Программа «Диадок»: для чего она нужна и как ею пользоваться

«Диадок» — система электронного документооборота (ЭДО) от компании «СКБ Контур». В сервисе отправляют налоговую отчетность, договоры, накладные и счета-фактуры в режиме онлайн. Каждый документ, заверенный электронной подписью (ЭП) и переданный через систему ЭДО, получает юридическую силу и приравнивается к «бумаге» с личным автографом и печатью.

В статье подробнее расскажем о сервисе «Диадок»: что это за программа, какие функции выполняет и где используется.

«Диадок»: что это за программа простыми словами

Бумажные договоры, УПД, акты и налоговые отчеты с подписью и печатью можно привезти адресату лично, отправить по почте или с курьером. Любой из документов можно передать и в электронном виде. Для этого он должен быть заверен усиленной квалифицированной ЭП и отправлен через систему ЭДО. Только так цифровая «бумага» признается подлинной и получает юридическую силу.

«Диадок» — одна из самых популярных систем ЭДО. Если говорить простыми словами, это та же почта или курьерская служба, но только для электронных «бумаг». Сервис позволяет компаниям мгновенно обмениваться внешними и внутренними документами с клиентами, поставщиками, партнерами и удаленными подразделениями. С его помощью можно отправлять отчетность в госорганы, создавать УПД для маркетплейсов, передавать информацию в «Честный ЗНАК».

Сколько стоит

Подключение к «Диадоку» бесплатное. Оплачиваются только исходящие письма. Чтобы начать работу с сервисом, необходимо приобрести годовой пакет на 250, 600, 2 000, 3 000 писем или больше (индивидуальные предложения). Чем больше их количество, тем дешевле стоит один документ. Все входящие — бесплатны. Интеграция с товароучетной системой оплачивается отдельно.

С какими форматами документов работает «Контур.Диадок»

Сервис поддерживает все популярные форматы, утвержденные российским законодательством. Документ можно создать прямо в «Диадоке» по готовому шаблону. Если он не соответствует формату, система не пропустит такой файл к отправке. Также можно обмениваться полуформализованными и неформализованными документами, составленными в произвольном виде:

Роуминг

Вы можете обмениваться документами с контрагентами, работающими в других сервисах ЭДО, с помощью роуминга. У «Диадока» заключены роуминговые соглашения с более чем 20 компаниями:

И список постоянно расширяется. Цена документов, отправленных в роуминге, не поменяется для абонентов «Диадока». Но сама услуга — платная. Ценовая политика в разных сервисах может отличаться, стоимость роуминга нужно уточнить у «Контура».

Оказываем удаленно

Техническое сопровождение

8 000 ₽

Быстрый просмотр

Модуль Диадок для 1С

11 800 ₽

Быстрый просмотр

Контур.Диадок электронный документооборот (ЭДО)

1 900 ₽

Быстрый просмотр

Как внедрить программу «Диадок»

Сервис представлен только в веб-версии. Он работает без установки ПО, на любом компьютере, подключенном к интернету. Чтобы получить доступ к системе, нужно зайти на сайт «Контур.Диадок» и зарегистрироваться. Вход осуществляется с помощью логина и пароля или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Если под рукой нет компьютера, можно воспользоваться мобильным приложением. Скачайте его в Google Play или App Store и установите на смартфон или планшет с Android или iOS. В приложении можно:

• заверять УПД в формате, утвержденном приказом № 820 Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@;
• подписывать входящие и исходящие (уже созданные) неформализованные документы;
• согласовывать и отказывать в согласовании;
• отказывать в подписи.

«Контур.Диадок» можно синхронизировать почти с любой товароучетной программой. Разработчик предлагает готовые решения для интеграции:

Основные возможности программы «Контур.Диадок»

Сервис ЭДО от «СКБ Контур» обеспечивает обмен данными по схеме b2b (бизнес-бизнес) и b2g (бизнес-государство). Второй вариант используется для отправки документов в государственные органы и суды. Для b2g, кроме ЭДО, понадобится еще и сервис интернет-отчетности. Для узкоспециализированных операций можно подключить дополнительные платные модули с расширенными функциями:

• для кадрового ЭДО между работодателем и сотрудниками;
• обмена электронными транспортными накладными;
• ЭДО с торговыми площадками;
• документооборота в медицине и страховании.

Остановимся подробнее на базовой функциональности сервиса.

Создание, подписание и отправка

Документ можно создать в самом «Диадоке», загрузить из папки на компьютере или товароучетной программы.

Счет-фактуры и накладные проверяются в сервисе. Он автоматически выявляет ошибки и недочеты в оформлении файлов. Например, не пропустит документ, в котором некорректно указан ИНН или КПП, пропущены обязательные поля или есть опечатки.

Перед заверкой файл можно отправить на согласование одному лицу или всему подразделению. Для подписи всех документов в программе «Диадок» используется УКЭП. Заверять отправления могут только те лица, у которых в настройках указано такое право.

Получение и распределение писем

Принятые файлы отображаются в разделе «Входящие». Вы можете выбрать один или несколько документов, чтобы массово их подписать, согласовать или отправить в соответствующее подразделение.

