Представьте, вы решили пересчитать остатки на складе или в торговом зале и выяснили, что некоторых товаров не хватает. Если это происходит регулярно, стоит задуматься о добросовестности сотрудников и принять меры по устранению проблемы. Итак, из статьи узнаете, как поступить руководителю предприятия и что грозит виновнику, если при инвентаризации выявлена недостача.
Причины недостачи в магазине и на складе
Покупателю продают один товар, а на кассе пробивают другой. Это частая причина недостачи в магазине. В этом случае возникает пересортица, когда согласно данным учетной системы какой-то продукции больше, чем нужно, а какой-то (из той же категории) — недостает.
Одна из причин недостачи на складе — невнимательность персонала при приемке товаров. Например, по накладной поступило 50 пакетов молока, а по факту — 48. Кладовщик не пересчитал продукцию и подтвердил приемку. На баланс предприятия добавилось 50 единиц, хотя в наличии их на 2 меньше.
Еще одна причина недостачи при инвентаризации в магазине и на складе — воровство сотрудников, а в торговой точке — еще и покупателей. Испорченную продукцию или товары с истекшим сроком годности тоже можно отнести к недостаче. Они имеются в наличии, но непригодны для продажи и должны быть списаны.
Чтобы не допускать ошибок в товароучете и своевременно обнаруживать недостачу в торговой точке, нужно автоматизировать процессы. Подберем решения в зависимости от вида бизнеса. Проведем автоматизацию магазина в срок от 3 дней.
Существует такое понятие, как «естественная убыль» продуктов питания. Например, замороженный творог, мясо или сыры могут терять массу при длительном хранении. Нужно посмотреть, укладывается ли недостача в нормы. Если да — то это не вина персонала.
Кто отвечает за недостачу в магазине и на складе
Материально ответственный сотрудник — этот тот, кто отвечает за недостачу в магазине или на складе. Причем даже в том случае, если он ничего не украл. ИП или руководитель организации подписывает с работником договор о материальной ответственности, согласно которому тот отвечает за сохранность имущества компании, в том числе товаров. Если продукция пропала по вине сотрудника, он возмещает ущерб.
Иногда взыскать недостачу с материально ответственного лица можно и при отсутствии договора. Например, если доказана умышленная порча объектов имущества. Либо выявлена недостача товаров или материалов на складе, и посредством камеры видеонаблюдения зафиксировано, что их украл кладовщик.
Если регулярно проводить инвентаризацию, можно обнаружить виновника «по горячим следам». Пересчитывать остатки вручную долго и неэффективно. Нужна автоматизация склада. Подберем оборудование и готовые решения на базе 1С. При необходимости разработаем индивидуальный проект для вашего бизнеса.
Учет недостачи при инвентаризации
Если при передаче склада от одного собственника другому или в иной ситуации обнаружили недостачу, нельзя просто взять и взыскать сумму ущерба с сотрудника. Нужно разобраться в причинах, а также зафиксировать документально. Разберем пошагово, как вести учет недостачи при инвентаризации.
Сначала руководитель утверждает комиссию — участников проверки. По мере выполнения — поочередно заполняет документы. Какие — рассказываем дальше.
Описанные ниже процедуры обязательны для организаций. А для ИП сроки и порядок проведения инвентаризации не регламентированы.
Оформление инвентаризационной описи
В инвентаризационной описи перечислены товары, которые требуют пересчета. Документ составляет бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник, это решает ИП или руководитель организации. Для создания инвентаризационной описи можно использовать унифицированную форму ИНВ-3 или разработанную компанией. Допускается указывать остатки или вносить данные без них. В первом случае легче посчитать расхождения. Во втором — можно исключить риск, что сотрудники скроют недостачу или излишки. Рекомендуется указывать полное наименование товаров, чтобы избежать путаницы.
Инвентаризационная опись
Инвентаризационную опись составляют в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения продукции. В ходе инвентаризации в документ вносят фактические данные — количество единиц по каждой позиции.
Опись создают в двух экземплярах — для бухгалтерии и материально ответственного сотрудника. В документе должны стоять подписи всех участников инвентаризации.
Создание сличительной ведомости
В сличительной ведомости фиксируют расхождения с учетными данными. Выявленная недостача товаров или материалов на складе отражается записью в последнем столбце.
