D

В наличии

1

25 900 ₽

От 4 317 ₽/мес. в рассрочку

Рассрочка — это форма кредита (займа) с оплатой товаров или услуг несколькими частями, при котором проценты по кредиту (займу) частично или полностью компенсируется продавцом. Подробные условия.

Купить в 1 клик Подробнее

Вендинговый бизнес

Вендинговая деятельность предполагает автоматизированную торговлю. При выборе ККТ обратите внимание на совместимость с используемым торговым автоматом. Кассы могут быть встраиваемыми (размещаются внутри корпуса автомата) или внешними (за его пределами).

Стационарная торговля

Если торговая точка уже оснащена POS-терминалом или ПК, докупите фискальный регистратор. Это оборудование без экрана и клавиатуры, работает только в паре с управляющим устройством.

Подключение к компьютеру происходит по Wi-Fi или через интерфейс USB. Аппарат отличается высокой скоростью печати, поэтому подходит даже для торговых точек с большой пропускной способностью.

Популярные модели фискальных регистраторов для магазинов:

• Атол FPrint 22ПТК;
• Кассир 57Ф;
• Атол 77Ф;
• Штрих М 01Ф.

Для торговых точек также подходят смарт-терминалы, которые могут работать от электросети или аккумулятора (зависит от модели). В одном корпусе «умных ККТ» — сенсорный экран, фискальный накопитель, принтер для печати чеков. Установлена ОС и большое количество торговых программ, упрощающих ведение учета. Конструкция предусматривает широкий набор интерфейсов для подключения весов, сканера для считывания штрихкодов, банковского терминала и других устройств. «Умная» техника настраивается для передачи данных в ЕГАИС и систему Честный ЗНАК, что актуально при реализации алкогольной продукции и товаров с обязательной маркировкой.

Интернет-магазин

При выборе онлайн-кассы для интернет-магазина важно учитывать специфику бизнес-процессов. Если через сайт только принимаются заявки, но расчеты проходят в пункте выдачи товаров, ставьте смарт-терминал. Когда интернет-магазин полностью автоматизирован и покупатели сразу оплачивают товары банковской картой, через электронные платежные системы и другими способами, выбирайте кассу с поддержкой интеграции с CMS.

Для интернет-торговли подходят облачные кассы. Это специальный сервис, через который фиксируют платежи. Сама касса находится в дата-центре, владелец интернет-магазина подключается к ней удаленно (на условиях аренды). Облачная ККТ формирует только электронные чеки, а бумажные не печатает. Интегрируется с платежными системами.

Общепит

Для заведений общепита подойдет онлайн-касса с функцией отложенного чека, возможностью подключения денежного ящика, весов, других устройств для максимальной автоматизации обслуживания клиентов. Поэтому лучше выбирать смарт-терминалы из серии Эвотор, рекомендуемые также для специализированных магазинов, бутиков.

Как зарегистрировать ККМ в налоговой

Чтобы использовать кассовый аппарат согласно требованиям закона, нужно зарегистрировать его в налоговой. Предварительно следует приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись и заключить договор с ОФД.

Способы регистрации ККТ в ФНС:

• через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой;
• оператора фискальных данных;
• производителя онлайн-кассы;
• портал Госуслуги.

Также можно поставить кассу на учет, лично обратившись в территориальное отделение налоговой инспекции.

Заключение договора с ОФД

Подписывать договор на сотрудничество разрешено с операторами из реестра ФНС. Если заключить соглашение с неаккредитованным ОФД, налоговая не зарегистрирует кассовое оборудование.

Подписывается договор с оператором квалифицированной электронной подписью.

Получив УКЭП, перейдите на официальный сайт оператора и создайте личный кабинет (ЛК). В регистрационной форме укажите требуемые данные: коды ИНН и ОГРН, юридический адрес, контактную информацию и так далее. Авторизуйтесь в ЛК и ознакомьтесь с договором, стоимостью услуг. Оплатите указанную сумму и подпишите документ электронной подписью.

