Основные причины пересортицы на складе — ошибки, допущенные при приемке и отгрузке товаров. Часто возникает при ручном учете и гораздо реже — на автоматизированном предприятии.
Расскажем, как выявить пересортицу при инвентаризации на складе, оформить расхождения и выровнять остатки.
Пересорт товара: что это простыми словами
Сначала поясним суть понятия «пересорт товара», что это простыми словами. Это расхождения в количестве продукции одного вида. Причем недостача и излишки эквивалентны друг другу. Например, ручек с черными чернилами на 3 больше, а с синими — на столько же меньше, чем числится на остатке в товароучетной системе. Если же просто не хватает 5 карандашей, это недостача. Также не будет считаться пересортом нехватка ручек и лишние маркеры, так как это разные виды товаров.
Причины пересортицы на складе:
- Ошибки, допущенные при приемке или отгрузке товаров со склада. Например, поставщик перепутал продукцию, а сотрудник склада не сверил фактические данные с отраженными в накладной.
- Неправильное ведение документооборота. Допустим, кладовщик вручную вводил наименования в учетную систему и ошибочно указал марку зеленого горошка — «Бондюэль» вместо «Кубаночка».
Обнаружить расхождения в остатках можно при проведении инвентаризации.
Согласно Приказу Минфина РФ №49Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», организации должны проводить инвентаризацию ежегодно — перед сдачей бухгалтерской отчетности. В отношении ИП это правило не действует. Предприниматель может сверять остатки, когда ему вздумается. При этом он должен понимать, насколько важна регулярная инвентаризация: по-другому своевременно выявить недостачу и излишки не получится.
Если сверять остатки «вручную», переписывая позиции в блокнот или внося в таблицу Excel, это займет много времени и не исключено, что приведет к ошибкам из-за усталости или невнимательности кладовщиков. Другое дело — автоматизировать бизнес-процессы на складе с помощью специального оборудования и программного обеспечения.
Оборудование и программы для инвентаризации на складе: как выявить пересорт продукции
Для автоматизации инвентаризации и своевременного обнаружения пересорта продукции на складе нужно использовать терминал сбора данных и специализированную программу. ТСД — устройство на ОС Android, комплектуется встроенным 2D-сканером, сенсорным экраном, беспроводными модулями (Wi-Fi, Bluetooth), работает от аккумулятора. Многие терминалы поддерживают мобильную связь (3G/4G).
Рассмотрим популярные модели ТСД:
- Urovo DT30. Хорошо защищен от пыли и влаги (IP67), может работать на открытых площадках, под дождем.
- АТОЛ Smart.Pro. Класс герметизации, как у предыдущей модели. Основной плюс — аккумулятор повышенной емкости (6 000 мАч). Обеспечивает от 10 часов автономной работы на одном заряде.
- АТОЛ Smart.Lite. Работает от аккумулятора на 5 200 мАч.
Любую из представленных моделей ТСД можно купить в нашем интернет-магазине.
Терминал сбора данных используется в паре со специализированным софтом, который отвечает за идентификацию товаров по штрихкодам, обработку данных и связь с системой учета. Например, Mobile SMARTS: Склад 15 или DataMobile.
С помощью ТСД и программы для товароучета можно выполнять полную или частичную инвентаризацию на складе. В первом случае пересчитывается весь товар, во втором — отдельные виды продукции. В обоих — можно выявить и оформить пересорт на складе.
Давайте посмотрим, как провести частичную инвентаризацию:
- Из товароучетной программы на терминал выгружают задание со списком товаров, остатки которых нужно проверить.
- Кладовщик считывает штрих-коды с нужной продукции, используя для этого встроенный в ТСД 2D-сканер.
- По завершении операции — выгружает данные в систему учета.
В «товароучетке» автоматически «подбиваются» результаты инвентаризации — данные, полученные при сканировании штрихкодов, сопоставляются с информацией в учетной системе. На этом этапе могут быть обнаружены излишки, недостача и пересортица.
Как оформить пересорт на складе
Информация, полученная в ходе пересчета остатков, вносится в инвентаризационную опись. На основании этих данных можно составить акт о пересорте товара (образец — ниже).
Акт о пересортице товара
Документ подписывает лицо, ответственное за инвентаризацию, и кладовщик.
Опишем, как оформить пересорт в организации:
- Бухгалтер создает сличительную ведомость. В ней отражает результаты инвентаризации.
- Председатель инвентаризационной комиссии получает от материально ответственного лица объяснительную записку по пересорту товара. В ней должно быть указано, какая продукция и в каком количестве в избытке, какой и сколько не хватает, причины расхождений, как сотрудник планирует избежать подобных ситуаций в будущем.
Пример объяснительной записки
- Председатель инвентаризационной комиссии оформляет предложение о зачете пересортицы и оформляет документ на имя руководителя.
- Руководитель издает приказ о зачете пересортицы, дает распоряжение главному бухгалтеру оформить пересортицу.
Приказ о зачете пересортицы
- Оформляется ведомость учета результатов инвентаризации.
Коммерческие организации для оформления выявленной пересортицы могут использовать унифицированные формы первичной учетной документации:
- для инвентаризационной описи — ф. ИНВ-3:
- ведомости учета результатов — ф. ИНВ-26;
- сличительной ведомости — ф. ИНВ-19.
При этом их применение необязательно, можно разработать формы документов самостоятельно, но в них должны содержаться обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗФедеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Как исправить пересорт
Завершая нашу статью, расскажем, как исправить пересорт. В налоговом учете такая корректировка рассматривается как две самостоятельные операции:
- Оприходование излишков — товаров, которых по факту больше, а по данным в учетной системе — на столько же меньше.
- Списание недостачи — продукции, которой на складе меньше, чем числится на остатках.
Стоимость излишков отражается во внереализационных доходах. Недостача учитывается во внереализационных расходах.
В бухгалтерском учете можно провести взаимный зачет таких излишков и недостач.
