Покупка и внедрение онлайн-кассы требует немалых вложений. А при неправильном подключении и настройке оборудования расходы еще увеличиваются. Чтобы избежать лишних проблем и не тратить время на исправление ошибок, рекомендуем ознакомиться с нашей пошаговой инструкцией по внедрению контрольно-кассовой техники (ККТ).
В этой статье мы расскажем, как зарегистрировать кассу в налоговой, подключить, настроить и научиться на ней работать без штрафов. А еще вы узнаете, как внедрить ККТ за 1 день и сэкономить 40 % своего бюджета.
Шаг 1. Проверка ККТ на сайте ФНС
Перед тем как начать работать с кассой, уточните, есть ли эта модель в реестре ФНС. Такую проверку необходимо выполнять перед покупкой. Но даже если вы уже приобрели устройство, сделайте это прямо сейчас.
Если кассы нет в реестре, ее нельзя зарегистрировать в налоговой!
Для проверки ККТ перейдите на сайт ФНС. В разделе «Деятельность» выберите «Иные функции ФНС России» → «Реестры и проверка контрагентов» → «Реестр контрольно-кассовой техники».
Проверка ККТ в реестре ФНС
Откроется страница с файлом для скачивания. Найдите в нем название и версию своей модели кассового аппарата. Если устройство отсутствует в реестре, можно предъявить продавцу заявление на возврат денежных средств или попробовать договориться о замене на другую модель. На решение проблемы могут уйти недели и месяцы.
Такие ситуации часто возникают при заказе оборудования на маркетплейсах и Avito. В статье о покупке ККТ мы подробно рассказали, с какими еще проблемами можно столкнуться на подобных онлайн-площадках.
Все модели, представленные в нашем интернет-магазине, входят в реестр ФНС. Приобретая любой аппарат, вы можете сразу заказать подключение онлайн-кассы под ключ. Комплексное внедрение обойдется на 40 % дешевле, чем оплата всех услуг по отдельности. В срок от 3 дней мы установим и настроим онлайн-кассу, подключим торговое оборудование и обучим сотрудников работе с ККТ.
Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91, и мы подготовим для вас индивидуальное предложение!
Шаг 2. Выбор оператора фискальных данных (ОФД) и заключение договора с ним
Подключение кассы к ОФД — требование ФЗ № 54Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Если не выполните это условие, то не сможете законно принимать оплату за свои товары и услуги. Касса будет печатать чеки, но в налоговую они не попадут. А значит, деятельность будет нелегальной, за что продавцу грозят штрафы и даже уголовное наказание.
Что такое ОФД для кассовых аппаратов
Ранее мы рассказывали, что такое ОФД в онлайн-кассах и в чем его главные задачи. Если вкратце, то это посредник между пользователем ККТ и налоговой. Все данные о кассовых расчетах поступают на сервер оператора, а оттуда — в ФНС.
Как выбрать ОФД
Вот несколько простых советов, как не ошибиться в выборе оператора:
- Убедитесь, что компания числится в реестре налоговой (порядок действий такой же, как и при проверке кассы).
- Отдайте предпочтение проверенному ОФД, который работает на рынке не один год, например, «Платформа ОФД», «Такском» и др.
Источник: CNews Analytics
- Изучите, что пишут пользователи на форумах: как часто случаются сбои, насколько быстро решаются проблемы, как работает техподдержка того или иного ОФД.
- Обратите внимание на наличие важных функций: поиск чеков в личном кабинете, получение статистики по продажам, контроль состояния ККТ и т. п.
У нас вы можете заказать услугу подключения к ОФД отдельно или сразу в комплекте при покупке кассы. Мы подберем оператора и самый выгодный тариф, подключим ККТ к серверу ОФД, настроим обмен данными. Вы получите только необходимое для своего бизнеса и не переплатите за ненужные сервисы.
Шаг 3. Регистрация онлайн-кассы в ФНС
Заявление на регистрацию ККТ можно подать дистанционно в личном кабинете налогоплательщика.
Подача заявления на регистрацию ККТ
В заявлении нужно указать параметры ККТ: модель, место и адрес установки, данные ОФД и другие сведения. Для заверки заявления используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя.
Когда документ пройдет проверку, касса получит уникальный регистрационный номер (РН) — он отобразится в ЛК.
Регистрационный номер ККТ
Шаг 4. Активация фискального накопителя
Этот этап самый «опасный». Нужно установить фискальный накопитель в кассу, а потом активировать его в настройках ККТ: ввести ИНН организации и полученный в налоговой регномер.
Что такое фискальный накопитель кассового аппарата? Это чип для записи и хранения информации обо всех чеках. Устанавливается в корпус ККТ. Бывает двух видов: со сроком действия 15 или 36 месяцев.
Порядок действий по активации ФН зависит от конкретной модели. Например, если это Эвотор, то операцию можно выполнить на самом смарт-терминале. Для фискальных регистраторов АТОЛ нужно установить на компьютер фирменный драйвер ККТ, и уже через него выполнять настройки.
Фискализация на смарт-терминале Эвотор
Если при вводе ИНН и РН ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель тут же станет непригоден для дальнейшего использования — придется покупать новый.
Если вы все сделали правильно, ККТ распечатает отчет о регистрации. Сохраните его для следующего шага.
Шаг 5. Завершение регистрации ККТ на сайте налоговой
Вернитесь в ЛК на сайте налоговой и в разделе «Учет ККТ» выберите ту модель, которую хотите зарегистрировать. Кликните по ее РН и выберите «Завершить регистрацию». Откроется форма, где нужно указать данные из бумажного отчета:
- время печати чека (с точностью до минуты);
- порядковый номер кассового документа;
- фискальный признак.