Сличительная ведомость
Унифицированная форма сличительной ведомости — ИНВ-19. Но она необязательна к применению, можно использовать свою.
Если пересчитывают товары, для которых характерна естественная убыль, к документу прилагают расчет потерь в пределах нормы. При обнаружении порчи в сличительную ведомость заносят данные из актов ТОРГ-15 и ТОРГ-16. Документ подписывает бухгалтер и материально ответственное лицо.
Составление ведомости учета результатов инвентаризации
Ведомость учета результатов инвентаризации составляют по форме ИНВ-26 или разработанной самостоятельно. В нее вносят обобщенные данные — суммы стоимости излишков, недостач и порчи в рублях.
Ведомость учета результатов, выявленных при инвентаризации
Ведомость подписывает руководитель компании, председатель инвентаризационной комиссии и главный бухгалтер.
Отражение недостачи в налоговом и бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете недостачу отражают на счетах:
- дебет 20, 25, 23, 44 кредит 94 — если она списана в пределах норм естественной убыли;
- дебет 73 кредит 94 — сумма закреплена за виновным лицом;
- дебет 91.2 кредит 94 — списана на расходы.
В налоговом учете недостачу в пределах норм естественной убыли сразу списывают в расходы. Сверхнормативные потери возмещает материально ответственное лицо или другой виновный. Их учитывают в доходах, а стоимость пропавшего имущества или товаров — в расходах.
Как автоматизация бизнес-процессов помогает избежать недостачи на складе и в торговом зале
Чтобы минимизировать ошибки при учете товаров, своевременно проводить инвентаризацию, нужно автоматизировать бизнес-процессы. Рекомендуем это сделать путем внедрения технологии штрихкодирования и использования терминала сбора данных. Устройство комплектуется встроенным 2D-сканером, позволяет быстро и без ошибок принимать продукцию, пересчитывать остатки на складе и в магазине. Популярные модели ТСД:
- АТОЛ Smart.Prime — с запасом памяти до 4/64 ГБ, подходит для работы с большим ассортиментом.
- Urovo DT40 — с защитой от пыли и влаги по классу IP67, применим на открытых площадках, в том числе при неблагоприятных погодных условиях.
Для автоматизации бизнес-процессов на терминал сбора данных нужно установить специализированную программу, такую как Mobile SMARTS Склад 15. Интегрировать ее с учетной системой (например, 1С).
Поясним, как посчитать недостачу в магазине с помощью ТСД:
- Сотрудник считывает штрих-коды с товаров.
- По завершении инвентаризации — выгружает данные в учетную систему.
В «товароучетке» сопоставляются результаты проверки. Видно, каких товаров в избытке, а каких — не хватает.
Административная и уголовная ответственность за недостачу в магазине и на складе
Рассказываем, что делать кладовщику или продавцу, если выявлена недостача на складе или в магазине. Материально ответственное лицо обязано написать объяснительную в свободной форме. В ней нужно указать, что и когда случилось, по каким причинам, чьей вине и пр. Далее — подписать объяснительную.
Инвентаризационная комиссия решает, доказана ли вина материально ответственного лица. В итоге оформляют приказ об утверждении результатов инвентаризации и отражении в учете выявленных недостач в магазине или на складе. В документе фиксируется решение руководителя, какие меры предпринять из-за нехватки товаров.
Приказ о взыскании суммы ущерба с сотрудника издается не позднее месяца с момента обнаружения недостачи.
Если договор о материальной ответственности с работником не заключен, он может уплатить сумму, не превышающую его среднемесячной заработной платы. Остальное придется списывать в расходы.
Если договор есть, можно взыскать стоимость ущерба с сотрудника в полном размере. Допускаются списания с зарплаты частями — не более 20 % от общей суммы в месяц. Если сотрудник отказывается оплачивать ущерб добровольно, работодатель может обратиться в суд.
Когда доказан факт кражи, в отношении лица, виновного за недостачу в магазине, действует уголовная ответственность. Суд может назначить наказание в виде:
- штрафа — до 120 тыс. рублей (или в размере дохода за период до года);
- исправительных работ — до 6 месяцев;
- обязательных работ — до 240 часов;
- ограничения свободы — до 2 лет.
Чем серьезнее преступление и выше материальный ущерб, тем жестче наказание.
