Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная «бумага», оформленная на бухгалтера или другого сотрудника. Она подтверждает, что руководитель дал своему подчиненному добро заверять любые (или определенные) документы от имени компании своей личной квалифицированной электронной подписью (КЭП). При получении договора или другой цифровой «бумаги» от делового партнера важно проверить саму доверенность и полномочия сотрудника, который поставил свою подпись.
Возможность автоматической проверки МЧД реализована в сервисе «1С-ЭДО». И сегодня мы расскажем, как настроить эту функцию и правильно ею пользоваться.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Почему нельзя откладывать внедрение системы МЧД и как в этом поможет «1С-ЭДО»
С 1 сентября 2023 года на сотрудников компаний больше нельзя оформлять сертификаты с указанием юрлица. С этой даты подчиненные должны получать личные КЭП (на «физиков»), а при заверке документов — прикладывать машиночитаемую доверенность от руководителя.
До 1 сентября 2024 года можно пользоваться старыми сертификатами сотрудников, оформленными до 01.09.2023. Но даже если у вас еще действуют КЭП старого образца, рекомендуем начать подготовку к работе с МЧД уже сейчас, так как вам понадобится время, чтобы:
- изучить нормативно-правовую базу;
- решить организационные вопросы: назначить ответственных сотрудников, издать соответствующие приказы;
- выбрать способ оформления МЧД: в своей учетной системе, у оператора ЭДО, в ФНС;
- настроить API для интеграции и обмена данными с внешними системами.
При внедрении «1С-ЭДО» работа с МЧД в системе 1С не вызовет никаких сложностей. В этом сервисе уже реализованы основные функции для перехода на машиночитаемые доверенности, и список возможностей будет расширяться.
Если вы только начинаете или планируете пользоваться продуктами 1С и настройка «1С-ЭДО» вызывает у вас вопросы, обратитесь к нам по номеру 8 (800) 500-25-91. Мы подберем для вас подходящий продукт 1С и внедрим его под ключ в срок от 3 дней. Удаленно настроим программу под ваши задачи, обучим сотрудников работе в 1С и «1С-ЭДО», поможем перейти на электронные доверенности до дедлайна без ошибок и лишних затрат.
Зачем проверять МЧД при получении и отправке документов
Проверка доверенности и объема полномочий подписанта не является обязательной. Эта процедура остается в интересах компании, которая получает заверенные электронные документы, так как именно она принимает на себя риски. Перед заключением сделки важно убедиться, что:
- представитель контрагента, подписавший документ, имеет на это соответствующие полномочия;
- его доверенность действительна и актуальна (не отозвана, не просрочена и т. п.).
Проверка наличия, актуальности и полномочий, прописанных в доверенности, лежит в зоне ответственности принимающей стороны. Операторы ЭДО не решают за пользователей в части их отношений с контрагентами. Они не блокируют документы без МЧД или с некорректной доверенностью, поэтому вы должны удостовериться во всем самостоятельно.
Проверять нужно не только МЧД деловых партнеров, но и собственные доверенности перед отправкой документов. У одного работника может быть сразу несколько МЧД для разных задач и с разными полномочиями. В случае ошибки контрагент вправе потребовать корректную доверенность, что может тормозить сроки заключения сделки, выполнения работ, оказания услуг и т. д. Чтобы не тратить время зря, убедитесь перед отправкой документов, что вы выбрали «правильную» доверенность: она действительна и полномочия в ней соответствуют совершаемым действиям.
Как проверить машиночитаемую доверенность
При обработке входящих документов с МЧД нужно проверить 2 момента:
- Статус самой доверенности.
- Указанные в ней полномочия.
Первое можно сделать вручную в едином распределенном реестре на сайте ФНС или в автоматическом режиме — через сервис ЭДО (если в нем есть такая функция). Если вы пользуетесь программой 1С, то проверку МЧД можно выполнять с помощью «1С-ЭДО». Ранее мы подробно рассказывали, чем этот сервис полезен бизнесу, как им правильно пользоваться и сколько нужно платить. «1С-ЭДО» существенно упростит задачу проверки МЧД, если ежедневно вы отправляете и получаете сотни актов, накладных и договоров, а также передаете информацию в Честный ЗНАК.
Главное — правильно настроить сервис, чтобы он автоматически выполнял валидацию доверенностей и предупреждал сотрудников, если с МЧД есть какие-то проблемы.
Второе — полномочия в МЧД — проверяются вручную, так же, как и в бумажных доверенностях. Автоматически это делает ФНС и некоторые другие госорганы при получении отчетности. Но в сфере взаимодействия между компаниями таких возможностей пока нет. Когда Минцифры создаст единый классификатор, полномочия можно будет выгружать в оцифрованном виде из специального реестра. А пока они прописываются текстом в самой МЧД, и у операторов ЭДО нет ресурсов для их автоматической проверки.
Но в «1С-ЭДО» есть функции, которые помогут упростить процесс проверки полномочий. И ниже мы расскажем об этом подробнее.
