Фискальный накопитель (чип памяти) — функциональный компонент онлайн-кассы, который обеспечивает шифрование, хранение, защиту и отправку информации в ФНС. По техническим характеристикам накопитель аналогичен модулю ЭКЛЗ в старых кассовых аппаратах с единственным отличием — возможность передавать данные в онлайн-режиме.
ФН сохраняет чек, сформированный на ККТ, ставит на нем фискальный признак и направляет оператору. ОФД в свою очередь передает сведения в налоговую и обеспечивает ей доступ к чекам в течение 5 лет. Замена чипа обязательна по окончании срока действия или по другим техническим причинам.
Допускается использовать только те модели, которые размещены в реестре на сайте ФНС. На сегодняшний день на рынке представлено семь производителей: РИК, НТЦ Измеритель, Дримкас, Эвотор, Инвента, Концерн Автоматика и Прагматик.
Нужна ли замена фискального накопителя при переходе на другой ФФД
Касса передает сведения в соответствии с форматом фискальных данных (ФФД) — это утвержденный алгоритм формирования информации (структура, совокупность параметров документа и т.д.).
ФНС устанавливает три вида ФФД — 1.0, 1.05 и 1.1.
С 1 января 2019 года все владельцы кассового оборудования обязаны перейти на ФФД не ниже 1.05, по возможности — на 1.1.
Форматы отличаются только перечнем реквизитов — в новых версиях добавлены два дополнительных параметра:
- предмет расчета — категория товара или услуги;
- способ расчета — например, покупка в кредит, рассрочка, частичная оплата и т.д.
Существует две версии накопителей — ФН 1.0 и 1.1. Они отличаются друг от друга объемами памяти. Учитывайте, что версия 1.0. совместима только с форматами ФД 1.0 и 1.05 Модели 1.1 более продвинутые — они поддерживают все форматы.
Согласно приказу ФНС России № ММВ-7-20/229@, переходя на другой ФФД, владелец ККТ не обязан менять накопитель. Достаточно обновить прошивку кассы (самостоятельно или в ЦТО).
Причины и сроки замены ФН
Устройства выпускаются со сроком действия 13, 15 и 36 месяцев. Согласно ФЗ-54, модели на 3 года обязательны для ИП и юридических лиц со специальными режимами налогообложения (в том числе в сфере услуг): упрощенная, патент, «вмененка» и ЕСХН.
Исключение предусмотрено для следующих субъектов:
- торгующих акцизными товарами: алкоголем, сигаретами и моторным маслом;
- с сезонным характером работ;
- совмещающих перечисленные режимы налогообложения с ОСН;
- агентов, принимающих платежи от физических лиц.
Такие предприниматели вправе приобретать чип памяти с любым сроком эксплуатации от 13 месяцев. То же самое касается и предприятий, работающих на ОСН.
Для реализаторов подакцизной продукции (например, алкоголя) есть своя особенность — независимо от выбранной модели эксплуатация не превышает 410 дней.
Самая распространенная причина замены — окончание срока действия. Но цифра на коробке характеризует максимальный период эксплуатации, который может отличаться от реального. Необходимость переустановки может возникать и по другим причинам.
Переполненная память
Каждая платежная операция записывается на чип, но размер этого ресурса ограничен:
- 13 мес. — примерно 170—180 тыс. операций;
- 15 мес. — 200—210 тыс.;
- 36 мес. — до 500 тыс.
Выбирая устройство, сравните заявленную емкость с задачами вашего бизнеса. От этого во многом зависит то, как часто будет осуществляться замена фискального накопителя ККТ.
Если формат деятельности допускает любой период действия, не торопитесь покупать устройство на 3 года в надежде сэкономить. Если у вашего бизнеса высокий клиентопоток (более 200 чеков в день) или интернет-магазин ежедневно принимает много заявок, свободная память быстро закончится, и покупать накопитель на 36 месяцев бессмысленно. В этом случае целесообразнее приобрести устройство на 13/15 месяцев.
Чтобы не оставлять замену ФН и перерегистрацию ККТ на последний момент, уточняйте у производителя емкость и заранее планируйте период использования.
Например, емкость составляет 250000 чеков. За 3 месяца пробили 150 тыс. Соответственно, оставшегося ресурса хватит еще на 1,5—2 месяца.
Почти все современные кассовые аппараты оснащены специальной опцией, которая оповещает пользователя, что емкость заканчивается.
