«1С» — мощнейший программный комплекс, предназначенный для автоматизации бизнес-процессов. Сегодняшнюю публикацию мы посвятили подробному разбору важнейших нюансов, связанных с продажей товаров в «1С: Управление торговлей». Во-первых, мы разместили подробные инструкции не только по выполнению проводок, но и по подготовке товароучетной системы к оформлению операций. Во-вторых, наши лайфхаки подскажут, как воспользоваться возможностями аналитики и точнее рассчитывать себестоимость продукции и маржинальные показатели — прибыли и рентабельности сделок. Мы не забыли даже о ставках НДС, чтобы напомнить читателям, как работать с архивными документами! Основной акцент — оптовая и розничная реализация товаров и связанные с ней проводки. С нее и начнем.
Вы можете узнать примерную стоимость внедрения маркировки для вашего бизнеса, ответив на несколько вопросов.
Продажи в «1С: Управление торговлей 8» редакции 10.3
При оптовой продаже товара за «наличку» или по безналичному расчету в «1C: Управление торговлей 8» редакции 10.3 необходимо подготовить следующую документацию:
- Заказ покупателя (например, розничного магазина).
- Входящее платежное поручение — при реализации по «безналу» (популярный вариант расчетов) или приходный кассовый ордер — при приеме наличных денежных средств в качестве платежа за отгружаемый продукт (практикуется реже).
- Накладная (отгрузочная) — потребуется для проводки реализации партии в товароучетной системе «1С».
- Счет-фактура — для завершения задачи.
Этап первый
Воспользуйтесь следующим алгоритмом:
- Главное меню → «Документы», в выпадающем → к пункту «Продажи».
- Справа появится всплывающий каталог → к «Заказам покупателей».
- Откроется перечень заказчиков, с которыми постоянно работает ваша компания. Клик правой клавишей мышки по любой свободной области, находящейся под списком, → операция «Добавить».
- В открывшейся форме кликните значок «...», расположенный напротив электронного поля «Контрагент». Откроется папка с файлами постоянных заказчиков. В новом окошке → к «Наименованию».
- Кликайте субдиректорию «Покупатели». Из загрузившегося реестра выбирайте нужного.
- Конфигурация пришлет служебное предупреждение об изменении клиентского договора с вопросом о пересчете даты оплаты → «Да».
- Щелчок по функциональной кнопке «Подбор».
- В окошках, открывающихся в левой половине экрана, отображаются номенклатуры (сверху) и папки с товарами (снизу). Выделите (левой клавишей мыши или нажав «Enter») продукты, подготовленные к отгрузке.
- Откроется новое окно. В полях, расположенных друг напротив друга, укажите количество единиц в отгружаемой партии (цифрами) и единицу измерения — шт. (штуки).
- Убедитесь, что цена (за штуку) и итоговая сумма (за партию) выведены верно → «OK».
Внимательно проверьте корректность введенных данных и выполните проводку, нажав «OK».
Этап второй
Чтобы выписать входящее платежное поручение, воспользуйтесь инструкцией:
- Главное меню → «Документы».
- В выпадающем каталоге перейдите ко вкладке «Продажи». Во всплывающем перечне → к «Документам контрагентов».
- В загрузившемся журнале найдите в самом низу сформированную на первом шаге поставку. Кликните правой клавишей мышки и переходите к операции «На основании».
- Из появившегося справа списка с документацией → к «Платежное поручение входящее» (то есть денежные средства получаете именно вы).
- Найдите пункт «Оплачено» и отметьте его галочкой.
Завершите задачу, нажав «OK».
Этап третий
Реализуем партию и выписываем накладную:
- Не закрывая «Документы…», переходите к «Заказу…» (журнал «Вид...») и щелкните по нему правой клавишей мышки.
- В выпадающем меню → к операции «На основании» и в открывшемся каталоге кликайте «Реализацию товаров и услуг».
- Появится заполненная накладная. Внимательно вычитайте указанные в ней сведения.
Завершите проводку, нажав «OK».
Этап четвертый
Выполняется, если заказанного контрагентом продукта нет в наличии. Система автоматически формирует накладную с отгружаемыми товарными позициями, опираясь на сведения о складских остатках. Товар, который по каким-то причинам закончился, не отражается. Придется ожидать поставку:
- Кликните ссылку «Ввести счет-фактуру» (находится внизу экрана).
- В загрузившемся цифровом бланке → к«Дате». Укажите день, месяц и год ожидаемого поступления продукции на склад.
