Для обмена данными о пособиях, больничных и других соцвыплатах требуется интеграция учетной программы с Социальным фондом России (СФР). Это позволяет автоматически получать электронные листы нетрудоспособности, запросы контролирующего органа и отправлять ему ответы без бумажной волокиты.
Расскажем, как подключить и настроить социальный электронный документооборот (СЭДО) в программе «1С:ЗУП» для взаимодействия с СФР (ранее — ФСС).
Что такое СЭДО в «1С:ЗУП» и зачем нужен
СЭДО — сервис, который позволяет организовать обмен электронными документами между работодателем и СФР. Можно передавать информацию о пособиях и других выплатах. Сервис СЭДО интегрирован в решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» и «1С:Бухгалтерия 8.3». Его обязаны использовать работодатели с численностью сотрудников более 10 человек. Но он также полезен и для компаний с более «скромным» штатом.
Представьте: сотрудник уходит на больничный. Раньше нужно было ждать бумажный документ от врача, вносить данные в программу вручную. С СЭДО электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) автоматически приходит в «1С:ЗУП», система рассчитывает пособие, работодатель отправляет подтверждение в СФР за минуты. Это не только ускоряет выплаты, но и повышает точность расчетов, особенно в крупных компаниях с сотнями сотрудников.
Как подключить и настроить СЭДО
Прямой обмен с ведомством в «1С:ЗУП» ред. 3 с помощью СЭДО бесплатен, но требует корректной настройки сертификатов. Их не нужно устанавливать, если компания уже использует электронный документооборот с Социальным фондом России. В противном случае требуется действовать одним из способов:
- Подключить «1С-Отчетность». Необходимые настройки и сертификаты установятся автоматически.
- Настроить сертификаты вручную. Нужно загрузить их с государственных порталов и установить.
Порядок установки сертификатов:
- Скачайте, кликнув по номеру в строке «Отпечаток».
Скачивание сертификата СФР
- В открывшемся окне перейдите во вкладку «Общее» и нажмите «Установить сертификат».
Установка сертификата
- Во вкладке «Мастер импорта сертификатов» укажите расположение хранилища — «Текущий пользователь».
Мастер импорта сертификатов
- Укажите хранилище.
Выбор хранилища сертификата
- Нажмите кнопку «Готово».
Чтобы организовать взаимодействие СЭДО с СФР (ФСС), в программе 1С перейдите в «Настройки», выберите «Кадровый учет» → «Электронный документооборот с СФР». Отметьте опцию «Использовать СЭДО».
Для обмена электронными документами в других конфигурациях рекомендуем подключить сервис «1С-ЭДО».
Как работать с СЭДО в «1С:ЗУП 8»
Сведения о застрахованных лицах формируются в меню «Кадры». Их требуется передавать:
- при приеме сотрудника на работу;
- при увольнении работника.
Информацию отправляют в фонд в течение 3 рабочих дней с момента наступления события. Срок отражается в столбце «Осталось дней» — в календарных днях с учетом выходных.
Сведения о застрахованных лицах в «1С:ЗУП»
При изменении сведений о работнике их тоже нужно отправить в ведомство в течение трех дней.
Если в данных о работнике обнаружена ошибка, ее нужно исправить и передать информацию в СФР. Исключение — СНИЛС. Если ошибка в нем, следует отменить привязку страхового номера лицевого счета к сотруднику. Затем:
- Повторно направить в ведомство информацию с неверным СНИЛС, отметив флажком «Не числится в организации».
- Исправить номер и передать верные сведения, но без флажка на указанной опции.
Рассмотрим подробнее каждый отдельный случай.
СЭДО по больничным листам по временной нетрудоспособности, беременности и родам
Социальный фонд России направляет работодателю сообщение об открытии ЭЛН сотрудника. Последний также получает уведомление в личном кабинете на портале Госуслуги.
При использовании СЭДО для СФР (или как раньше — ФСС) входящие сообщения в «1С:ЗУП» загружаются в раздел «Кадры». Программа уведомляет о поступлении новых сведений на главной странице. Например, при изменении электронного больничного они отражаются с кодами:
- 010 — ЭЛН открыт;
- 020 — продлен;
- 030 — закрыт;
- 090 — аннулирован.
