Ордерный склад предназначен для разделения фактического и документального оформления процессов товародвижения. Подходит для тех сфер бизнеса, в которых не всегда есть возможность вовремя «провести» приемку или отгрузку. Поговорим об ордерном складе — что это такое и как с ним работать в «1С».
Что такое ордерный склад
Это разновидность складского хозяйства, где товарооборот фиксируют с использованием приходных и расходных ордеров. Позволяет оформлять приемку и отгрузку продукции раньше или позже даты формирования первичных документов. Руководитель и сотрудники могут видеть реальное количество и состояние запасов в учетной системе.
Функции ордерного склада «заложены» в программе «1С:УНФ», «1С:Управление торговлей» и др. Поможем подобрать конфигурацию для автоматизации склада. Внедрим ее в срок от 3 дней.
Принципы ордерного складского учета в «1С»:
- Движение товаров на складе и по документам фиксируется не одновременно. Например, приемка поступлений оформляется после размещения продукции по местам хранения.
- Сотрудники, которые принимают груз и ведут расчеты с клиентом, удалены друг от друга. Допустим, счета на заказ оформляет менеджер, а учет продукции ведет кладовщик, который находится в другом городе.
- Существует четкое разделение документов по типу операций. Складские — ордера прихода и отгрузки. Финансовые — УПД (оформляются при продаже и отправке продукции клиенту), ТОРГ-12 (при поступлении новой партии и оформлении накладной).
- Движение продукции фиксируется с помощью ордеров, а материальная сторона и учет количества товаров отражается в бухгалтерских отчетах о доходах, взаимозачете и пр.
Ордерная схема складов позволяет контролировать этапы выполнения операций в «1С» с помощью статусов ордеров.
Как настроить ордерный склад в 1С
Сначала расскажем, как настроить ордерный склад в «1С». Перейдите в раздел «НСИ и администрирование». Выберите «Склад и доставка».
Раздел «НСИ и администрирование» в «1С»
Обратите внимание на установленный флажок «Ордерные склады», что означает возможность использования особой схемы документооборота.
Вкладка «Склад и доставка» в «1С»
Систему ордеров можно применять отдельно для каждого склада. Для этого перейдите в справочный раздел «Склады и магазины», выберите предприятие и отметьте галочкой функцию «Использовать ордерную схему документооборота».
Функция «Использовать ордерную схему документооборота» в «1С»
Программа «1С» позволяет определять, при каких операциях будет использоваться ордерная схема работы на конкретном складе. Например, только при приемке или отгрузке продукции.
Схема работы на ордерном складе в «1С:Управление торговлей» ред. 11
Схема работы на ордерном складе в программе «1С:Управление торговлей 8» («1С:УТ 8» ред. 11) включает несколько операций:
- Создание документа «Приобретение товаров и услуг».
- Формирование и проведение приходного ордера.
- Создание отчета «Остатки и доступность товаров» — отражает фактическое поступление продукции.
- Формирование отчета «Выполнение приемки товаров» — позволяет использовать фильтры: делать отбор по складу, выбирать период. Отображает данные о том, сколько продукции уже принято, а сколько — ожидается.
- Создание расходного ордера и отбор товаров на его основании.
- Проведение документа отбора и расходного ордера.
В программе отражаются реальные остатки, можно выполнять поэтапную приемку и отгрузку товаров, фиксировать расхождения по количеству фактически поступившей продукции и отраженной в документах поставщика.
На момент написания статьи (июнь, 2025 г.) последняя версия «1С:УТ» — 11.5.19.55, в ней тоже реализованы возможности ордерного склада.
Приемка поступлений
Приемка поступлений осуществляется на основе документа «Приобретение товаров и услуг».
Форма «Приобретение товаров и услуг» в «1С»
Во вкладке «Товары» отражаются данные продукции: наименования, количество (вес), при наличии — серийные номера.
Вкладка «Товары» в «1С»
Можно увидеть движение по регистрам, которые сформировали документ.
Движение по регистрам в «1С»
Для оформления поступлений откройте раздел «Склад и доставка», перейдите по ссылке «Приемка».
Раздел «Ордерный склад» в «1С»
В открывшейся форме укажите конкретный склад, отфильтруйте документы по статусу (поле «Состояние») и дате поступления.
Вкладка «Приемка товаров на склад» в «1С»
Выберите нужный файл и нажмите кнопку «Создать ордер».
Создание ордера в «1С»
Сформируется приходный ордер на товары. Обратите внимание: колонка «Количество» — пустая. Кладовщик должен пересчитать поступившую продукцию и внести в графу фактическое число единиц. На автоматизированном предприятии это выполняется с помощью 2D-сканера или ТСД, который считывает штрихкоды с товарных упаковок.
Приходный ордер на товары в «1С»
При нажатии кнопки «Проверить» откроется окно для добавления отсканированных с продуктов кодов.
Вкладка «Проверка количества товаров в приходном ордере» в «1С»
Если выбрать команду «Заполнить», можно внести в соответствующие графы только номенклатуру либо количество продукции или и то, и другое.
Опция «Заполнить» приходный ордер в «1С»
Команда «Показать дополнительную информацию» позволяет отразить количество поступивших товаров в упакованном виде.
Отражение количества поступивших товаров в упаковке в «1С»
Кроме того, можно задать штрихкод, вес единицы продукции (упаковки), добавить ее изображение. По команде «Приходный ордер» формируется информация о движении товара.
«Движение документа (Горизонтально)» в «1С»
При статусе «К поступлению» регистр «Товары к поступлению» остается в неизменном виде. Если установить «Принят», документ будет выглядеть по-другому.
Статус приходного ордера «Принят» в «1С»
Регистры накопления в «1С»
После завершения всех операций продукция, размещенная на складе, готова к продаже.
Отгрузка товаров с ордерного склада
Отгрузка с ордерного склада в «1С:УТ» ред. 11 оформляется в несколько этапов. Сначала откройте заказ клиента и для нужных позиций установите статус «Отгрузить».
Заказ клиента в «1С»
Заказ клиента появляется во вкладке «Рабочее место кладовщика» — в форме «Отгрузка».
Действие «Отгрузить» в «1С»
Откройте «Склад и доставка», кликните по ссылке «Отгрузка». Выберите нужный файл. Нажмите «Создать ордера».
Кнопка «Создать ордера» в «1С»
Сформируется расходный ордер со статусом «Подготовлен».
Расходный ордер со статусом «Подготовлен» в «1С»
Перейдите в него и выполните отгрузку. Если отгруженное количество продукции меньше запланированного, можно вносить изменения на вкладке «Товары по распоряжениям».
Вкладка «Товары по распоряжениям» в «1С»
Установите статус «Отгружен».
Статус расходного ордера «Отгружен» в «1С»
Перейдите в «Отчеты» → «Связанные документы» → «Заказ клиента».
Вкладка «Связанные документы» в «1С»
Сформируйте документ «Реализация товаров услуг».
«Реализация товаров и услуг» в «1С»
Нажмите «Провести и закрыть».
Проведение документа в «1С»
Оформление отгрузки успешно завершено.
