Установка онлайн-кассы совершается в несколько этапов. В начале нужно купить новую кассу или модернизировать имеющуюся. Затем выбрать фискального оператора (далее ОФД). Пройти процедуру регистрации оборудования в ИФНС. Завершающим этапом будет установка и настройка техники. В статье разобраны этапы, нюансы, частые ошибки самостоятельной регистрации.
Первый этап установки кассы для ИП: выбор и покупка
Если вы пользовались кассовым оборудованием с электронной контрольной лентой (далее ЭКЛЗ), проверьте, подлежит ли оно модернизации. Она заключается в замене ЭКЛЗ и фискальной памяти на фискальный накопитель (далее ФН). Перечень моделей есть на сайте ФНС. В противном случае придется потратиться на покупку новой техники.
Изучите список (соответствующих требованиям 54-ФЗ в последней редакции) онлайн-касс, чтобы при выборе не ошибиться с моделью. Ценовой диапазон касс для ИП — от 10 000 до 35 000 рублей. При выборе опирайтесь на соответствие специфики деятельности вашей компании (оборот, количество покупателей в сутки) и технических характеристик ККТ.
Главные критерии выбора
Производители отмечают 6 главных параметров, на которые нужно обратить внимание при выборе.
Пропускная способность. Определите примерное количество чеков в минуту, которые должна выдавать машинка: исходите при подсчете из вашей деятельности.
Мобильность. Если вы заняты в развозной сфере, обратите внимание на компактные модели с аккумулятором.
Интернет-соединение. Три основных варианта подключения: Ethternet-кабель, Wi-Fi, USB-модем. Некоторые модели имеют слот под SIM-карту, тип связи — 2G, 3G. Они подойдут для курьерской доставки.
Объем памяти. Максимальный объем — 10 000 единиц товара. Этот критерий актуален для касс, работающих автономно. Подключенные к ПК устройства используют его память, и ограничение снимается.
Поддержка ЕГАИС. Актуально для владельцев ИП, торгующих алкогольной продукцией, подакцизными товарами.
Управление. По этому параметру модели делятся на два вида: сенсорное и кнопочное управление. Модели с сенсорным экраном более удобны в эксплуатации, они мгновенно выдают подсказки и ошибки. Облегчают ввод информации, занесение наименований товара. С интуитивным интерфейсом разберется даже далекий от современной техники человек. Кнопочные модели — привычны, практичны, доступны по цене. Подойдут для небольших розничных точек, кафе, парикмахерских.
Второй этап: выбор ОФД перед установкой кассы для ИП
Выбор оператора фискальных данных. Реестр разрешенных операторов вы найдете на сайте налоговой, там же указаны номера телефонов, по которым можно созвониться с выбранным ОФД. После заключения договора останется перевести деньги по реквизитам выставленного счета. Стоимость услуг в среднем составляет 3 000 рублей.
Третий этап: регистрация кассы для ИП в ФНС перед установкой
Чтобы зарегистрировать аппарат в налоговой, заполните заявление. Бланк можно запросить в налоговой или оформить на сайте ФНС.
Для дистанционной регистрации выполните следующие шаги:
- В верхней части укажите КПП, ИНН налогоплательщика. Код причины перерегистрации пропустите.
- Укажите наименование налогоплательщика с отражением организационно-правовой формы (индивидуальный предприниматель).
- Укажите предъявителя (личное предоставление, доверенное лицо). Заполните ФИО лица, предоставляющего документы в ФНС.
- Укажите дату подачи заявления.
- Укажите модель кассового аппарата, заводской номер с упаковки. Полное наименование модели ФН и его заводской номер (указан в техпаспорте).
- Укажите адрес установки кассы для ИП. Если это стационарный объект, например, магазин, укажите его адрес. Если планируется развозная деятельность, укажите адрес регистрации ИП.
- Далее следуют пункты с вопросами о назначении кассового аппарата. Оставлять ячейки пустыми нельзя: вместо “да” указывайте 1, вместо “нет” - 2.
- На последнем листе укажите наименование ОФД (сведения возьмите из договора или счета на оплату) и ИНН оператора.
- Распечатайте составленное заявление в 2 экземплярах. Подпишите. Заверьте печатью при ее наличии.
Отнесите бумаги в налоговую. Весь процесс проверки займет 5 суток с подачи заявления.
Бланк регистрации:
Четвертый этап: установка и проверка кассы для ИП
Касса передает информацию в режиме онлайн, нужно синхронизировать ее с ЛК на портале ОФД. Для успешной регистрации требуется электронно-цифровая подпись (далее ЭЦП).
