Автоматизировали документооборот и договорную работу в сфере международных контейнерных перевозок на базе «1С:Документооборот КОРП»

Сфера: контейнерные перевозки
Отрасль: Порты и стивидорные компании
Сроки выполнения: Июнь 2021 - Апрель 2022
Регион: Южный федеральный округ РФ
Трудозатраты: 1 316 чел./часов
Рабочих мест (АРМ): 600
Внедренный продукт: 1С:Документооборот КОРП

Ситуация до внедрения

Клиент — один из крупнейших игроков в области транспортно-логистических услуг России. Компания предоставляет услуги международной контейнерной доставки через порты России и СНГ, ежегодно обслуживая более 250 000 20-футовых контейнеров. Имеет офисы в России, Китае, Нидерландах и Казахстане, в которых работает более 1300 сотрудников. За год объем предоставляемых услуг вырос в 2,5 раза. Филиалы сети столкнулись с рядом проблем, связанных с документооборотом и процессом постановки задач на разных уровнях:

• Ручной документооборот и постановка задач. До внедрения системы все процессы согласования документов и постановки задач вели через почту, на бумаге и в Excel. Это создавало высокие риски потери данных, ошибок и неэффективности.
• Отсутствие прозрачности. Не было четкой видимости, на какой стадии находится процесс согласования документов и поставленная задача. Сроки выполнения задач часто не фиксировались.
• Неоптимизированный рекрутинг. Процесс подбора персонала был разрозненным, без единой системы для отслеживания статуса вакансий и эффективности работы рекрутеров.

В итоге большое количество документов терялось в пути, задачи не всегда выполнялись полностью и в нужные сроки. Эти проблемы требовали срочного решения для повышения производительности и уменьшения рисков. Необходимо было автоматизировать потоки документов, сделать прозрачной систему согласования.

Цели проекта

Основной задачей проекта было создание единой системы для автоматизации документооборота и согласования различных бизнес-процессов. Среди ключевых целей:

• Автоматизация согласования договоров и контрагентов: Устранение использования почты и бумажных носителей для работы с договорами и контрагентами.
• Оптимизация кадровых процессов: Автоматизация процессов подбора персонала, приемов на работу, увольнений и командировок.
• Повышение прозрачности и эффективности: Обеспечение полной прозрачности всех бизнес-процессов с возможностью отслеживания и контроля на всех этапах.

Решение и технологии

Проект по внедрению системы "1С:Документооборот КОРП" отличается своей масштабностью и комплексностью. Компания, имеющая широкую географию и разнообразие бизнес-процессов, требовала организации нескольких независимых, но взаимосвязанных контуров документооборота. Система была настроена для автоматизации и оптимизации процессов в следующих ключевых направлениях:

1. Согласование контрагентов

Для повышения надежности сделок с контрагентами, РУСКОН внедрил систему экспресс-проверки контрагентов через интеграцию с внешними сервисами через API. Это позволяет проверять контрагентов по открытым и закрытым источникам информации, что минимизирует риски ошибок и упрощает процесс.

• Документы и сертификаты: Важной частью является хранение и обработка документов, таких как сертификаты о резидентстве, которые можно прикреплять к карточкам контрагентов. Также имеется возможность отслеживания наличия оригиналов документов.
• Маршруты согласования: Внутри системы настроены маршруты согласования, которые отличаются в зависимости от типа контрагента и договора, а также включают специалистов из разных отделов (юридического, финансового, службы безопасности).
• Интеграция и оптимизация: Процесс согласования был оптимизирован командой "1С:Первый Бит", что позволило значительно ускорить проверку и утверждение контрагентов.

2. Согласование договоров и дополнительных соглашений

Процесс согласования договоров был полностью переработан и автоматизирован. В результате:

• Типы договоров: Все договоры были разделены на коммерческие и хозяйственные, типовые и нетиповые. Для каждого типа настроены свои маршруты согласования и шаблоны документов.
• Цифровизация процессов: За 1 квартал 2022 года через систему прошло порядка 300 договоров, из которых только 3 договора согласовывались по старому способу (на бумаге).
• Дополнительные соглашения: Важные дополнительные соглашения, содержащие тарифы и сроки доставки, теперь загружаются в систему уже в готовом виде. Маршрут их согласования повторяет маршруты согласования договоров.
• Контроль версий: В случае с нетиповыми договорами предусмотрен контроль версий и возможность внесения изменений, что помогает избегать ошибок при работе с юридически важными документами.