Завершите проводку, нажав «OK». Чтобы проверить, отображает ли конфигурация товарное движение:
- Главное меню → «Отчеты».
- В выпадающем списке перейдите к пункту «Запас…»
- Выделите «Ведомость…» во всплывающем справа журнале.
- Цифровой формуляр обновится. Укажите актуальную дату и нажмите «Сформировать». Отобразятся сведения об остатках (в поле «Расход»).
Внимание! Ведомость содержит информацию о реальном количестве продукции в складских локациях и на витринах.
Оптовые продажи в «1С: Управление торговлей 8» редакций 11.х
Рассмотрим проводку на примерах реализации товарной партии в паллетах. Перед началом оформления торговых операций потребуется внести ряд необходимых установок.
Шаг первый
Чтобы наладить работу с документацией в «1С: Управление торговлей 8» любой из редакций 11.х, воспользуйтесь нашей инструкцией:
- «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → рабочее место «Продажи» (большая часть проводок выполняется в нем).
- В подразделе «Оптовые…» обязательно активируйте опцию «Использование соглашений…» Задайте вид взаимодействия — «Типовые и индивидуальные…»
- Отметьте птичкой «Заказы клиентов», чтобы подтвердить использование соответствующей документации.
- Переходите к разделу «Использование…». Пометьте флажками опции «Заказ со склада...» и ниже — «Контроль отгрузки…» и «Контроль оплаты…».
- Закройте «Настройки...».
Все готово к следующему этапу.
Шаг второй
Теперь добавим в базу карту покупателя и сформируем для него товарную партию. Действовать следует так:
- «Продажи» → рабочее место «Заказы…».
- В верхнем меню под электронной строкой «Текущее состояние» найдите и кликните «Создать», чтобы сформировать карточку.
- Откроется цифровой формуляр — его необходимо заполнить данными покупателя. Щелкните иконку со стрелочкой, находящуюся напротив поля «Клиент».
- В выпадающем меню кликните «+» (или ссылку «Создать»).
- Откроется «Помощник регистрации нового контрагента». В предназначенные для внесения сведений строки введите название компании заказчика, его email и контактный телефон.
- Нажмите «Далее» — вы вернетесь к «Помощнику…» Удостоверьтесь, что в области «Тип отношений» пункт «Клиент» отмечен флажком.
- Снова «Далее».
- Цифровой бланк обновится — установите галочку напротив настройки «Указать данные банковского счета».
- Отметьте флажком, где открыт счет: в Российской Федерации. Укажите его номер и валюту: рубли.
- Введите реквизиты банка, в котором открыт счет. Подсказка: нажав функциональную клавишу F4, вызовите реестр финансово-кредитных организаций РФ и выберите нужную — бланк заполняется автоматически.
- Снова «Далее».
- Откроется только что созданная карточка, содержащая сведения о заказчике — внимательно проверьте введенные данные. Снимите птичку с действия «Открыть форму вновь созданного контрагента для указания дополнительных сведений» внизу экрана.
Карта готова.
Шаг третий
На этом этапе необходимо разработать контракт с покупателем и внести его в товароучетную систему. Алгоритм таков:
- Раздел «CRM и маркетинг» → «НСИ…»
- Зайдите в рабочее место «Типовые соглашения…».
- Щелкните по кнопке «Создать», чтобы вызвать цифровой бланк и внести в него данные для формирования договора.
- Необходимо указать в «Наименовании» вид контракта — типовое соглашение. Присвойте статус: «Действует».
- Нажмите стрелочку справа от строки «Организация» и выберите из реестра нужную.
- Перейдите ко вкладке «Условия…». Удостоверьтесь, что во всех полях «Валюта...» указан рубль.
- Кликните стрелочку напротив строки «Вид цен», расположенной в левой области формы «Ценообразование». Из реестра необходимо выбрать вид – «Оптовый».
- В области «Обеспечение и отгрузка» укажите основную складскую локацию. Нажимайте значок «—» напротив строки «Склад» и выбирайте из реестра нужную локацию.
- Переходите к «Прочим условиям».
- В области «Многооборотная тара» отметьте галочкой «Возвращать многооборотную тару через», а в пустое поле введите количество дней (например, 10), в течение которых она будет возвращена.
- В области «Учетная информация» укажите «Статью ДДС» (движения денежных средств) — кликните значок «—» напротив строки, выберите из появившегося реестра папку «Операционная деятельность» — вам нужно «Поступление оплаты от клиента».
