Для эффективного управления складом часто недостаточно знать только общее количество товара. Компаниям, работающим с техникой, лекарствами, продуктами питания или дорогостоящим оборудованием, требуется более глубокий уровень детализации. Здесь на помощь приходит серийный учет, который позволяет отслеживать движение каждой единицы или партии.
В этом материале разберем, чем отличаются серийные номера от серий товара, как настроить серийный учет в 1С, и какую роль в этих процессах играет терминал сбора данных (ТСД).
Учет по серийным номерам и сериям: в чем разница
Прежде чем переходить к настройкам, важно четко разделить два понятия, которые часто путают: учет по серийным номерам и учет товаров по сериям (партиям). От этого выбора зависит вся логика работы системы.
Серийный номер (уникальный). Это идентификатор, присваиваемый каждой конкретной единице товара. Он уникален — два разных ноутбука одной модели не могут иметь один и тот же серийный номер. Такой учет применяется для дорогостоящей или технически сложной продукции: бытовая техника, мобильные телефоны, автомобили, промышленное оборудование. Это позволяет вести историю гарантийного ремонта, обслуживания и возвратов для каждого экземпляра.
Серия (групповая). Серия объединяет группу товаров с общими характеристиками. Чаще всего это номер партии, дата производства или срок годности. В отличие от серийного номера, серия едина для множества единиц товара. Например, партия молока или коробка с партией микросхем. Учет по сериям критически важен для контроля сроков годности (FEFO), отзывных кампаний и качества продукции.
Таким образом, выбор зависит от задач бизнеса: нужно ли знать историю каждого холодильника или достаточно контролировать партии всего поступившего товара.
Чтобы организовать учет на складе без ошибок и потерь времени, воспользуйтесь предложением комплексной автоматизации. В рамках этой услуги подберем подходящий софт и полностью настроим его под ваши задачи, в том числе для ведения серийного учета.
Настройка серийного учета в программах 1С
Серийный учет можно вести во многих конфигурациях 1С, включая «1С:Бухгалтерия 8.3», «1С:Управление торговлей», «1С:Розница» и «1С:Управление нашей фирмой». Процесс настройки всегда начинается с системных параметров, а не с карточки товара.
Шаг 1. Включение функционала.
Независимо от конфигурации, путь обычно схож: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → «Разрезы учета». Здесь необходимо установить флаг «Серии товаров». Только после этого в системе появятся настройки для работы с сериями.
Шаг 2. Настройка вида номенклатуры.
Далее нужно перейти в справочник «Виды номенклатуры». Для тех видов товаров, по которым планируется вести учет, устанавливается флаг «Серии». Система предложит уточнить, что именно идентифицирует серия: экземпляр товара (для серийных номеров) или партию. Именно здесь закладывается разделение понятий, описанное выше.
Шаг 3. Выбор политики учета серий.
Самый важный этап для серийного учета в «1С:УТ», «1С:УНФ», «1С:Розница» и других конфигурациях. Политика учета определяет, как система будет работать с сериями . Выделяют несколько основных типов:
- Справочное указание серий. Учет остатков по сериям не ведется. Серии фиксируются «для информации» — например, чтобы знать, какие партии были отгружены клиенту в случае рекламации. Остатки на складе контролируются только по номенклатуре в целом.
- Учет остатков по сериям (Управление остатками серий). Система строго контролирует количество товара в разрезе каждой серии. Вы не сможете отгрузить товар, не указав, из какой конкретно серии он берется. Этот режим необходим для уникальных серийных номеров.
- Учет себестоимости по сериям. Самый детализированный уровень. Помимо количественного контроля, система отслеживает стоимость каждой серии или экземпляра. Это актуально, если цена закупки разных партий одного товара отличается.
Для товаров с ограниченным сроком годности дополнительно используются политики с авторасчетом по принципу FEFO (First Expired, First Out), который гарантирует, что товар с истекающим сроком будет отгружен в первую очередь.
ТСД и серийный учет: автоматизация работы на складе
Ведение серийного учета вручную, записывая номера в журналы или вбивая их с клавиатуры, крайне трудоемко и чревато ошибками. Основной инструмент для автоматизации здесь — терминал сбора данных (ТСД). Его внедрение не требует больших расходов. Если у вас небольшой склад или магазин, можно выбрать бюджетную модель, например, ТСД Urovo DT40 или iData i3.
Работа с ТСД ускоряет операции в разы и исключает человеческий фактор. Но терминалы не работают сами по себе и требуют установки специального приложения, например «Mobile SMARTS: Склад 15» от «Клеверенс».
Мобильный софт интегрируются с 1С и позволяют перенести весь функционал серийного учета на терминал сбора данных сотрудника. Самое главное на этапе внедрения ТСД — правильная настройка мобильного приложения и синхронизация с 1С.
Как ТСД помогает вести серийный учет:
Гибкая настройка. Учет по сериям (партиям) и серийным номерам включается отдельно для каждого типа документа прямо на ТСД. Можно настроить обязательный ввод серий только для приемки или отгрузки, а для инвентаризации сделать его опциональным.
Работа с сериями (партиями). На ТСД выгружается справочник серий из 1С. При приемке кладовщик видит список существующих серий для товара и может выбрать нужную. Если партия новая, а учет это разрешает, можно создать серию прямо на ТСД — указать номер, дату и имя. При отгрузке система контролирует, чтобы товар был списан с правильной партии (например, с истекающим сроком годности).
Работа с серийными номерами (уникальными). ТСД поддерживает три режима ввода: единичный (сканирование по одному), множественный (ввод нескольких номеров подряд без повторного сканирования товара) и диапазон (для последовательных цифровых номеров). Если на упаковке нанесен составной штрихкод формата GS1, терминал автоматически распознает серийный номер — кладовщику не нужно вводить его вручную.
Контроль на месте. Система не позволит отгрузить товар с неверным серийным номером или не той партией. При инвентаризации ТСД фиксирует фактические серии и номера, которые затем автоматически сверяются с 1С.
Внедрение ТСД на складе решает главную проблему ручного ввода — ошибки идентификации. Система просто не даст провести операцию, если серийный номер указан неверно или товар отгружается не с той партией.
Заключение
Серийный учет — необходимый инструмент для прозрачности и контроля на современном складе. Программные продукты 1С позволяют гибко настраивать учет серийных номеров или партий под конкретные задачи бизнеса. А использование ТСД с соответствующим ПО превращает сложные регламенты в быстрые и надежные операции.
Ответы на популярные вопросы
Можно ли вести серийный учет товаров, если они поступают без заводских серийных номеров?
Да, система позволяет генерировать серийные номера автоматически при приемке и сразу печатать этикетки со штрихкодами для наклейки на товар.
Что делать, если после настройки серийного учета перестали проводиться документы отгрузки?
Причина чаще всего в несоответствии политик учета: поступление товара было оформлено по одной политике, а отгрузка идет уже по другой. Исправить ситуацию можно создав отдельный склад с нужной политикой и переместив туда товар.
Можно ли при приемке создать новую серию прямо на ТСД, если ее еще нет в справочнике 1С?
Да, в операции «Приход на склад» предусмотрена возможность ввода новой серии прямо с терминала — достаточно нажать кнопку «Ввод новой» и заполнить номер и дату серии.