Заполнение отчет о регистрации
Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета «улетит» на проверку в ФНС. Если все пройдет успешно, в графе «Состояние» появится отметка о постановке на учет и ссылка для загрузки регистрационной карточки.
В статье о регистрации ККТ в налоговой мы привели пошаговую инструкцию и рассказали об основных проблемах, которые часто возникают на этом этапе. Самая распространенная — ошибки при заполнении заявления. Несоответствие данных в ФНС и в настройках ККТ — нарушение ФЗ № 54, грозит штрафами.
Чтобы не тратить время и деньги на исправление ошибок, доверьте регистрацию онлайн-кассы специалистам. Мы выполним эту процедуру за 1 рабочий день, и вы сразу сможете приступить работе.
Шаг 6. Подключение торгового оборудования к онлайн-кассе
Для комплексной автоматизации магазина недостаточно одной онлайн-кассы. Чтобы обеспечить быструю работу продавца и качественное обслуживание покупателей, к ККТ нужно подключить торговую периферию:
| 2D-сканер | Обязателен для торговли маркированной продукцией. В остальных случаях тоже необходим: для быстрого ввода позиций в чек, поиска товара в базе, добавления номенклатуры |
| Электронные весы | Нужны магазинам, торгующим продуктами на развес и разлив. Весы отправляют в кассу информацию о массе и стоимости товара, избавляя продавца от необходимости вводить эти данные вручную |
| Терминал эквайринга | Используется везде, где нужно принимать к оплате банковские карты: в рознице, общепите, сфере услуг. Без этого устройства вы упускаете больше 50 % потенциальных покупателей.
|
Кроме перечисленных устройств, вам может понадобиться дисплей покупателя, денежный ящик и принтер этикеток.
Шаг 7. Настройка кассы
На этом этапе необходимо настроить онлайн-кассу под конкретные бизнес-задачи:
- Подключить аппарат к кабельному (через Ethernet), беспроводному (по Wi-Fi) или мобильному (2G/3G) интернету для передачи данных ОФД.
- Заполнить товарную базу: вручную, с помощью сканера штрихкодов или через облачный сервис (посредством загрузки файла Excel).
- Настроить рабочее место кассира (РМК). Например, в РМК новой «1С:Розница» можно отображать товары в плиточном интерфейсе, добавлять их на панель избранных, задавать команды для горячих клавиш и многое другое.
Настройка РМК в «1С:Розница»
Еще можно настроить права доступа индивидуально для каждого кассира, например, отключить функции отмены покупки, оформления возвратов и редактирования чеков.
Шаг 8. Интеграция онлайн-кассы с товароучетной программой
Если в магазине есть 1С или другая «товароучетка», обязательно синхронизируйте ее с кассой. Для чего это нужно:
- На основании информации, полученной от ККТ, учетная система автоматически формирует аналитику: объем выручки, количество остатков, самые продаваемые и неликвидные товары.
- При изменении цен в 1С стоимость товаров обновляется и в памяти онлайн-кассы. Не нужно тратить время на ручной ввод данных.
- Запасы вовремя пополняются в соответствии с актуальными остатками и спросом.
Как подключать кассу к 1С, зависит от модели ККТ. Например, интеграция фискального регистратора АТОЛ с 1С настраивается в самой программе (через COM-порт, сетевой интерфейс Ethernet или другим способом).
Подключение ККТ к 1С
Смарт-терминалы «взаимодействуют» с 1С через облачный сервис. Данные о продажах поступают в «облако», а оттуда — в «товароучетку» и наоборот.
Шаг 9. Обучение сотрудников, как работать с кассовым аппаратом
Чтобы самостоятельно разобраться, как работает онлайн-касса, нужно изучить инструкции, посмотреть ролики, протестировать все функции. Освоение программы и исправление ошибок может затянуться на недели и затормозить торговлю. Мы поможем вам сэкономить время и как можно скорее начать работу. Продемонстрируем основные функции ККТ и представим понятные инструкции, с которыми сотрудники освоят новую программу за пару дней.
В рамках обучения вы узнаете, как правильно открыть и закрыть смену на кассе, создать номенклатуру, пробить чек, оформить возврат и списание, сформировать отчет.
Стоимость услуги зависит от количества часов обучения. Вы приобретаете только те знания, которые нужны для работы, и не переплачиваете за лишнюю информацию.
Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91, чтобы получить бесплатную консультацию по подбору оборудования и скидку от 40 % на сопутствующие услуги по внедрению онлайн-кассы!
Я сама регистрировала кассу Эвотор в налоговой. Ни каких сложностей не было с этим. Минут 25 на всё ушло. Основные проблемы возникли когда надо было настроить отправку данных в офд и подключить терминал к 1с. Пришлось обращатся за помощью.
Здравствуйте! Надеемся, что все проблемы удалось решить. Если нужна будет помощь, звоните на номер 8 (800) 500-25-91. Консультация бесплатная.
какие документы необходимы для работы онлайн ККТ? надо скачивать регистрационную карточку и хранить ее у себя? что еще нужно иметь на случай проверки от налоговой? сами доки на кассу.. техпаспорт и т.д.?
Здравствуйте. В процессе проверки работы ККТ налоговая обычно изучает:
— Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
— Кассовые отчеты.
— Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
Регистрационная карточка тоже понадобится при проверке ККТ или обращении в сервисный центр. Распечатать ее можно в любой момент.