- Жмите «Записать и закрыть».
Типовой договор готов.
Обратите внимание! При необходимости вы можете разработать индивидуальный контракт. Это не оптимальный вариант решения задачи — в будущем для каждого клиента придется формировать свой вариант договора. Проще подготовить типовое соглашение (единое для всех заказчиков).
Шаг четвертый
Можно начинать выполнение основной задачи. Инструкция по комплектации поставки:
- Щелкните «Создать. В появившейся на экране форме нажмите «—» напротив пустого поля «Соглашение».
- Из загрузившегося журнала документов выберите недавно созданный. «Организация» и «Склад» заполнятся автоматически.
- Зайдите в «Товары» и в открывшемся окошке кликните ссылку «Показать все».
- Откроется окно «Номенклатура» — выделите все товарные позиции, готовые к отправке.
- Для каждой позиции задайте количество (упаковок) и единицу измерения: «Паллеты». Цены (за упаковку) и итоговые суммы сформируются автоматически.
- Перейдите ко вкладке «Дополнительно» и щелкните значок «—» напротив электронного поля «Подразделение».
- Кликните ссылку «Показать все», расположенную внизу загрузившегося журнала. В появившемся перечне → к пункту «Отдел продаж».
- Нажмите кнопку «Провести…» (находится справа от значка дискеты).
- На вопрос «Дополнить многооборотной тарой?» ответьте «Дополнить».
- Проверьте корректность информации в окошке «Подбор многооборотной тары» и, если все правильно, нажмите «Завершить».
- Задайте залоговую стоимость паллет в ячейке «Цена», предварительно указав «Вид…» — «Произвольная».
- В списке «Действия» вы увидите статус «К обеспечению». Выделите его, нажмите «Обеспечение».
- В открывшемся правее каталоге → к операции «Заполнить обеспечение».
- В новом окне поставьте птичку рядом с «Отгрузить» и нажмите «Заполнить» (кнопка находится внизу экрана). Для завершения задачи щелкните «Провести и закрыть».
Подготовьте конфигурацию к автоматическому формированию накладных и счетов-фактур:
- Раздел «Продажи» → рабочее место «Накладные к оформлению».
- В открывшемся окошке выберите текущую.
- Нажмите «Оформить по заказам».
- Откроются «Параметры…». Отметьте флажками действия «Проводить созданные…», чтобы автоматически сформировать «Реализацию товаров и услуг», и «Создавать счет-фактуру».
Подтвердите завершение задачи, нажав «OK».
Шаг пятый
Чтобы оформить складскую документацию и отгрузку товара заказчику:
- Зайдите в раздел «Склад и доставка» → «Ордерный…»
- Перейдите к рабочему месту «Отгрузка».
- Нажмите стрелочку напротив верхнего поля формы и выберите из всплывающего каталога «Адресный склад».
- На экране отобразится текущая поставка. Щелкните по кнопке «Создать ордера».
- В настройках отметьте галочкой пункт «По всем распоряжениям» → «OK».
- В нижней половине формуляра отобразится журнал с ордерами. Откройте нужный документ и проверьте корректность внесенной информации.
- Выделите текущий ордер и щелкните «Изменить выделенные».
- В выпадающем списке → к действию «Установить статус “К отбору”».
- Откройте вкладку «Отбор из ячеек», нажмите «Создать» и из появившегося перечня выберите «Задание на отбор».
- Удостоверьтесь, что в окне настроек пункты «По всем распоряжениям», «Без разбиения по рабочим участкам» и «Только задания на отбор» отмечены птичками. Нажмите «OK».
- В перечень, находящийся в нижней половине формы, добавится новое задание на отбор. Зайдите в него и проверьте корректность введенных данных.
- Нажмите «Установить статус». В появившемся каталоге → к действию «Выполнено без ошибок». Нажимайте «OK».
- Вернитесь во вкладку «Отгрузка» и выберите из журнала, расположенного в нижней половине цифрового бланка, текущий расходный ордер. Кликните «Изменить выделенные…», чтобы перевести его в статус «Отгружен».
Операция успешно завершена.