Смена ИНН владельца
Фискальный компонент может принадлежать только одному налогоплательщику. При смене собственника кассового оборудования обязательно меняют чип памяти.
Предыдущий владелец закрывает архив, отправляет данные оператору и снимает кассу с учета в ЛК на сайте ФНС. Новый налогоплательщик приобретает другой накопитель и заново ставит кассу на учет в налоговой. После перерегистрации ККМ с заменой ФН налоговая выдает новую карточку.
Блокировка
При блокировке онлайн-касса не ставит фискальный реквизит на чеке, а только формирует отчет об окончании смены. Такая ситуация возникает, если:
- смена длилась более суток;
- чеки не отправлялись в ОФД более 30 суток подряд (например, из-за отсутствия интернета);
- период между печатью двух документов разнится с показанием таймера ККМ больше, чем на 5 минут.
Выход из строя
ФН — технически надежный блок, состоящей из шифровального модуля, флэш-памяти и вычислительного компонента (микроконтроллера).
При интенсивной эксплуатации, воздействии влаги или агрессивных сред возможны физические неисправности, которые не подлежат устранению. В этом случае придется приобрести новый модуль памяти.
Большинство поставщиков контрольно-кассовой техники несут гарантийные обязательства в течение 12 месяцев. Если гарантия еще действительна, обратитесь к продавцу — при подтверждении гарантийного случая компания обязана предоставить исправное устройство.
Вам будет интересно: Фискальный накопитель для онлайн-касс
Инструкция по замене фискального накопителя в кассе
Заменить устройство можно двумя способами: самостоятельно или обратившись в центр технического обслуживания. Самостоятельная установка не запрещена законодательно, но несет определенные риски. Если во время процедуры что-то пойдет не так, поставщик не возместит вам стоимость покупки.
В любом случае порядок действий по замене ФН предполагает следующую последовательность:
Закройте архив
Закройте смену и подождите, когда все чеки будут отправлены оператору. При несоблюдении этого условия появится уведомление «Есть неотправленные документы». После этого запустите на ПК утилиту по регистрации, выберите пункт «Закрыть архив» и подтвердите операцию.
В результате формируется отчет о закрытии и отправляется в ОФД. Касса должна напечатать соответствующий документ.
Не извлекайте устройство до тех пор, пока документация не отправлена оператору и не получено подтверждение. Окончание процедуры сопровождается печатью документа «Отправка ФД завершена».
Замените чип памяти
После успешного закрытия архива необходимо установить и активировать устройство:
- отключите кассу от электросети;
- откройте заднюю крышку и извлеките фискальный блок;
- установите новый и снова включите ККМ.
Современные ККМ автоматически распознают и устанавливают ФН на программно-аппаратном уровне. Пользователю остается указать в сервисном меню причину перерегистрации (замена ФН), корректную дату и время начала пользования. Далее необходимо создать отчет «Об изменении параметров регистрации», следуя указаниям в инструкции.
По завершении процедуры касса печатает отчет, а в окне утилиты появится уведомление об успешном завершении.
Отправьте заявление на перерегистрацию ККТ при замене ФН
Вторая стадия перерегистрации осуществляется на сайте ФНС. Для этого не нужно посещать офис, все происходит дистанционно — достаточно иметь электронную подпись:
- Зайдите в ЛК на портале nalog.ru и выберите раздел «Учет ККТ».
- Выберите номер ККТ, для которой требуется перерегистрация.
- Откройте форму заявления.
- Введите реквизиты двух отчетов: «О закрытии архива» (когда извлекали старый накопитель) и «Об изменении параметров регистрации» (когда устанавливали новый). Эти реквизиты (дата, время, номер) можно уточнить из документов, распечатанных кассой.
- Выберите название модели из перечня и введите заводской номер.
- Подтвердите заявку электронной подписью и отправьте на рассмотрение.
Заявление на перерегистрацию ККТ при замене ФН необходимо подавать не позднее, чем через один рабочий день после установки.
Налоговая рассматривает заявку в течение 5 дней, после чего отправляет карточку в ЛК налогоплательщика или посредством ОФД.
Получив карточку, подтвердите операцию и нажмите кнопку «Завершить». На странице «Учет ККТ» появится статус «ККТ перерегистрирована».
Далее обратитесь к своему ОФД и продлите обслуживание, заплатив за очередной период. После этого чеки с кассового аппарата будут передаваться в налоговую.
ФНС вправе отказать в перерегистрации по двум причинам:
- выбранная модель не числится в реестре;
- недостаточный объем сведений в заявлении.
