Новая форма УПД и счета-фактуры с 2025 года

Утверждены новые формы УПД и счета-фактуры, которые начинают действовать с 2025 года. Расскажем, что изменилось в структуре и содержании документов. Объясним, кого касаются новшества в первую очередь.

Обновленные счета-фактуры и УПД: что изменилось

С 1 апреля 2025 действует новая форма УПД и счета-фактуры как в бумажном, так и в электронном виде. Изменения прежде всего связаны с необходимостью отражения информации о товарах, подлежащих прослеживанию. Новые формы УПД и счета-фактуры утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.08.2024 № 1096.

Для создания электронных документов в нужном формате и обмена ими с контрагентами и контролирующими органами нужно использовать специализированную программу. Если ее у вас пока нет, можете обратиться к нам. Выполним автоматизацию вашего бизнеса — подберем подходящую программу, установим, настроим, интегрируем с необходимыми сервисами и госсистемами. Все работы займут около 3 дней.

Автоматизация

• Выгодно — стоимость ниже до 30 % за счет удаленных работ
• Готовый и настроенный под вас комплект оборудования и программ
• Автоматизация под правила маркировки и 54-ФЗ

Автоматизировали работу сотен компаний и предпринимателей — поможем и вам!

Подробнее Заказать звонок

«Пройдемся» по каждому документу, выясним, что изменилось в обновленных формах счета-фактуры и УПД.

Новая форма счета-фактуры с 2025 года

Немного изменилась структура и содержание счета-фактуры:

• в строке 5 номер и дату платежно-расчетного документа нужно указывать только налоговым агентам, приобретающим товары, оплачивающим услуги или работы в России у иностранных граждан;
• в строке 5а следует указывать наименование, номер и дату документов об отгрузке продукции, выполнении работ или оказании услуг;
• в табличной части добавлена новая графа — 14, где нужно отражать стоимость товара, подлежащего прослеживанию.

Если вы не работаете с прослеживаемой продукцией, графы 12–14 счета-фактуры не нужно заполнять.

Обновленная форма УПД

Согласно изменениям с 2025 года, электронный УПД, как и счет-фактура, должен содержать новую графу 14 с данными о стоимости прослеживаемого товара. Предусмотрены и другие новшества. Так, новый вид УПД:

• может в одном и том же документе содержать сведения о продукции, подлежащей обязательной маркировке, и продукции, подпадающей под прослеживание;
• при составлении корректировочного УПД включает имя файла обмена документа, в который вносились изменения;
• применяется для оформления передачи на ответственное хранение товаров, имущества или имущественных прав, внутреннего перемещения (в пределах предприятия), отправки данных о реализации или закупке продукции в рамках комиссионных или агентских договоров;
• в блоке «Подписант» содержит информацию: о типе используемой подписи и машиночитаемой доверенности, полномочиях подписанта, способе передачи и проверки МЧД;
• включает элементы: ГТИН — глобальный идентификационный номер продукции, КолВедМарк — количество маркированных товаров в потребительской упаковке, ПрПартМарк — производственная партия (при объемно-сортовом учете);
• в адресном блоке содержит данные об адресе объекта налогообложения в соответствии с государственным адресным реестром;
• блок «Реквизиты документа» включает дополнительные сведения об УПД;
• содержит новые элементы, отражающие специальные обстоятельства формирования документа (при наличии), например, СпОбстФСЧФДОП: УПД со счетом-фактурой, СпОбстФДОП: без счета-фактуры.

Обмен электронными документами осуществляется через систему ЭДО. Нужно выбрать компанию из реестра операторов электронного документооборота (на портале ФНС) и подписать с ним договор. Мы можем помочь. Предоставляем услуги по подключению к системе ЭДО «Платформа ОФД» всего за 1 день.

Новые формы счета-фактуры или УПД со стоимостью прослеживаемых товаров с 2025 года действуют для ИП и юрлиц, независимо от используемой налоговой системы — можно работать на УСН или ОСН.

Подключим ЭДО за день

Оператор ЭДО Платформа ОФД

Выгодно — от 1 000 руб.

Подробнее Заказать звонок

Когда нужно использовать новый вид УПД и счета-фактуры

С 1 апреля 2025 года электронный УПД нужно оформлять только в новом формате. При этом новая печатная форма УПД действует с 01.10.2024. Проверьте в 1С или другой используемой программе учета, поддерживает ли она обновленные версии документов.

Правила оформления УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) по-прежнему может выполнять сразу 2 функции — быть одновременно и накладной, и счетом-фактурой. Также его можно использовать как отдельную накладную или акт. Чтобы документ имел юридическую силу, важно правильно указать его статус. Это может быть:

1. Статус 1 — если УПД применяется одновременно как накладная и счет-фактура по операциям, облагаемым НДС.
2. Статус 2 — если используется исключительно как накладная или акт при операциях, не подпадающих под уплату НДС.

Ниже вы найдете инструкцию по корректному заполнению УПД в зависимости от его статуса.