Для загрузки входящих уведомлений в программе предназначена кнопка «Получить из ФСС».
Сообщение СФР об изменениях ЭПН в «1С:ЗУП»
Когда пользователь получает сообщение со статусом «010 Открыт», отражается гиперссылка, которая позволяет создать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
Документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» в «1С:ЗУП»
Когда ЭЛН будет закрыт медорганизацией, от социального фонда поступает запрос о предоставлении данных для назначения пособия. Руководитель компании должен направить их в ведомство, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью.
Входящие запросы от СФР для расчета пособий в «1С:ЗУП»
Если ЭЛН регистрируется в связи с отпуском по беременности и родам, формируются строки с нулевым результатом расчета, так как средства в этом случае выплачиваются за счет Социального фонда России.
Больничный лист в «1С:ЗУП»
Ведомство назначает и выплачивает пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам в срок до 10 рабочих дней со дня получения необходимых сведений.
СЭДО по пособию при рождении ребенка
СФР выплачивает пособие при рождении ребенка на основании данных, полученных от органов ЗАГС. Работодателю может поступить запрос о предоставлении недостающей информации. Он должен передать ее в фонд в течение 2 рабочих дней.
Ответ на запрос СФР для расчета пособия «1С:ЗУП»
СЭДО по пособию по уходу за ребенком до 1,5 лет
Государству неведомо, кто будет находиться в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Инициировать выплату ежемесячного пособия должен работодатель одного из родителей или родственников. Как это происходит:
- Работник передает руководителю 2 заявления: о назначении пособия и о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет.
- В течение 3 дней с момента получения заявлений руководитель направляет данные в фонд.
Документ «Отпуск по уходу за ребенком» в «1С:ЗУП»
- Формирует документ «Исходящее сообщение о страховом случае СФР».
Исходящее сообщение о страховом случае в «1С:ЗУП»
- Фонд направляет запрос на предоставление дополнительных сведений, которые требуются для назначения выплат. Программа формирует ответ.
Ответ на запрос СФР для расчета пособия в «1С:ЗУП»
Если сотрудник утратит право на получение ежемесячной выплаты, работодатель должен уведомить об этом ведомство не позднее 3 рабочих дней с даты, когда стало известно об этом факте.
Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком в «1С:ЗУП»
СЭДО по больничным в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием
После закрытия ЭЛН медицинской организацией от соцфонда поступает запрос о предоставлении данных, требуемых для назначения выплат. Работодатель в течение 3 рабочих дней должен отправить эту информацию, подписав документ УКЭП.
Основания для назначения пособия: профзаболевание, травма на производстве и пр. Пока идет расследование и результат его неизвестен, больничный оплачивается в стандартном порядке: первые 3 дня — работодателем, последующие — за счет государства.
Больничный лист в «1С:ЗУП»
Руководитель формирует ответ на запрос ведомства. Фонд назначает и выплачивает пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов.
Ответ на запрос СФР для расчета пособия в «1С:ЗУП»
По завершении расследования, если будет подтвержден факт несчастного случая или профессионального заболевания, работодатель передает заверенные копии материалов дела в СФР. Далее осуществляется перерасчет ранее уплаченной суммы по ЭЛН.
Больничные листы в «1С:ЗУП» (перерасчет)
Далее ответим на популярные вопросы об использовании СЭДО в «1С:ЗУП 8.3».
Как отключить СЭДО в «1С:Зарплата и управление персоналом», если он больше не нужен?
Достаточно в настройках программы снять отметку «Использовать СЭДО». Также можно удалить сертификаты в «1С-Отчетность». Перед этим важно убедиться, что все документы переданы по назначению.
С какими конфигурациями, кроме «1С:Зарплата и управление персоналом», интегрируется СЭДО?
Сервис интегрируется с конфигурацией «1С:Бухгалтерия». Для этого настройте синхронизацию в разделе «Администрирование» → «Обмен данными». Такая интеграция позволяет передавать реестры пособий без дублирования.
Как избежать штрафов за несвоевременный ответ Социальному фонду России?
Настройте напоминания в «Текущих делах» программы «1С:ЗУП». Важно отвечать на запросы в течение 3 рабочих дней. Мониторьте статусы: «Требует ответа». Регулярные обновления ПО минимизируют риски.