Розничные продажи в «1С: Управление торговлей 8» редакций 11.х
Конфигурация «1С: Управление торговлей 8» редакций 11.х подходит для оформления розничных продаж. Отражение этого типа операций отличается рядом особенностей:
- продукция отпускается со склада, из клиентского зала или с витрины торговой точки; в базе товароучетной системы ей присваивается тип — «Розничный магазин»;
- отпуск продукции ведется по фиксированной стоимости, следовательно, должны быть сформированы и товарные ценники;
- для магазина (или его подразделения) задается разновидность цены — розничная; именно по ней отпускаются товары;
- реализация продукта и его оплата происходят одномоментно: при отражении операции «подтягивается» журнал «Кассы ККМ»; товары привязаны к кассовым аппаратам, установленным в торговых залах магазинов.
Проводки реализации товара в розницу выполняются на основании «Чека...» и «Отчета...» Операции ведутся двумя видами предприятий:
- Автоматизированными торговыми точками (АТТ). Реализация продукции через АТТ автоматически доставляется в «1С»: непосредственно в момент ее осуществления (с помощью интегрированного с конфигурацией фискального регистратора) или путем выгрузки сведений из кассового аппарата и их последующей загрузки в базу. Отражается «Чеком ККМ».
- Неавтоматизированная торговая точка (НТТ). Продажи товаров через НТТ осуществляют магазины, которые лишены технической возможности интегрировать кассу с товароучетной системой и вести передачу данных напрямую в «1С».
Сведения о реализации продукта заносит в базу пользователь (сотрудник НТТ) — с помощью «Отчета о розничных продажах».
Настройка розничной продажи товара в «1С: Управление торговлей 8.3»
Подготовьте товароучетную систему к работе с розницей:
- Раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка...» → рабочее место «Продажи».
- Отметьте флажком «Розничные...», чтобы разрешить рознице торговые операции.
- Отметьте галочкой пункт «Несколько ККМ», если торговая точка использует несколько кассовых аппаратов. Удостоверьтесь, что в этой же форме установили флажок рядом с опцией «Несколько касс ККМ».
- Перейдите в рабочее место «CRM...» → «Маркетинг».
- Активируйте (отметив птичкой) «Несколько видов цен». При ведении торговли магазин опирается не только на розничные цены, но и на закупочные. В конфигурации следует включить возможность отражения нескольких видов цен.
Обратите внимание! Вы можете настроить параметры отправки электронных чеков в соответствии с ФЗ № 54-ФЗ, реализации алкоголя и подключения к ЕГАИС.
На этом настройка продажи товара в розницу в «1С: Управление торговлей 8.3» закончена.
Формирование «Чека ККМ» в «1С: Управление торговлей»
Перейдите в раздел «Продажи» → «Чеки...». Нажмите «Создать», чтобы вызвать соответствующий электронный формуляр. Далее следуйте краткой инструкции для АТТ:
- Щелкните кнопку «Операции с ККМ» и выберите операцию «Открыть смену». Если выбрать «Внесение», соответственно, в кассу можно вносить денежные средства. «Выемка» используется для извлечения наличных из кассового аппарата.
- Откройте вкладку «Товары», нажмите «Добавить».
- В окошке со списком номенклатур выделите товарную группу.
- Из загрузившегося журнала выберите нужный продукт.
Заполните пустые строки в товарной карточке, указав:
- количество;
- единицу изменения;
- вид цены — выбирается из раскрывающегося списка.
Примечание. Строки «Цена» и «Сумма» заполняются автоматически.
Далее:
- Перейдите во вкладку «Дополнительно» и заполните строки «Менеджер», «Подразделение» и «Контактное лицо» — «подтягиваются» из реестров базы;
- При необходимости отметьте галочкой пункт «Цена НДС».
- В поле «Налогообложение» укажите фискальный режим, применяемый магазином.
Завершите операцию, нажав кнопку «Оплатить» и выбрав способ расчета с покупателем:
- наличными;
- картой;
- смешанная оплата (обоими способами).
Касса выдаст чек, который можно вручать клиенту. Электронная копия документа отправляется в «Список чеков ККМ».
Обратите внимание! При нажатии «Закрыть смену» формируется Z-отчет с гашением.
Возврат товара в «1С: Управление торговлей»
Проводка выполняется на основании «Чека ККМ» или документа «Реализация товаров и услуг». Чтобы сделать возврат покупки (используя добавленный ранее кассовый чек), выполните следующие действия:
- Откройте журнал с чеками и выберите нужный.
- Кликните правой клавишей мышки «На основании». Из выпадающего списка выберите «Возврат товара от клиента».
- Откроется готовый документ, сформированный с помощью уже добавленных в базу. Внимательно проверьте указанные в нем сведения.
Нажмите «Провести и закрыть», чтобы завершить операцию.
