На первый взгляд, затраты и расходы — одно и то же. Даже опытные бухгалтеры и экономисты не всегда разграничивают эти понятия. Такое «смешение» приводит к путанице, ошибкам в налогах, штрафам и другим проблемам. В бухгалтерском и финансовом учете расходы и затраты компании имеют разный статус. Расскажем, чем они различаются и как их правильно отражать в 1С.
В чем разница между затратами и расходами
Простой вопрос, чем отличаются расходы и затраты, вызывает споры у бухгалтеров и финансистов. Каждый понимает эту разницу по-своему или не видит ее вовсе. Мы проанализировали несколько экспертных мнений и составили краткий ликбез по теме.
Что такое затраты
Затраты — стоимость ресурсов, которые компания использует для создания продуктов или оказания услуг. Сюда можно отнести покупку материалов, комплектующих, производственной техники, оплату труда персонала и т. д.
Другими словами, затраты — это «обмен» ресурсов (любых, а не только денег) на какой-либо актив. В будущем он может принести доход, но не всегда. Например, испорченный или утерянный актив списывается и превращается в убыток.
Что такое расходы
Затраты признаются расходами, когда они влияют на финансовый результат, то есть участвуют в формировании прибыли.
Стоимость материалов, отпущенных в производство, не подтверждена доходом. Если не продать выпущенную продукцию, она «зависнет» на балансе в виде запасов. Затраты в этом случае так и останутся затратами.
Проданная продукция выбывает из оборота и становится собственностью (или активом) покупателя. Ресурсы, потраченные на ее выпуск, учтены в себестоимости и «подкреплены» доходом. Поэтому их можно признать расходами и использовать при расчете прибыли.
Как затраты превращаются в расходы
В налоговом и бухгалтерском учете нужно четко разграничивать затраты и расходы. Путаница в понятиях приводит к некорректному учету финансовых результатов. Если бухгалтер отнес затраты к расходам или отразил в расходах не все статьи, информация о прибыли искажается. Отчеты показывают результаты, не соответствующие действительности. Возникают ошибки в налоговых декларациях, что приводит к штрафам.
Даже если у бизнеса мало затратных статей, суммы по ним все равно нужно рассчитывать и правильно распределять. Для этого рекомендуем использовать программные продукты 1С. Мы бесплатно подберем подходящую конфигурацию и настроим ее под ваши задачи за 1 день.
Бухгалтерский учет затрат и расходов организации
Принципиальная разница между затратами и расходами заключается в их влиянии на результаты финансовой деятельности. Поясним.
Затраты — это показатель операционного учета. Он нужен для решения текущих задач:
- управления запасами;
- расчета производственных издержек (на сырье, персонал и т. д.);
- контроля запасов сырья и материалов.
Такой учет основан на данных, полученных здесь и сейчас, и нужен для быстрого реагирования на изменения. Основные пользователи — сотрудники, руководители подразделений. Контролирующим органам, инвесторам и другим внешним «получателям» эта информация не нужна.
Затраты предполагают вложения средств и не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета.
Расходы — элемент отчета о финансовых результатах. Относятся к числу базовых объектов бухучета наряду с доходами, активами, обязательствами и капиталом.
От расходов зависят такие показатели:
| Показатель | Как рассчитывается | Пояснение |
| Валовая прибыль | Выручка минус себестоимость (постоянные + переменные расходы) | Постоянные — аренда помещения и техники, оплата ЖКУ, зарплата административного персонала и др. Переменные — сырье, транспортные услуги, сдельная оплата труда |
| Прибыль от продаж | Валовая прибыль минус управленческие и коммерческие расходы | Управленческие — содержание офиса, зарплата руководителей Коммерческие — издержки на упаковку, отгрузку, доставку, рекламу товаров |
| Прибыль до налогообложения | Прибыль от продаж плюс прочие доходы минус прочие расходы | Прочие — не относятся к основной деятельности, но влияют на прибыль (штрафы, уценка активов, оплата услуг кредитных организаций) |
И еще один показатель, который зависит от расходов, — это чистая прибыль. Рассчитывается как прибыль до налогообложения минус налог.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Затраты и расходы в налоговом учете
На налоговую базу напрямую влияют расходы (а не затраты), соответствующие условиям:
- они экономически оправданны, то есть относятся к деятельности компании;
- документально подтверждены.
Расходы для налогового учета признаются одним из способов:
- Методом начисления. Расходы учитываются по факту завершения сделки (оказания услуги или отгрузки товара). Дата оплаты не имеет значения.
- Кассовым методом. Регистрируются по факту оплаты, независимо от того, когда были отгружены товары или оказаны услуги.
Предприятия на ОСНО чаще используют первый метод, ИП и организации на УСН — второй.
Юрлица, работающие по методу начисления, должны распределять расходы на:
- Прямые — относятся к конкретным товарам, услугам или работам. Например, на производстве — это стоимость сырья и материалов, зарплата рабочих, амортизация. В торговле — стоимость товаров и их доставки.
- Косвенные — остальные расходы, которые не относятся к прямым, согласно учетной политике компании. Например, на рекламу, ремонт, зарплату управленческого персонала и т. п.
Затраты тоже влияют на размер налогов, но косвенно. Например, стоимость производственного оборудования можно постепенно списывать на амортизацию, снижая налог на имущество.
