Терминалы сбора данных (ТСД) на складе решают конкретную задачу — переводят учет с бумаги в цифру, экономя время и минимизируя ошибки. Вместо того чтобы записывать позиции вручную, потом передавать оператору и ждать, пока он введет данные в 1С, кладовщик сканирует штрихкоды, и информация сразу попадает в систему. Скорость приемки партий увеличивается минимум в 3 раза. Расхождения фиксируются на месте, а не обнаруживаются через неделю при инвентаризации. Рассказываем, как настроить процесс и какие нюансы учесть.
Зачем использовать ТСД для приемки товаров на складе
Основная проблема ручной приемки заключается в том, что она отнимает много времени, особенно если на склад ежедневно поступают крупные партии товаров. Без автоматизации сотрудникам приходится:
- вручную считать товары (или упаковки);
- сверять это количество с цифрами из накладной;
- отмечать расхождения;
- самостоятельно передавать бумаги бухгалтеру или менеджеру (который вручную переносит данные в учетную программу).
После внедрения ТСД кладовщику нужно выполнять всего две задачи: проверять состояние поступивших товаров и сканировать штрихкоды. А терминал выполняет всю остальную работу: автоматически считает товары, сверяет фактическую поставку с данными из накладной, выявляет расхождения (недопоставку или пересорт) и выгружает готовый документ в 1С.
В результате автоматизации с ТСД бизнес получает такие результаты:
- Время обработки одной поставки сокращается на 30–50% в зависимости от объема. То, что раньше занимало полсмены, теперь делается за пару часов.
- Количество ошибок при приемке снижается до долей процента. Терминал сообщит кладовщику, если чего-то не хватает, и не пропустит недостачу.
- Исключается этап двойного ввода. Информация с ТСД уходит сразу в 1С, оператор не тратит время на ручной ввод данных.
- Остатки в 1С обновляются в режиме реального времени, не возникает расхождений между планом и фактом.
ТСД позволяет упростить и ускорить не только приемку товаров, но и другие рутинные процессы на складе: перемещения, инвентаризацию, сбор заказов и отгрузку. Устройство фиксирует все действия с продукцией и оперативно сообщает в 1С: сколько принято, сколько отгружено и сколько осталось на складе.
Если не знаете, с чего начать внедрение ТСД, обратитесь за консультацией по номеру 8(800) 500-25-91. Мы подберем подходящее устройство, настроим обмен с 1С и обучим персонал работе с новым ПО.
Что нужно для внедрения ТСД на складе
Важно понимать, что терминал сбора данных не работает сам по себе. Чтобы он взаимодействовал с 1С, на него устанавливают специализированное ПО. Самые распространенные варианты для российского рынка — «Склад 15» от «Клеверенс» и DataMobile. Оба продукта обеспечивают интеграцию ТСД с внешней учетной программой и решают такие задачи:
- получают задания из 1С;
- обрабатывают информацию, полученную при считывании штрихкодов;
- автоматически заполняют документы;
- по завершении работы отправляют актуальные данные в учетную систему.
В рамках услуги комплексной автоматизации мы подберем ТСД, подходящее ПО и полностью настроим все под ваши задачи.
Как настроить обмен между ТСД и 1С
Подключение терминалов к учетной системе выполняется через модуль интеграции — внешнюю обработку, которую предоставляет разработчик мобильного ПО. Эту обработку устанавливают в 1С, после чего настраивают правила обмена.
На практике процесс выглядит так:
- В 1С появляется отдельный интерфейс для работы с ТСД. Через него выгружаются документы (задания на приемку, отгрузку, инвентаризацию и др.) и справочники номенклатуры.
- На терминалы устанавливается клиентское приложение. Оно подключается к базе удаленно (по Wi-Fi или мобильной сети). Если нет соединения, можно подключить ТСД напрямую к ПК (через USB-кабель) и выгрузить собранные данные.
- Софт настраивается под конкретные бизнес-процессы. Процесс зависит от конкретного ПО. Например, в приложении DataMobile достаточно просто поставить галочки напротив нужных операций в настройках.