Расчет себестоимости товара в «1С: Управление торговлей 8» — дополнительные возможности
По методам расчета себестоимости создано множество мануалов — не писал их только ленивый. Мы решили не повторяться и разбавить статью лайфхаками.
Типовая функциональность «УТ 11» предусматривает дополнительную детализацию стандартного расчета себестоимости — обособленный учет. Группа настроек находится в разделе «НСИ и администрирование» в рабочем месте «Финансовый результат и контроллинг». Если активировать несколько видов аналитики обособленного обеспечения, исчисление маржинальных показателей — прибыли и рентабельности — будет точнее.
Отметьте флажком пункт «По назначениям», если регулярно используете обособленное обеспечение заказов и хотите получать данные по себестоимости каждой закупки. Чтобы оценить результат конкретной сделки, активируйте признак «По сделкам», поставив рядом галочку. Включение опции позволит:
- оформлять отдельную закупку товаров под конкретную сделку;
- формировать документы, связанные с движением товара, ответственному за операции менеджеру.
Примечание. В каждом документе будет заполняться поле «Сделка».
Если сотрудник предприятия совмещает несколько должностей (совершает и закупки, и продажи, отвечает за формирование цен и получение скидок у поставщиков, ведет переговоры с покупателями), эффективно активировать обособленный учет «По менеджеру». Активация этой опции предусматривает:
- выполнение более точной оценки рентабельности сделок, совершенных конкретными менеджерами;
- более точный расчет премиальных.
Чтобы точнее оценить маржинальные показатели филиалов, активируйте обособленный учет «По подразделению».
НДС в «1С: Управление торговлей»
С 1 января 2019 действует ФЗ № 303-ФЗ от 03.08.2018, регламентирующий повышение ставки НДС — до 20 %. Как следствие, конфигурация подверглась редакции:
- в список ставок добавлены параметры 20 % и 20/120;
- в алгоритмах товароучетной системы применяются новые ставки.
Ставки НДС 18 % и 18/118 остались — они доступны для выбора пользователя. Для удобства выполнения операция в конфигурации также добавлено новое рабочее место — «Помощник замены ставки НДС на 20 %». Оно находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Сервис». С его помощью пользователь сможет менять ставки в картах объектов «Номенклатура», «Договоры...» и других.
Новое рабочее место позволяет заменять ставки НДС как выборочно, так и для всех элементов, содержащихся в объектах из списка выше. Чтобы исключить ошибки, связанные с применением новых ставок НДС, алгоритм товароучетной системы «1С» обновили. Теперь работа с документами зависит от даты их создания:
- при копировании или добавлении документов в конфигурацию на том или ином основании, ставка НДС автоматически преобразуется: до 01.01.2019 — с 20 до 18 %, после указанной даты — с 18 до 20 %;
- если пользователь по каким-то причинам поднимает документацию 2-летней давности, датированную ранее 1 января 2019 года и привязанную к элементам из списка «Номенклатура», конфигурация автоматически выставляет НДС 18 %;
- то же касается и документов, сформированных после 1 января 2019 — ставка НДС 20 % заполняется «автоматом»;
- для счетов-фактур, сформированных при выдаче авансов или для налогового агента, датированных 01.01.2019 и позднее, применяется НДС 20/120.
Обратите внимание! При изменении даты создания документа, ставки налога на добавленную стоимость по всем указанным в нем товарам «подтягиваются» из журнала «Номенклатура» в соответствии с внесенными корректировками. В рабочем месте «Учет НДС с полученных авансов» ставки привязываются к дате старта отчетного периода — по вызову действия «Установить...»
Дисконтные карты в «1С: Управление торговлей»
Подготовка к работе с дисконтными картами ведется в «НСИ и администрирование» → «Настройка...» → «CRM и маркетинг». Отметьте флажком пункт «Карты лояльности».
Виды карточек необходимо добавить в одноименный справочник. Найти его можно в «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники». Для каждой разновидности карточки определите тип персонализации:
- обезличенная (без имени держателя);
- персонализированная (привязанная к владельцу и содержащая его Ф. И. О. и другие персональные данные).
Откройте вкладку «Скидки (наценки)», чтобы сформировать программу лояльности для держателей карточек по каждому (конкретному) виду карт:
- определить скидку;
- назначить условия ее предоставления.
Во вкладке «Дополнительно» перейдите к документу «Реализация» и выберите дисконтную карту. Рассчитать скидку для держателя карты можно непосредственно из конфигурации, выполнив одноименную операцию.