Отличие затрат и расходов в финансовой отчетности
Ни в одном из бухгалтерских документов нет такой строчки как «Затраты». Косвенно они отражаются в отчете о движении денежных средств (ОДДС) и балансе. А в отчете о финансовых показателях (о прибылях и убытках) они не указываются вовсе, так как не влияют на прибыль. Рассмотрим пример:
| Операция | ОДДС | Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) | Баланс |
| Приобрели материалы | Списание (выбытие) денег в день оплаты | — | Уменьшилась сумма в строке «Денежные средства», увеличилась — в разделе «Запасы и материалы» |
| Изготовили изделия | — | — | Уменьшились «Запасы…», увеличилась статья «Готовая продукция» |
Главное отличие расходов и затрат заключается в том, что первые участвуют в формировании прибыли и отражаются в ОПиУ:
| Операция | ОДДС | ОПиУ | Баланс |
| Продали товар получили оплату | Поступление денег | Увеличилась выручка Увеличились расходы | Увеличился собственный капитал |
| Продали товар, но клиент оплатит его позже | — | Выросла дебиторская задолженность | |
| Получили аванс за продукцию, но она пока не готова | Поступление денег | — | Увеличилась кредиторская задолженность |
Теперь поясним, как вести учет затрат и расходов в разных программах 1С: «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»), «1С:Розница».
Учет затрат и расходов организации в «1С:Бухгалтерия»
Самый широкий набор функций для контроля финансовой деятельности предлагает программа «1С:Бухгалтерия». Она учитывает отличия затрат и расходов и отражает их разными проводками. Примеры:
| Дт 26 Кт 76 — признаны затраты на аренду офиса | Дт 90, 91 Кт 26 — признаны управленческие расходы |
| Дт 20 Кт 60 — признаны затраты на выполнение работ подрядным способом | Дт 90 Кт 20 — признаны расходы при передаче заказчику результата выполненных работ |
Затраты, когда они становятся расходами, учитываются в себестоимости или попадают в финансовый результат отдельно от нее.
Отчет о финансовых результатах
Чтобы программа автоматически распределяла расходы, необходимо настроить учетную политику (раздел «Главное» → «Настройки» → «Учетная политика»):
- Указать все затратные счета.
- Выбрать основной счет, который будет автоматически подставляться во все документы регистрации затрат (акты, накладные и др.). В торговле это может быть счет «Расходы на продажу», на производстве — «Основное производство».
- По каждому счету настроить детализацию и распределение.
Настройка учетной политики в «1С:Бухгалтерия»
Если вы работаете на УСН (Доходы минус Расходы), вам необходимо вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Для этих целей тоже подходит «1С:Бухгалтерия». В программе можно указать, что именно признается расходами и уменьшает налогооблагаемую базу.
Учет расходов и затрат в «1С:УТ»
Управленческий учет затрат можно вести и в других конфигурациях 1С, например, в «1С:УТ». Этот софт разработан для бизнеса в сфере оптовой и розничной торговли. Программа позволяет:
- учитывать затраты как активы (которые принесут прибыль в будущем) или как расходы;
- разделять затраты по статьям и направлениям деятельности для получения подробной аналитики;
- рассчитывать себестоимость.
Расходы в «1С:УТ» можно распределять по статьям:
- на себестоимость;
- финансовый результат (не учитываются в себестоимости);
- расходы будущих периодов.
Распределение расходов в «1С:УТ»
Основная часть расходов в «1С:УТ» регистрируется в учете документами закупки, например, «Приобретение товаров и услуг». Также можно использовать форму «Внутреннее потребление», если деньги были потрачены на материалы для упаковки товаров или другие текущие нужды.
В «1С:УТ» используют не регламентированные, как в «1С:Бухгалтерия», а управленческие отчеты: ОПиУ, ОДДС и упрощенный баланс. Отчетность о финансовых результатах помогает понять структуру себестоимости и выявить затраты, которые можно оптимизировать.
Учет расходов и затрат в «1С:Розница»
Программа «1С:Розница» не предназначена для бухгалтерского и налогового учета. С ее помощью розничные продавцы контролируют остатки, управляют ценами и ассортиментом, регистрируют продажи, возвраты и другие кассовые операции. Учет расходов в «1С:Розница» необходим для решения таких задач:
- определение себестоимости продаж;
- установление оптимальных цен на товары;
- анализ валовой прибыли;
- оценка рентабельности и эффективности продаж.
Основные затраты в рознице:
- на закупки товаров у поставщиков;
- услуги, связанные с приобретением товаров: доставка, хранение, сбор, отгрузка и др.
Затраты в «1С:Розница» отражаются на основании документов поступления товаров и услуг (актов и накладных). Чтобы учесть эти расходы в себестоимости, необходимо включить соответствующую опцию.
Учет себестоимости в «1С:Розница»
В настройках нужно указать способ учета себестоимости: упрощенный (по цене последней поставки) или по средней взвешенной оценке. Также здесь можно задать правило для распределения стоимости услуг на себестоимость товаров.
Настройка учета себестоимости в «1С:Розница»
В отчете «Оценка валовой прибыли» можно посмотреть себестоимость продаж за выбранный период, то есть сумму расходов по реализованным товарам.
Расходы, учтенные в себестоимости продаж, в отчете «Оценка валовой прибыли»
Если не знаете, какая программа подойдет именно вам, позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 или оставьте заявку на сайте. Подберем выгодное решение под ваши задачи и бюджет.