Использование МЧД в системе «1С-ЭДО»: какие функции доступны
В сервисе «1С-ЭДО» можно проводить комплексную проверку как самой цифровой доверенности, так и подписей уполномоченных сотрудников — участие пользователя сводится к минимуму. Программа автоматически выполняет следующие операции:
| При получении документов | При отправке |
| Загружает МЧД при любом способе передачи: из распределенного реестра ФНС, в пакете с электронными документами Проверяет доверенность, подписи представителей, полномочия (в т. ч. указанные в виде текста) Контролирует отзыв МЧД в реестре налоговой | Подбирает подходящую доверенность с учетом параметров: представитель; доверитель; полномочия; период действия МЧД; актуальный статус в реестре |
«1С-ЭДО» работает в едином интерфейсе с 1С, и вам не придется каждый раз переключаться между разными окнами.
Алгоритм проверки статуса МЧД в «1С-ЭДО»
Подтверждение электронной подписи и статуса доверенности выполняется по умолчанию, без дополнительных настроек. Объем проверки зависит от конкретной конфигурации. Например, программа «1С:Бухгалтерия» осуществляет до 18-ти разных операций, в том числе:
- криптографическую проверку КЭП и сертификата;
- сверку информации о владельце КЭП с данными о подписанте МЧД;
- проверку цепочки передоверия (обработку данных в «материнской» и «дочерних» МЧД);
- проверку соответствия установленному формату машиночитаемой доверенности;
- сопоставление срока действия КЭП с датой подписи и др.
Чтобы посмотреть результат проверки МЧД, откройте документ (например, товарную накладную) и перейдите во вкладку «Подписи». Соответствующая информация появится в графе «Статус подписи». При двойном клике откроется форма с подробной расшифровкой результатов проверки.
Проверка МЧД в 1С
В поле «Статус подписи» может быть указано, что доверенность не найдена. В этом случае программа не «разрешит» поставить ответную КЭП. Но вы можете проверить наличие и корректность документа вручную и самостоятельно решить, доверять этому партнеру или нет, заверять документ сейчас или запросить МЧД.
Подтверждение доверенности вручную
Если выбрать первый вариант («Да, доверяю») и отметить галочкой команду «Больше не задавать вопрос…», программа запомнит настройку для этого физлица и в следующий раз будет сразу переходить к подписанию цифрового документа.
Настройка проверки полномочий в МЧД в «1С-ЭДО»
«1С-ЭДО» поддерживает оба доступных способа фиксации полномочий:
- По общероссийскому классификатору полномочий (согласно Приказу Минцифры № 856 от 18.08.2021Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 18 августа 2021 г. № 856 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»). Он содержит полномочия, которые получены от Минцифры, Минстроя, ФНС, Центробанка и других госорганов.
- В форме произвольного текста.
По умолчанию при создании новой МЧД представитель наделяется всеми полномочиями. Если доверитель хочет ограничить эти права, в доверенности нужно перечислить конкретные действия, которые может совершать сотрудник. В карточке МЧД полномочия выглядят так:
Карточка МЧД контрагента, список полномочий
В «1С-ЭДО» реализован специальный конструктор, где можно настроить правила (условия) проверок полномочий. Инструмент находится в соответствующей вкладке МЧД и предполагает два варианта:
- Упрощенная проверка. Осуществляется по трем параметрам: контрагенты, сумма и вид документов.
- Скрипт (набор команд), настроенный на языке «1С:Предприятие». Более сложный вариант, который требует навыков программирования. Зато позволяет настроить любые правила проверки под свои задачи.
Настройка автоматической проверки полномочий
Если ни один из вариантов не подходит, можно выполнять проверку вручную. Для этого нужно открыть конкретный входящий документ и из формы «Статус подписи» перейти по ссылке «Проверить вручную». После подтверждения полномочий программа «разрешит» поставить подпись на этом документе.
Обновление «1С:Библиотека электронных документов» с описанной выше функцией вышло недавно и еще не успело попасть в актуальные релизы. Чтобы настроить ее в своей конфигурации, необходимо на портале ИТС скачать специальный патч EF_00_00547355.
Особенности проверки МЧД при отправке документов
При заверке исходящего документа программа 1С автоматически выбирает МЧД из списка всех доверенностей. Сотрудник не сможет подписать документ в «1С-ЭДО», если его полномочия не прошли проверку. В будущем разработчики планируют смягчить эти условия на уровне администратора.
Если полномочия в МЧД контрагентов можно проверять вручную, то для доверенностей своей компании эта процедура выполняется только в автоматическом режиме. Необходимо заранее настроить правила проверки: упрощенно или со скриптом.
Если у вас остались вопросы по использованию МЧД в системе «1С-ЭДО» или настройке проверки, оставьте заявку на нашем сайте или позвоните по телефону 8 (800) 500-25-91. Мы предоставим бесплатную консультацию, подберем подходящую программу 1С под ваши задачи, подключим и настроим электронный документооборот, поможем за 3 дня начать работу с МЧД по всем правилам!
Не пойму, в случае каких то махинаций или судебных исков теперь я должна буду отвечать т.к подпись моя?
Здравствуйте! Мы ответим на любые вопросы по настройки МЧД, работе с ней и т. д. По поводу махинаций и судебных исков вам стоит проконсультироваться с юристом.
А для работы в 1С ЭДО и 1С-Отчетность нужно оформлять разные МЧД или достаточно одной?
Здравствуйте! В решениях 1С поддерживается работа с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) как при отправке отчетности в контролирующие органы через сервис 1С-Отчетность, так и при ЭДО с контрагентами через сервис 1С-ЭДО. Это разные механизмы, и на законодательном уровне для них предусмотрены разные МЧД.