Финансовый учет помогает предпринимателям получить ответы на важные вопросы: развивается ли бизнес, из-за чего возникают кассовые разрывы, куда уходят деньги, как увеличить выручку и сократить потери и т. д. Без контроля доходов и расходов невозможно построить успешный бизнес. И сегодня мы расскажем вам о 4 популярных программах для автоматизации учета финансов в магазине.
Как вести учет финансов в магазине: важные нюансы
Финансовый учет часто называют бухгалтерским. Но это не совсем корректно. Учет финансов — не просто бухгалтерия, где нужно посчитать выручку, затраты, вычесть налоги и отчисления на зарплату. Это еще и планирование, контроль и анализ реальных экономических показателей.
Чтобы наладить финансовый учет, нужно правильно подобрать программу и настроить ее под свой бизнес. Чтобы сэкономить время и избежать распространенных ошибок, рекомендуем доверить эти задачи тем, кто на них специализируется. Мы оказываем услуги автоматизации финансового учета под ключ. Вы получите готовое и полностью настроенное решение, которое поможет контролировать доходы и расходы, быстро создавать первичные бухгалтерские документы и без задержек сдавать отчетность в контролирующие органы.
Кому нужно вести бухгалтерский учет
Все юрлица, в том числе занятые в сфере торговли, обязаны вести бухучет. Индивидуальные предприниматели освобождены от этого требования, независимо от оборота и системы налогообложения. ИП не нужно вести спецсчета, составлять проводки и сдавать в налоговую бухгалтерскую отчетность. Вместо этого они должны заполнять книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Она нужна для того, чтобы правильно рассчитать налог.
ИП, работающие на УСН «Доходы минус расходы», указывают в книге и выручку, и затраты. А предприниматели на УСН «Доходы» и патентной системе налогообложения — только поступления.
Для налоговой такого учета достаточно, а вот для развития бизнеса — не всегда. КУДиР не позволяет рассчитать реальную прибыль магазина, особенно если вы указываете в книге только доходы. Поэтому мы рекомендуем не ограничиваться одной только КУДиР, а вести полноценный финансовый учет.
С чего начать ведение финучета
Даже если вы освобождены от сдачи бухгалтерской отчетности, контролировать финансы вам все равно придется. Один из основных инструментов для этого — отчет о движении денежных средств (ДДС). Он показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. ДДС помогает избежать кассовых разрывов (когда на счетах и в кассе нет денег для текущих нужд).
Чтобы составить отчет о ДДС, нужно каждый день фиксировать приход и расход. Важно учитывать все затраты, даже самые мелкие, например, на оплату интернета, покупку канцелярских принадлежностей, чековой ленты и т. п.
Вместе с ДДС рекомендуем вести платежный календарь. Определите количество денег на начало месяца, добавьте планируемые поступления и затраты. Так вы увидите, хватит ли вам средств, чтобы со всеми расплатиться.
Для финансового учета в мелкой рознице можно использовать таблицы Excel. Но гораздо проще и удобнее делать это в специальной программе для учета финансов малого бизнеса. Это недорого и быстро окупает себя.
Программа для ведения финансового учета: как выбрать
На рынке есть множество коробочных продуктов и онлайн-сервисов для ведения финансов. При выборе нужно учитывать масштаб бизнеса, форму собственности, количество хозяйственных операций, объем товарооборота и другие параметры.
Предлагаем вам краткий обзор популярных программ для учета расходов и доходов в магазине. Он поможет выбрать софт под ваши задачи и бюджет. Любую из этих программ вы сможете приобрести у нас.
«1С:Бухгалтерия»
Это один из самых популярных продуктов для автоматизации финансового учета. Ежегодно юрлица должны представлять в ФНС бухгалтерскую отчетность. Ее состав и содержание определены ч. 1 ст. 14 Закона 402-ФЗФедеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В список обязательных к сдаче документов входят:
- бухгалтерский баланс;
- отчет о финансовых результатах;
- отчет об изменениях капитала;
- отчет о движении денежных средств;
- пояснения к отчетности.
Все перечисленные документы можно составлять в «1С:Бухгалтерия» («1С:БУ»). Программа универсальна. Она подходит как для небольших магазинов у дома, так и для крупных розничных сетей.
В «1С:БУ» фиксируется поступление товаров в магазин и их реализация по закупочной или продажной цене (с наценкой). Программа позволяет вести бухгалтерский учет всех расходов, в том числе на продажу продукции (транспортировку, хранение, рекламу и т. д.). Также она отражает выручку от реализации товаров, автоматически списывает себестоимость и начисляет НДС.