УПД со статусом 1

Раздел со счетом-фактурой:

1. Строка 1. В ней указывают порядковый номер документа и дата его составления. Счет-фактура должен быть оформлен в течение пяти календарных дней с момента отгрузки или выполнения работ.
2. Строки 2, 2а, 2б. Информация о продавце: наименование, адрес, ИНН и КПП.
3. Строки 3 и 4. Заполняют при продаже товаров. Если речь об услугах или работах — ставят прочерк.
   

   Если продавец является и грузоотправителем, в строке 3 пишут «Он же». Если покупатель и грузополучатель совпадают — указывают наименование и адрес получателя (формулировку «Он же» применять нельзя).

4. Строка 5. Указывают номер платежного поручения при наличии предоплаты. В противном случае ставят прочерк.
5. Строка 5а. Указывают документ, подтверждающий отгрузку.
6. Строки 6, 6а, 6б. Сведения о покупателе, аналогично информации о продавце.
7. Строка 7. Название и код валюты. Если расчеты по договору ведут в иностранной валюте, это отражают в документе.
8. Строка 8. Указывают идентификатор госконтракта при его наличии. Если идентификатора нет, то ставят прочерк.

Идентификаторы присваивают контрактам по гособоронзаказу или договорам, финансируемым из бюджета.

Табличная часть:

1. Колонка А. Код товара или услуги: артикул, код ОКВЭД, ОКУН и др. Заполняют при наличии льгот или особенностей налогообложения.
2. Колонка 1. Номер строки таблицы (можно не указывать).
3. Колонки 1а, 1б, 2. Наименование товаров/услуг и единицы измерения.

Графа 1б: код по ТН ВЭД ЕАЭС. Обязателен для экспорта в страны ЕАЭС. В других случаях ставят прочерк.

1. Графа 3. Количество товаров или объем работ/услуг. Если указать невозможно — прочерк.
2. Графа 4. Цена за единицу без НДС — при наличии такой информации.
3. Графа 5. Общая стоимость без учета НДС.
4. Графа 6. Сумма акциза. Указывают только для подакцизных товаров. Если неприменимо — «Без акциза».
5. Графа 7. Ставка НДС. Если продавец освобожден от уплаты НДС, то указывют «Без НДС».
6. Графа 8. Сумма НДС в рублях и копейках, без округления. Если НДС не применяется — «Без НДС».
7. Графа 9. Общая стоимость с учетом НДС.
8. Графы 10, 10а, 11. Страна происхождения товара, ее код (ОКСН), номер таможенной декларации. Заполняют только при наличии импорта.

Далее рассмотрим правила заполнения УПД со статусом 2.

УПД со статусом 2

В УПД со статусом 2 не заполняют:

1. Графы 7 и 8 — НДС и сумма НДС.
2. Графы 10, 10а, 11 — данные по стране и ГТД. Только для операций с НДС.

Также можно не заполнять:

1. Графы 4, 5 и 6 — цена, стоимость, акциз.
2. В разделе счета-фактуры строки 2а, 2б, 3, 4, 5, 6а, 6б.

Остальные строки оформляют аналогично УПД со статусом 1.

Кто подписывает УПД

Документ обязательно визируют ответственные представители обеих сторон — указывают должность и Ф. И. О. Со стороны продавца:

1. В разделе счета-фактуры — руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица.
2. Индивидуальные предприниматели подписывают лично, указывая данные о регистрации. Представитель ИП визирует в дополнительном поле с доверенностью.
3. Таблица, поле 10 — лицо, передавшее товар или услуги.
4. Таблица, поле 13 — ответственный за корректность оформления. Если он уже расписался выше, можно ограничиться указанием Ф. И. О. и должности.

Со стороны покупателя:

1. Таблица, поле 15 — лицо, принявшее товар или услугу.
2. Таблица, поле 18 — ответственный за правильное оформление. Если подписался в поле 15, здесь можно указать только должность и Ф. И. О.

Мы автоматизировали работу с УПД сотням компаний. Поможем избежать ошибок и научим работать, соблюдая требования законодательных актов. Звоните на номер 8 (800) 500-25-91. Работаем 24/7. Консультация бесплатная.

Вопрос-ответ

С какого числа обязательна новая форма УПД и счета-фактуры?

С 1 апреля 2025 года обязательным становится использование формата 5.03 для всех участников электронного документооборота.

Что произойдет, если после 1 апреля 2025 года использовать старый формат?

Документы, оформленные по старым форматам после этой даты, будут считаться недействительными, что может привести к штрафам и потере права на налоговый вычет.

Кого касаются изменения в формате УПД и счета-фактуры?

Все организации и индивидуальные предприниматели, использующие электронный документооборот, обязаны перейти на новый формат.

Как подготовиться к переходу на новый формат?

Необходимо обновить программное обеспечение, проверить настройки ЭДО, обучить персонал и провести аудит текущих процессов.