Согласно закону, после извлечения старого ФН необходимо хранить его в течение 5 лет.
Стоимость замены фискального накопителя в онлайн-кассе
Цена замены фискального накопителя зависит от срока использования: ФН на 13, 15 месяцев стоит от 6000, на 3 года — от 9000 рублей.
Другие затраты:
- Продление обслуживания ОФД — в среднем 2600—3500 рублей в год. Тарифы с ежемесячным (от 300) или полугодовым обслуживанием (от 1500) актуальны для организаций с сезонным характером работ.
- Продление электронной подписи на год — 1500, покупка новой ЭП с USB-носителем — от 3000 руб.
Чтобы сэкономить, рекомендуется приобретать накопитель сразу с подключением к ОФД на год — цена комплектации от 7490 руб.
Договор на замену фискального накопителя в ЦТО обойдется в 1500—2000 рублей.
Установка нового накопителя относится к модернизации контрольно-кассовой техники. Согласно законодательству, ИП на ЕНВД и патенте вправе претендовать на налоговый вычет до 18000 рублей (от стоимости кассового оборудования). В эту компенсацию может входить не только цена самой ККТ, но также расходы на покупку отдельных ее компонентов и программного обеспечения (при условии, что вы еще не воспользовались этой льготой).
Как отразить расходы в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете коммерческих организаций расходы по установке нового чипа памяти отображаются следующим образом:
- покупка — Дебет 10 Кредит 60;
- установка — Дт 08 Кт 60;
- списание расходов на ФН, если касса не числится в составе основных средств — Дт 26(44) Кт 10.
В бюджетном учете все расходы по замене фискального накопителя в онлайн кассах отображают по справочнику КОСГУ (классификатор операций сектора госуправления). Затраты на приобретение и установку устройства относятся к статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» и собираются на счете 10600 «Вложения в ОС».
Что будет, если вовремя не выполнить замену фискального накопителя
Если предприниматель работает с просроченным ФН, налоговая не увидит сведений об объемах продаж. За это предусмотрены штрафы:
- для ООО — 75—100 % от неучтенной выручки, но не менее 30 тыс. рублей;
- для ИП — 25—50 % от объема продаж, но не меньше 10 тыс. рублей.
Штрафные санкции предусмотрены и за использование ФН со сроком 13 или 15 месяцев вместо положенных 3 лет:
- для организаций — 5000—10000 руб.;
- для ИП и должностных лиц — 1500—3000 руб.
Если закон нарушен впервые, малому и среднему бизнесу полагается предупреждение. На представителей крупного предпринимательства (годовая выручка свыше 2 млрд. руб., численность сотрудников от 250 человек) такая преференция не распространяется — с них в любом случае взыскивают штраф.
Слышала, что можно повредить ФН неправильной установкой его в кассу это правда?
Да. При неправильной установке ФН можно сломать. И если эта установка производилась вами самостоятельно, то его стоимость вам никто не компенсирует, поэтому логичнее обратиться в сервисный центр, где вам и заменят ФН, и оперативно перерегистрируют ККТ в связи с заменой накопителя. Подробнее об услуге — тут.
Недавно заменила себе ФН, планирую примерно через пол года купить себе еще одну кассу, интересует такой вопрос, можно ли сейчас купить ФН, но вставлю его в кассу и зарегистрирую только через пол года? Или лучше сразу его покупать и начинать пользоваться?
Исчисление срока действия ФН начнется с момента перерегистрации ККТ, поэтому вы можете купить накопитель, а вставить его в кассу при возникновении такой необходимости.
Не понимаю, а у всех ФН память стандартная вне зависимости от срока службы в 13, 15 месяцев или 3 года? Смысл переплачивать, если память быстро забьется и придется просто его выбрасывать, хотя даже срок службы еще не подошел к концу?
В соответствии с п.6 ст.4.1 54-ФЗ (в редакции от 06.06.2019), срок службы ФН для некоторых категорий предпринимателей устанавливается законодательно. Те же собственники бизнеса, ограничений для которых не предусмотрено, могут самостоятельно выбирать какой ФН им устанавливать в ККТ. При установке ФН неположенного срока работы, предусмотрены штрафы, в частности, в рамках ч.4 ст.14.5 КоАП РФ.
Но при объективном дефиците ФН, можно использовать ФН непредусмотренного срока в соответствии с письмом налоговиков от 24.06.2019 №СД-4-20/12191@.