Попав в ЛК, укажите регистрационный, заводской номер аппарата, фискального накопителя, модель устройства. Придумайте для него имя.
Фискализация кассы
Далее стоит настроить технику, чтобы на чеке выбивалась информация об организации. Способы установки и параметры настройки зависят от производителя оборудования. Иногда для установки нужны специальные программы и драйвера. В этом случае обратитесь за помощью к специалистам.
Инструкция по настройке кассы есть на сайте изготовителя. Параметры настройки — на сайте ОФД. Если самостоятельно найти не получится, звоните в техподдержку. Вам обязаны предоставить всю необходимую информацию и ссылки на инструкцию по установке.
При настройке обязательно укажите:
- оператора фискальных данных;
- сведения об организации;
- ФИО администратора/кассира;
- применяемый режим налогообложения.
Во время настройки аппарат выдаст чек с указанными данными — отчет о регистрации.
Данные отчета нужно отправить в ФНС. Передайте их инспектору по телефону или отправьте онлайн.
Для этого:
- зайдите на сайт nalog.ru;
- нажмите “Завершить регистрацию”;
- заполните форму отчета, указав данные из чека.
Регистрация завершена.
Читайте также: Какой фискальный накопитель купить для онлайн-кассы — подробное руководство
Вернитесь в персональный кабинет на сайте фискального оператора. Внесите сведения о ККТ. Нажмите “Подключить кассу к ОФД”. Заполните открывшуюся форму данными из отчетного чека.
С момента фискализации кассы у вас будут ровно сутки, чтобы передать отчет в ФНС.
Касса считается легализованной после получения электронной карточки регистрации. Она появится в разделе “Прохождение документов” напротив вашей ККТ.
Вы имеете право получить на руки бумажный экземпляр.
Ошибки при самостоятельной установке кассы для ИП
Желая сэкономить на услугах ЦТО, владельцы бизнеса занимаются самостоятельной регистрацией и установкой оборудования. Иногда это приводит к плачевным результатам. Укажем самые частые ошибки.
Неверный регистрационный номер. В результате ошибки выйдет из строя фискальный накопитель.
Несоответствие регистрационных данных и настроек оборудования. Приведет к сбою передачи чеков ОФД, нарушению работы с ККТ, последующему штрафу.
Неверное указан ОФД. Нарушение порядка передачи данных грозит ответственностью.
Не знаю, я сам регистрировал кассу в ФНС, много нюансов конечно, но если всё делать внимательно и в нужной последовательности, то всё должно быть хорошо. Главное не запороть ФН) Для этого перед тем как печатать чек, нужно подключить кассу к интернету, чтобы дата и время синхронизировалось. А то на чеке выбьется дата которая по умолчанию была прописана в кассе и тогда придётся новый ФН покупать))) Это частая и довольно затратная ошибка у тех, кто регистрирует сам))) Предупреждён, значит вооружён! Так что мотайте на ус и будьте внимательны 🙂 Всем успехов в бизнесе!
Сначала все хотел сделать сам, но так как касс у меня всего две штуки (открыл небольшой бизнес по нанесению принтов на кружки и футболки), решил что обращусь к специалистам. Но знать все основные моменты при установке кассы для меня важно. Если буду расширяться, то третью попробую зарегистрировать уже самостоятельно.
На счет масштаба предприятия не соглашусь. Мелким предприятиям намного болезненнее эти кассы устанавливать и регистрировать в том числе. У меня например половина от выручки за месяц как раз уйдет на все расходы по кассе. Причем только на первичные. Кроме того, я на УСН и мне вернуть вычетом сумму за кассу нельзя по закону. Вот и теперь подумайте, в чем выгода мне ставить такое оборудование. Причем помимо кассы, мне нужен тогда и сканер, потому что наличия одной кассы я не понимаю.
Конечно же, можно и самостоятельно зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС. Но ведь нам свойствено ошибаться, да и где гарантия, что электронные документы не будут использованы в мошеннических целях. Нет, конечно не ФНС и не ОФД, но ведь взломать личный кабинет и изъять документы ничего не стоит. Да и фискальный накопитель не так легко поставить, сорвете пломбу и все — пиши пропало. Лучше в специализированные центры обратиться, конечно если предприятие крупное. И проверять нужно все и ОФД, и самого распространителя касс, лучше переплатить, но взять надежного!