«1С:Распознавание первичных документов» («1С:РПД») — сервис для ввода актов, счет-фактур и других «бумаг» в программу 1С по их скан-копиям. Больше не нужно вручную вносить данные в электронные формы — с помощью нового программного решения информация добавляется автоматически.
Контрагент прислал многостраничный документ по email — не стоит тратить несколько часов, чтобы «загнать» сведения в 1С. Это сделает сервис «1С:РПД», а вам останется только проверить его работу. Прислали пачку бумажных документов — чтобы прикрепить их к базе, достаточно отсканировать оригиналы и отправить файлы на распознавание. Сервис сам найдет нужное для них место в 1С. Все просто, быстро и без ошибок.
Разберемся детальнее, как это происходит. Расскажем, что «умеет» «1С:РПД», с какими программами 1С работает, как его подключить.
Возможности сервиса
Сервис работает с основными первичными документами, такими как:
- счета;
- накладные;
- акты;
- счета-фактуры;
- УПД;
- УКД;
- кассовые чеки.
Чтобы сделать скан-копию или фото бумажных документов, можно воспользоваться специальным оборудованием — сканером или фотокамерой. Затем сохранить файлы на компьютере, при необходимости — выгрузить в сервис. А можно еще проще: использовать бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер документов», которое разработано для «1С:РПД».
Сервис позволяет загружать скан-копии или фото в форматах PDF, PNG, JPG, BMP, TIFF. Поддерживает цифровые документы в форматах PDF, Word, Excel, OpenDocument, а также архивы — RAR, ZIP, и 7z.
Если вы еще не используете программу 1С, а только на этапе выбора, поможем его сделать. Например, для малого бизнеса рекомендуем конфигурацию «1С:Управление нашей фирмой 8». Внедрим и настроим программный продукт под запросы вашего предприятия. Расскажем, как использовать функцию распознавания документов в «1С:УНФ».
Возможности сервиса «1С:РПД»:
- Распознавание, сопоставление реквизитов поставщиков и покупателей, номенклатуры и других данных с информацией в базе 1С. При обнаружении расхождений в номенклатуре нужно указать правильный вариант — сервис его запомнит и в следующий раз выберет автоматически. Если какие-то данные отсутствуют или используются впервые, пользователь должен подтвердить их создание. Сомнительные элементы сервис выделяет красным цветом.
- Быстрый ввод многостраничных документов в 1С — по одному или «пакетом».
- Создание комплектов — группы документов, отражающих одну хозяйственную операцию. Например, счет-фактура и товарная накладная по форме ТОРГ-12.
- Сопоставление данных из QR-кода на чеке со сведениями от ФНС. Эта информация нужна для загрузки в авансовый отчет или путевой лист. Для считывания QR-кода с кассового чека можно использовать мобильное приложение «1С:Сканер документов» — данные сразу подлежат распознаванию.
Сервис автоматически прикрепляет скан-копию к соответствующему документу в 1С.
С какими программами работает сервис «1С:РПД»
Сервис «1С:Распознавание первичных документов» работает только при наличии интернет-соединения. Совместим с такими конфигурациями 1С:
- «1С:Бухгалтерия 8»;
- «1С:ERP Управление предприятием 2»;
- «1С:ERP.Управление холдингом»;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:Управление торговлей»;
- «1С:Управление нашей фирмой»;
- «1С:Розница».
Поддерживается нетиповыми решениями, такими как «1С:Общепит», «1С:Ломбард» и другими. Доступен в приложении «1С:БухОбслуживание».
Программа 1С должна быть на официальной поддержке!
Сервис для распознавания документов часто используют бухгалтера в составе конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» локальной или облачной версии. Любую из них можно приобрести у нас.
Как подключить сервис «1С:Распознавание первичных документов»
Для подключения «1С:РПД» нужно выбрать тариф и оформить годовую подписку. Ее стоимость зависит от количества страниц документов, доступных для распознавания.