К «1С:БУ» можно подключить онлайн-кассу. В этом случае при закрытии смены в программе формируется документ «Розничные продажи (цены)», а на его основании — «Отчет о розничных продажах». В нем отражается выручка, поступление денег в кассу, безналичные платежи, возвраты и НДС.
Софт позволяет провести инвентаризацию денежных средств в магазине. На основании учетных данных в 1С автоматически формируется ведомость. Этот документ нужно сравнить с реальной суммой «налички» в кассе, а потом отразить излишки или недостачу.
Информация в «1С:БУ» хранится на бухгалтерских счетах, а все движения денег фиксируются с помощью проводок. Поэтому для работы с программой важно знать основы бухучета.
«1С:Управление нашей фирмой»
В отличие от «1С:БУ», в этой программе не используются счета и проводки. «1С:УНФ» позволяет контролировать финансы с помощью простых инструментов, которые не требуют знаний бухучета:
- Отчет «Деньги и взаиморасчеты». Показывает все поступления и расходы за выбранный период, остаток денежных средств на счете и в кассе, а также величину задолженности (вашей и контрагента).
- «Денежный поток». Отчет отражает все денежные потоки по видам деятельности: операционной, инвестиционной и финансовой. Информация о поступлениях и платежах детализирована. Вы легко отследите, куда уходят деньги, и поймете, какие затраты можно оптимизировать.
- «Доходы и расходы». Показывает доходы, расходы и прибыль (убыток). Помогает проанализировать продажи, оценить эффективность работы менеджеров, получить информацию, сколько зарабатывает бизнес с каждого вложенного рубля.
- «Управленческий баланс». Дает информацию о том, чем владеет компания и за счет чего было приобретено это имущество (прибыль, займы, уставный капитал).
Программа используется не только для учета денежных средств, но и для планирования расходов и доходов. И возможностей для этого в ней больше, чем в «1С:БУ». Кроме платежного календаря, есть инструменты для планирования продаж с учетом сезонности, расчета рентабельности, точки безубыточности и себестоимости по плановой марже.
«1С:Розница»
Эта программа подходит для простого учета и контроля финансов в небольшом магазине. В ней реализован необходимый минимум функций для управления деньгами. «1С:Розница» позволяет:
- контролировать «наличку» по местам хранения (в сейфах и денежных ящиках);
- отражать внесение денег в кассу и частичную выемку;
- фиксировать выплаты покупателям за возвращенный товар, в том числе через систему быстрых платежей;
- вести взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, контролировать сроки задолженности;
- планировать денежные потоки, формировать платежный календарь.
В «1С:Розница» удобно контролировать и анализировать доходы. Они отражаются в разрезе платежных средств: наличные, банковские карты, оплата переводом на счет продавца, бонусы и сертификаты.
Обновленная «1С:Розница 3.0» получила простой интерфейс и еще больше возможностей для увеличения продаж. Подробнее об этом можно почитать здесь.
Приложение «Книга учета доходов и расходов» для Эвотор
Это мобильная программа для записи и подсчета расходов и доходов в небольшом магазине. Чтобы начать работу с электронной книгой, необходимо скачать приложение с официального онлайн-маркета Эвотор, установить его в личном кабинете и указать информацию о компании. Сервис автоматически загрузит операции со всех ваших смарт-терминалов Эвотор, подключенных к ЛК. КУДиР собирает данные обо всех платежах с касс и вносит их в раздел «Доходы».
Деньги, которые приходят на счет не через смарт-терминал, можно добавить в систему из банковских выписок. А если вы пользуетесь сервисом Альфа-Банка или Сбербанка, то доходы можно внести в книгу нажатием одной кнопки. Затраты в КУДиР заносятся вручную.
На основе всех данных программа заполняет книгу учета расходов и доходов ИП. Вам остается ее только распечатать и подшить. Также сервис помогает формировать декларации УСН и заполнять заявления на патент.
Мы подберем подходящую программу для ведения расходов и доходов и поможем с нуля автоматизировать учет финансов за срок от 3 дней. Контроль денежных средств позволит вам сократить затраты и увеличить прибыль.
подскажите а в 1С Рознице есть функции для создания книги расходов и доходов?
Здравствуйте! Нет, в 1С:Розница нет функциональной возможности для формирования книги расходов и доходов. Это ПО для автоматизации розничной торговли. Сдавать отчетность возможно, например, в 1С:Бухгалтерии.
Можно ли из 1сУНФ выгружать управленческий баланс в 1С Бухгалтерию?
Здравствуйте! Из конфигурации 1С:Управление небольшой фирмой не переносятся в 1С:Бухгалтерию документы, относящиеся к управленческому учету.