С одним письмом могут работать сразу несколько лиц. Необходимо создать «подразделения» и настроить сотрудникам доступ к документам, чтобы они видели только те, которые относятся к их работе. Это удобно для организаций с большим документооборотом и филиальной структурой.

Хранение и поиск в архиве

В системе можно быстро найти документ любой давности, задав в фильтре необходимые параметры: название, дату, сумму, контрагента и др.

Даже после окончания оплаченного периода у пользователя сохраняется доступ ко всем письмам. Информация в «Диадоке» надежно защищена. Файлы хранятся в дата-центре SAFEDATA. Документы копируются троекратно, и все копии находятся в разных местах. Это обеспечивает их сохранность в случае сбоя.

Поиск контрагентов

В сервисе можно загрузить файл со списком ИНН контрагентов и узнать, кто из них уже работает в программе «Контур Диадок». После отправки приглашения останется дождаться, когда компания примет запрос и попадет в список контрагентов.

Приглашения можно отправить массово: всем ИП и юрлицам, зарегистрированным в сервисе. А также тем организациям, которые еще не работают с «Диадоком». Они получат письмо, когда впервые зайдут в личный кабинет. На email поступают уведомления о следующих событиях:

• контрагент прислал вам новый запрос;
• принял ваше предложение;
• появились новые документы во входящих.

Функцию уведомлений можно отключить.

Возможен документооборот с иностранными компаниями. Для этого используется та же УКЭП, что и для ЭДО с российскими контрагентами.

Дополнительно можно подключить платный модуль «Взаиморасчеты». Он автоматически сопоставляет акты сверки (ваш и вашего контрагента) и выявляет расхождения.

Предоставление отчетности в контролирующие органы

Отчеты, отправляемые в ФНС и другие госорганы, должны соответствовать утвержденным форматам. «Диадок» проверяет, корректно ли составлен документ, и только после этого передает адресату.

Если для сдачи отчетов в ФНС вы используете «Контур.Экстерн», документы можно отправлять из «Диадока». Эти сервисы интегрированы по умолчанию. Если взаимодействуете с налоговой через другие системы интернет-отчетности, сначала нужно скачать файл из «Диадока» на компьютер, а потом загрузить в свой сервис.

Документооборот с «Честным ЗНАКом»

С 1 января 2022 года участники системы маркировки постепенно переходят на обязательный ЭДО. Для каждой товарной группы установлена своя дата перехода. Через ЭДО компании передают друг другу электронные УПД и подают сведения в «Честный ЗНАК». «Диадок» позволяет автоматизировать обмен данными в соответствии с требованиями системы маркировки.

После подписания УПД информация сразу отправляется в «Честный ЗНАК».

Как пользоваться сервисом электронного документооборота «Диадок»

После авторизации в веб-версии вы попадаете на основную страницу сервиса. Слева расположена панель навигации, состоящая из 4-х разделов: «Документы», «Контрагенты», «Сообщения» и «Справочная». Документы распределяются по папкам:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;
• черновики;
• удаленные.

В блоке «Согласование» находятся документы, которые нужно согласовать или подписать. Потом они попадают в «Обработанные». В каждой папке отображается количество «бумаг», которые в ней находятся.

В разделе «Контрагенты» можно посмотреть, с какими компаниями доступен обмен письмами и кто приглашает вас к документообороту.

В разделе «Сообщения» можно переписываться с сотрудниками своей и других организаций. При нажатии на вкладку откроется окно диалогов, где можно начать новый. УКЭП для обмена сообщениями не нужна.

В «Справочной» можно найти инструкции по всем стандартным операциям в сервисе.

Как подписать входящий документ

Полученное от контрагента письмо появляется во «Входящих». Его можно скачать, отклонить, заверить, аннулировать, передать на согласование или на подпись. Для подписания документа:

1. В папке «Входящие» выберите письмо и дважды кликните по нему, чтобы открыть.
   
2.  Нажмите на кнопку «Подписать».
   
3.  Подтвердите операцию.

После подписания письмо мгновенно отправляется адресату.

Как создать новый документ

Порядок действий по созданию нового документа:

1. Выберите команду «Новый документ». Откроется форма, где можно загрузить готовый документ или создать его на основе встроенного шаблона.
   
2. После загрузки или формирования документа в окне отобразится название файла. Если контрагента нет, выберите пункт «Контрагенту» и в поле начните вводить название или ИНН предприятия.
   
3. Выберите контрагента. Если нужно отправить документ сотрудникам своей компании, выберите «Внутри организации» и укажите подразделение.
4. Нажмите «Подписать и отправить». Если нужно, чтобы документ согласовал другой сотрудник компании, нажмите на кнопку «Согласование».
   

Любую операцию в «Контуре» можно выполнить парой кликов, интерфейс прост и понятен даже новичку.

Мы настроим электронный документооборот в «Диадоке» за 1 день, интегрируем с товароучетной программой и расскажем вашим сотрудникам, как пользоваться сервисом. Все работы выполняем удаленно в удобное для вас время!