Как зарегистрировать ККМ на сайте ФНС

Пошаговый алгоритм регистрации кассы:

1. Перейдите на официальный сайт налоговой, зайдите в ЛК и выберите в главном меню раздел «Учет ККТ». Откроется страница, где выберите сначала «Зарегистрировать ККТ», далее – «Заполнить параметры вручную».
2. Укажите место установки онлайн-кассы. Нажмите на опцию «Выбрать адрес». В предложенной форме заполните поле индекса, адрес установки кассового оборудования.
3. Выберите модель ККМ из выпадающего списка. Ниже впишите заводской номер техники — он указан в паспорте ККТ и на корпусе оборудования. Нажмите на кнопку «Выбрать» — система проверит введенные данные. Если указаны неверные цифры или техника уже зарегистрирована другим предпринимателем, выводится соответствующее уведомление.

На следующем этапе выберите ОФД из представленного списка. ИНН оператора заполнится автоматически. Сохраните внесенные изменения и отправьте данные. Окно регистрации не закрывайте, поскольку, в случае успешной сверки, придет уведомление с регистрационным номером онлайн-кассы. Его нужно ввести на онлайн-кассе. ККТ распечатает отчет. В поле «Отчет о регистрации ККТ» в строке «Фискальный признак» необходимо указать следующие реквизиты из чека:

• дату и время;
• номер фискального документа (порядковый номер чека);
• фискальный признак (10 цифр).

По завершении процесса пользователь получит карточку регистрации ККМ.

Штрафы за неприменение ККМ

Учет кассовых операций с применением ККМ обязателен для большинства хозяйствующих субъектов. За ведение деятельности без кассы предусмотрена административная ответственность. Штраф за неиспользование ККМ для ИП и должностных лиц при первом нарушении составляет 25–50 %, но не менее 10 тысяч рублей. Для юрлиц — 75–100 %, но не менее 30 000 рублей.

Если должностное лицо вновь уличат в работе без кассового оборудования и объем выручки за оба раза превысит 1 миллион рублей, его ждет дисквалификация на 1–2 года. ИП и организаций ждет более суровое наказание — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В 2025 году внесен на рассмотрение законопроект, согласно которому штрафы за неприменение ККМ возрастут в несколько раз. Для примера: минимальная сумма для ИП увеличится с 10 000 до 30 000 рублей, для юрлиц — с 30 000 до 150 000 рублей.

Чтобы избежать санкций, заранее установите кассовые аппараты, обучите сотрудников работе с ККМ. Следите за исправностью касс и стабильным интернет-соединением, чтобы не допустить сбоев при отправке фискальных данных ОФД.

Популярные вопросы и ответы на них

Можно ли использовать одну кассу для нескольких торговых точек?

Нет. Каждая ККТ привязывается к конкретному адресу расчётов. Если касса перемещается, изменение адреса нужно отразить в ФНС.

Можно ли применять мобильные или облачные кассы вместо физического устройства?

Да. Закон допускает использование программных онлайн-касс (ПККТ), если они включены в реестр ФНС. Примеры — облачные кассовые решения, в т.ч. для интернет-продаж и курьерских доставок.

Как выбрать правильную модель кассы: фискальный регистратор, смарт-терминал или автономная касса?

Выбор зависит от задач:

• фискальный регистратор — для связки с ПК или 1С, часто в ритейле;
• смарт-терминал — универсальное решение с экраном и ПО;
• автономная касса — для небольших точек, без ПК.

Технически каждая модель должна быть в реестре ККТ ФНС.

Что делать при замене фискального накопителя?

Нужно снять кассу с регистрации в ФНС (формируется отчёт о закрытии ФН), затем установить новый ФН и снова зарегистрировать кассу. Сроки, данные и процедура регламентируется ФЗ-54.

Можно ли работать без кассы, если оплата идет на карту по переводу?

Если принимается оплата за товар или услугу в пользу предпринимателя/компании — касса обязательна, независимо от того, переводят ли деньги наличными, переводом на карту или по QR-ссылке. Исключение — самозанятые физлица в статусе «НПД».