Приложения поддерживают обмен данными в режиме офлайн и онлайн — это зависит от выбранной версии.
Три способа принимать товары в 1С с помощью ТСД
В зависимости от того, как организован учет и откуда приходят поставки, можно использовать разные сценарии приемки: по заданию из 1С и по факту. Если на складе внедрена адресная система хранения, принимать товары можно сразу с размещением по ячейкам. Рассмотрим подробнее все три сценария.
Приемка по заданию из 1С
Менеджер заранее создает в 1С документ поступления. Когда груз приезжает, этот документ в качестве задания отправляется на терминал, и кладовщик работает строго по нему.
Последовательность действий:
- В обработке обмена отмечается нужный документ и отправляется на ТСД. В нем указаны наименования и количество товаров.
- Кладовщик на терминале открывает операцию «Приемка», выбирает документ из списка и начинает сканировать товары.
- Приложение показывает прогресс: сколько позиций из плана уже обработано, сколько осталось.
Приемка в приложении DataMobile
- Если фактическое количество расходится с документом, сотрудник фиксирует это прямо на ТСД — указывает недостачу, излишек или пересорт.
- После завершения приемки данные отправляются обратно в 1С. Документ поступления автоматически корректируется под фактические цифры.
Выгрузка документа из приложения DataMobile
Способ обеспечивает максимальную точность, потому что каждый шаг сверяется с планом. Подходит для складов с предсказуемым ассортиментом и крупными поставками.
Приемка по факту
Бывают ситуации, когда документ в 1С заранее не создавался: поставщик приехал внезапно, или это разовая закупка. В таких случаях используется приемка «по факту»:
- Кладовщик создает новый документ поступления прямо на терминале. Для этого используется готовый шаблон.
- Сканирует товары. Если штрихкод есть в базе, номенклатура подтягивается автоматически. Если товар новый — сотрудник вводит название вручную.
- При необходимости вручную указывает фактическое количество.
В процессе работы приложение на ТСД автоматически считает количество товаров и фиксирует эти данные в документе.
После завершения приемки актуальная информация о поставке уходит в 1С. Там менеджер или бухгалтер проводит документ. Остатки автоматически обновляются.
Приемка с размещением
Для адресных складов, где каждому товару назначена конкретная ячейка хранения, приемку можно объединить с раскладкой.
Как это работает:
- Кладовщик сканирует товар.
- ТСД предлагает ячейку для размещения (свободное место, товарное соседство, скоропортящиеся ближе к выходу).
- Сотрудник перемещается к указанной ячейке и сканирует ее штрихкод.
- Система фиксирует связку «товар — ячейка» и передает данные в 1С.
Этот подход экономит время, потому что не нужно сначала складировать все в зоне приемки, а потом перекладывать по стеллажам. Но он требует, чтобы склад был адресным — с промаркированными ячейками и настроенной логикой размещения.
Ответы на популярные вопросы о приемке товара с ТСД
Что делать, если интернет на складе не ловит?
Работать в офлайн-режиме. ТСД сохраняет данные в памяти. Как только связь появляется — отправляет накопленное в 1С.
Нужно ли печатать этикетки после приемки?
Если товар пришел без штрихкодов или с нечитаемыми — да. ТСД может быть подключен к принтеру этикеток. Тогда кладовщик сразу наклеивает на коробки новые штрихкоды.
Может ли кладовщик случайно дважды принять один и тот же товар?
Если штрихкоды уникальны — нет. Система не даст повторно зачесть один и тот же код. Но если на всех коробках одинаковый штрихкод, придется вбивать количество вручную.
Как быть с маркированными товарами (Честный ЗНАК)?
Современные приложения для ТСД поддерживают работу с маркировкой. При сканировании кода DataMatrix приложение проверяет его корректность и уникальность, а после завершения приемки формирует документы для передачи в систему Честный ЗНАК. Это исключает ручной ввод кодов и снижает риск ошибок при отправке данных в госорганы.
Сколько времени занимает внедрение ТСД?
Для типовой конфигурации 1С и склада среднего размера настройка занимает 2–3 дня. Из них несколько часов — установка и настройка обмена, остальное — обучение сотрудников.
