Арендная плата растет, поставщики завышают цены, продажи «стоят» на месте. Расходы превышают доходы и бизнес терпит убытки. Чтобы его не лишиться, нужно срочно предпринимать меры по оптимизации затрат.
Если эти проблемы знакомы, вам нужна программа для контроля расходов. Расскажем, как она помогает контролировать финансовый оборот.
Для чего бизнесу оптимизировать расходы
Ни один бизнес не может существовать без расходов. Многие из них необходимы, остальные распределяются неразумно. Проанализировав затраты, можно обнаружить, что от некоторых легко отказаться без ущерба для бизнеса.
Отслеживать финансовые потоки с помощью калькулятора, ручки и бумаги — не вариант. Это занимает уйму времени и дает сомнительный результат. Потребуется автоматизация — внедрение специальной программы для учета расходов и доходов. Можете обратиться к нам. Внедрим автоматизацию на вашем предприятии. При необходимости — разработаем индивидуальный проект под потребности бизнеса.
Для чего нужна программа для подсчета расходов:
- чтобы «выжить» в периоды финансового кризиса — ПО «подскажет», какие затраты можно урезать и при этом остаться «на плаву»;
- увеличить доход — софт помогает найти поставщиков с более выгодными условиями;
- выделить средства на развитие бизнеса — программа учета расходов проанализирует затраты и укажет на те, которые «съедают» бюджет; высвободившиеся деньги можно потратить на разработку нового продукта или привлечение дополнительной целевой аудитории.
Расходы бывают переменными и постоянными. Первые зависят от объема работ. Например, стоимость сырья, энергоресурсов. Чем больше изготовлено продукции, тем выше переменные затраты. Постоянные — не зависят от объема выпуска и присутствуют даже при его прекращении. К ним относится арендная плата, имущественные налоги и пр.
Оптимизации подлежат как постоянные, так и временные затраты. Но с первыми нужно работать в первую очередь, так как в периоды «застоя» и финансового кризиса именно они «съедают» львиную долю бюджета. Все просто: вы ничего не производите, соответственно, не зарабатываете, а платить аренду все равно нужно.
Чек-лист: нужно ли сокращать постоянные расходы
Представляем чек-лист, который позволяет определить, требуется ли сокращать постоянные издержки компании:
- Рассчитайте маржинальную прибыль — часть выручки от продаж, которая остается после вычета переменных затрат. Используется формула:
Маржинальная прибыль = Выручка (без учета НДС и акцизов) — переменные расходы
Параметры можно взять из отчета о прибыли и убытках.
Отчет о прибылях и убытках
- Если показатель маржинальной прибыли больше постоянных затрат, все в порядке. Если меньше — нужно предпринимать меры по уменьшению расходов.
Для увеличения маржинальной прибыли можно сократить постоянные или переменные издержки либо поднять объемы продаж, повысить стоимость товаров. Последний вариант не всегда уместен, так как уменьшает конкурентоспособность компании.
Методы снижения расходов компании
Универсальных методов снижения расходов не существует. Они зависят от особенностей конкретного бизнеса. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сэкономить:
- Снизить налоговую нагрузку. Например, перейти с общей системы налогообложения на УСН (если это возможно) или применить налоговые вычеты.
- Перевести сотрудников на удаленку. Этот метод подходит не всем, но если условия работы позволяют им воспользоваться, то удастся сократить расходы на оплату аренды офиса. Еще один вариант — отправить на удаленку только часть сотрудников и снять помещение с меньшей площадью. Соответственно, аренда будет ниже. Кроме того, можно поискать удаленных работников в регионах с меньшим уровнем заработной платы.
- Передать непрофильные задачи на аутсорсинг. Например, нанять внештатного юриста, бухгалтера или дизайнера. Экономия в том, что за сотрудников, работающих на аутсорсинге, не придется платить страховые взносы, больничные и т. д. А еще их не нужно обучать за счет компании.
- «Отфильтровать» каналы продвижения. Определить и работать с наиболее выгодными, а от других отказаться.
- Покупать имущество для бизнеса на вторичном рынке. Оборудование и мебель, бывшие в употреблении, стоят дешевле, чем новые.
- Избавиться от неликвидных товаров. Они занимают место на складе, требуют дополнительных затрат на хранение. Если удастся их продать (например, со скидкой), получится не только сэкономить, но еще и вернуть часть денег.
Совет! Не старайтесь «подчистую» урезать все издержки. Некоторые из них нужные, без них бизнес не сможет существовать. Подойдите к решению этой задачи грамотно: используйте на предприятии программу для ведения расходов и доходов.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Автоматизация как способ оптимизации расходов
Один из способов оптимизировать расходы компании — автоматизировать бизнес-процессы. То есть внедрить программу для ведения расходов, анализирующую затраты и определяющую те, которых легко избежать. Какие процессы можно автоматизировать:
- Документооборот. Нужно подключиться к системе ЭДО и обмениваться электронными документами с контрагентами и контролирующими органами буквально за секунды. Удастся сэкономить на курьерах, обслуживании печатноего оборудования и покупке расходных материалов. Кроме того, ЭДО — это еще и удобство. Вместо кипы бумаг в архивах — электронные файлы. В любой момент можно найти нужный документ.
- Товароучет. Программа ведет учет продукции, снижает риск ошибок, которые неминуемы при «ручной» работе. При приемке электронной накладной товары автоматически поступают на баланс предприятия, при продажах — списываются с него. Программа позволяет поддерживать оптимальный уровень остатков на складе — уведомляет пользователя, когда продукция заканчивается и нужно делать заказ поставщику. При наличии функции автозаказ — автоматически создает его.
- Формирование и сдача отчетности. Программа сообщает о приближающихся сроках сдачи отчетов в контролирующие органы, автоматически их готовит, тем самым минимизируя налоговые риски.
- Бухгалтерский учет. Ручная работа заменяется автоматизированными процессами. Бухгалтеру не приходится сводить дебет и кредит с помощью калькулятора. При использовании программы издержки на бухгалтерию сокращаются в среднем на 50–60 %.
- Коммуникация с клиентами. Чат-боты, голосовые роботы, автоматические рассылки позволяют всегда быть на связи с клиентами и не платить зарплату менеджеру.
С вышеизложенными задачами отлично справляются конфигурации 1С. Подберем и внедрим подходящую для вашего бизнеса. Проведем автоматизацию на базе 1С в срок от 3 дней.
Программы 1С для учета расходов и доходов компании
Перечислим несколько программ 1С, подходящих для учета расходов и доходов:
- «1С:УНФ». Позволяет взять финансовый поток под контроль — оценить доходы, расходы, убытки. Имеются функции анализа продаж и валовой прибыли, оценки эффективности менеджеров и клиентов, расчета рентабельности бизнеса.
- «1С:Управляющий» — специализированное решение для управленческого и финансового учета. Позволяет контролировать все хозяйственные операции, доходы и расходы.
- «1С:БизнесСтарт» — онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО. Позволяет составлять график продаж, контролировать динамику доходов и расходов, заполнять КУДиР в электронном виде, вести учет фиксированных взносов.
- «1С:Бухгалтерия 8». Позволяет сформировать отчет о прибыли и убытках по основным видам деятельности. С его помощью можно анализировать динамику доходов и расходов за определенный период.
Выбор программы зависит от масштабов и специфики деятельности компании.