Тарифы «1С:РПД»
Также предусмотрен тариф «Распознавание текста» — доступен пользователям программы «1С:Документооборот 3.0» КОРП, ДГУ, КОРП, Холдинг, начиная с релиза 3.0.15.
Тарифы «Распознавание текста» сервиса «1С:РПД»
Как подключить «1С:Распознавание первичных документов» в программе 1С:
- Перейти в раздел «Настройки», в подразделе «Интеграции» выбрать ссылку «Распознавание документов».
Ссылка «Распознавание документов» в 1С
- Проверить, что опция «Использовать распознавание документов» отмечена галочкой.
Опция «Настройки распознавания документа» в 1С
- В меню разделов «Продажи» и «Закупки» появится пункт «Загрузить документы из сканов (фото)» — в подразделе «Сервис».
Ссылка «Загрузить документы из сканов (фото)» в 1С
- При нажатии на эту ссылку можно перейти на главную форму «Распознавание документов». В левом верхнем углу отображается статус подключения. Нужно нажать «Подключить сервис», затем — «Начать использовать». Далее следует авторизоваться — ввести данные аккаунта в «1С:ИТС».
Форма «Распознавание документов» в 1С
Если в информационной базе подключена интернет-поддержка «1С:ИТС», сервис можно «запустить» бесплатно на тестовый период (250 страниц на 12 месяцев).
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Как работает сервис «1С:РПД»
Простая инструкция, как работает сервис «1С:РПД»:
- Пользователь сканирует бумажные документы. Затем — загружает их в сервис.
- Дожидается результатов распознавания документов.
- Проверяет результат. Если нужно — вносит правки.
- Передает документы в 1С.
Тип создаваемого входящего документа зависит от того, какая «бумага» распознается:
- если счет на оплату, полученный от поставщика, то в базе создается документ «Счет на оплату (полученный)»;
- УПД, ТОРГ-12, акта об оказании услуг или неунифицированные формы накладных — «Приходная накладная»;
- счет-фактура — «Счет-фактура (полученный)».
Схожим образом происходит создание исходящих документов, за исключением некоторых отличий. Подробнее — в таблице:
Таблица видов входящих и исходящих документов в 1С
Продемонстрируем процесс работы с сервисом «1С:Распознавание первичных документов». Допустим, нужно загрузить скан-копию, сохраненную на компьютере. Алгоритм действий:
- В разделе «Продажи» или «Закупки» перейти в рабочее место «Загрузить документы из сканов (фото)» и в открывшейся форме нажать кнопку «Добавить файлы».
Добавление файлов для распознавания в «1С:РПД»
Можно перетащить файл с компьютера или выбрать его путем нажатия на кнопку «Добавить».
Прикрепление файлов для распознавания в «1С:РПД»
- Проверить порядок страниц (для многостраничных документов) и нажать «Распознать».
Кнопка «Распознать» в «1С:РПД»
- Дождаться результатов. Скорость распознавания зависит от размера документа, качества изображения и пр. Отслеживать результаты можно в новом окне.
Результаты распознавания документов в «1С:РПД»
В результате распознавания определяется форма документа, заполняются реквизиты «шапки» и табличной части. Данные, нераспознанные сервисом, подсвечиваются красным цветом. В верхней части отображается счетчик ошибок: общее количество неопределенных реквизитов.
Нераспознанные данные в «1С:РПД»
Для незаполненных реквизитов предусмотрена команда создания нового элемента. Также сервис предлагает варианты из данных в справочнике.
Варианты данных в справочнике в «1С:РПД»
- После успешной проверки и исправления ошибок нужно создать документ в 1С. В выпадающем меню (при нажатии кнопки «Создать») можно выбрать тип документа. Скан-копия прикрепляется к нему автоматически.
Создание документа в 1С в «1С:РПД»
Если у вас остались вопросы, можете связаться с нашими специалистами по телефону (номер 8 (800) 500-25-91, работает круглосуточно) или через форму обратной связи.
