Автоматизация учета имущества в юридической компании: как провести полную инвентаризацию основных средств за 1 день
В 2024 году к нам обратился владелец сервиса юридических онлайн-консультаций. Это крупная компания, работающая на рынке более 10 лет. Клиентам сервиса доступна платная и бесплатная помощь юристов в решении любых правовых вопросов. Консультации предоставляются по телефону, электронной почте и видеосвязи. На момент обращения штат компании насчитывал свыше 200 сотрудников. А на балансе числилось более 1 000 единиц имущества, включая мебель, серверы, стационарные компьютеры, ноутбуки, принтеры, гарнитуру, кондиционеры и др.
У заказчика возникла проблема с учетом основных средств (ОС). Инвентаризация имущества выполнялась по бумажным описям. Чтобы полностью проверить количество ОС, приходилось тратить не меньше 3-х дней, что существенно тормозило основные рабочие процессы.
Перед нами стояла задача: автоматизировать учет имущества по штрихкодам и ускорить процесс инвентаризации.
С какими проблемами обратился владелец бизнеса:
- инвентаризация ОС отнимает много времени и мешает основной работе;
- нет контроля за перемещением компьютеров и другой техники между отделами и кабинетами;
- нет четкой системы ответственности за утерю имущества;
- отсутствует учет состояния техники;
- нигде не фиксируется информация о выносе техники за пределы компании (например, если сотрудник едет в отпуск или командировку и берет с собой ноутбук).
Какие работы мы выполнили:
- Подобрали недорогой термопринтер — АТОЛ BP21 со скоростью печати до 127 мм/с.
- Организовали процесс маркировки техники и мебели, разработали шаблон этикетки.
- Подобрали терминал сбора данных (ТСД) — АТОЛ Smart.Lite. ТСД оснащен полноразмерной клавиатурой, на которой удобно вводить данные во время инвентаризации. Батарея емкостью 5 200 мАч обеспечивает не менее 10 часов автономной работы без подзарядки.
- На ТСД установили приложение «Клеверенс: Учет имущества». Это самостоятельная конфигурация для программы «1С:Предприятие», совместимая с другими программами «1С». Применяется для мобильной автоматизации учета любого имущества.
- Настроили обмен между программой «Клеверенс: Учет имущества» на ТСД и «1С:Бухгалтерия» в режиме офлайн через Wi-Fi-интерфейс.
- Протестировали программное обеспечение и ТСД на бизнес-процессах клиента.
- Составили инструкции и провели базовое обучение сотрудников по основным операциям в приложении.
Срок реализации проекта — 9 дней. Основная часть этого времени ушла на доработку ПО под индивидуальные запросы заказчика.
Результаты автоматизации:
- Каждой единице ОС присвоен штрихкод в системе учета. Все имущество промаркировано термоэтикетками.
- Чтобы посчитать объекты имущества, сотрудникам нужно просто сканировать этикетки с них. Программа на ТСД определяет фактическое количество единиц, сравнивает его с учетным значением и показывает расхождения.
- Время на проведение полной инвентаризации сократилось в 3 раза. Раньше на полную проверку уходило не менее 3 дней, а сейчас — одна рабочая смена.
- По завершении «ревизии» документ автоматически выгружается с ТСД во внешнюю систему учета.
- Бухгалтер не тратит время на ручной ввод результатов инвентаризации.
- Каждый объект имущества закреплен за определенным материально ответственным лицом. Факты выдачи и возврата техники фиксируются в системе учета.
- Легко отследить перемещения и вынос ОС за пределы организации, так как все подобные операции теперь проводятся в приложении.
- Можно формировать отчеты о местонахождении имущества, количестве остатков на складе, текущем состоянии и истории его перемещений.
- Сократилось влияние человеческого фактора, снизилась нагрузка на персонал, учет имущества стал более точным.
Руководитель отдела системного администрирования«Главная наша проблема, с которой мы обратились, — это долгие инвентаризации, которые фактически проводились в ручном режиме. Мы распечатывали списки, вручную сверяли с номерами на мебели и технике, а потом эти данные в бумажном виде передавали в бухгалтерию. А еще не было нормального учета, сколько техники есть на складе, сколько и кому выдано, за кем числится этот компьютер или тот принтер. В удобном виде такой информации не было, как не было и контроля за перемещениями между кабинетами. То, что было раньше и есть сейчас, — это просто небо и земля. Во-первых, сам процесс инвентаризации стал быстрее и проще. Во-вторых, теперь у нас есть точная информация по любому объекту: что за кем числится, кто за что отвечает, что где находится, какая техника в ремонте, какая перемещена в другой отдел и т. д.».