3. Подбор сотрудников

Процесс подбора персонала в РУСКОН был улучшен благодаря автоматизации, что позволило ускорить рекрутинг и повысить его эффективность:

• Этапы рекрутинга: Процесс подбора персонала делится на этапы, начиная от планирования набора по подразделениям и заканчивая заключением трудового договора с кандидатом.
• Взаимодействие с руководителями: Система автоматизировала процесс согласования Job Offer с руководителями подразделений, что ускоряет процесс оформления.
• Аналитика: В «1С:Документооборот» созданы различные отчеты по работе рекрутеров, которые помогают отслеживать эффективность подбора по вакансиям, городам, подразделениям, а также по срокам и статусам вакансий.

4. Прием сотрудника

Процесс приема новых сотрудников также был автоматизирован, что позволило снизить количество ошибок и ускорить ввод новых сотрудников в рабочий процесс:

• Задачи для ИТ и отдела кадров: В процессе приема сотрудника участвуют несколько подразделений. Система автоматически ставит задачи для отдела кадров и службы ИТ, чтобы обеспечить создание рабочего места и предоставить доступы.
• Подготовка рабочего места: Для каждого нового сотрудника запускается процесс подготовки рабочего места, включая настройку программного обеспечения, телефонии и выдачу необходимого оборудования.

5. Доступ к внутренним нормативным документам

Для эффективной адаптации новых сотрудников важно, чтобы у них был доступ ко всем внутренним нормативным документам компании:

• Автоматический доступ: Вся информация о внутренних положениях, инструкциях и стандартах теперь доступна сотрудникам в зависимости от их должности и подразделения.
• Актуальность информации: Все документы находятся в одном месте и поддерживаются в актуальном состоянии, что исключает путаницу с устаревшими версиями.

6. Увольнение сотрудника

Процесс увольнения был автоматизирован, что ускорило оформление и исключило возможные ошибки:

• Интеграция с «1С:ERP»: Создание приказа на увольнение автоматически инициирует постановку задач для различных подразделений — от отдела кадров до службы ИТ.
• Электронный обходной лист: Процесс увольнения теперь сопровождается созданием электронного обходного листа, что упрощает процесс и сокращает время на оформление.

7. Согласование командировок

Ранее сложный процесс согласования командировок был автоматизирован, что позволило значительно упростить его:

• Автоматизация заявок: Сотрудники теперь создают заявку на командировку в системе, заполняя необходимые поля (место назначения, расходы, аванс и т.д.).
• Процесс согласования: Заявка проходит согласование по установленным маршрутам, после чего создаются все необходимые документы (приказ, заявка на аванс, авансовый отчет).
• Автозаполнение: Система автоматически заполняет необходимые поля в документах, что сокращает время на их оформление.

8. Согласование заявок на такси

В связи с разъездным характером работы сотрудников, был внедрен процесс согласования расходов на такси:

• Интеграция с Яндекс.Такси: Данные о поездках сотрудников загружаются из личных кабинетов Яндекс.Такси в «1С:Документооборот», где создается заявка на такси. Это исключает необходимость ручного ввода данных и упрощает процесс согласования.
• Автоматизация процесса: Все расходы на такси проходят согласование, и в случае одобрения, происходит автоматическая загрузка данных в систему для учета затрат.

9. Выдача доверенности

Процесс выдачи доверенностей был доработан для упрощения работы с полномочиями сотрудников:

• Справочники полномочий: Созданы справочники для сотрудников и сторонних физических лиц, которые могут получать полномочия для различных операций (например, получение ТМЦ, подписание документов).
• Гибкость: В системе предусмотрена возможность создания как типовых, так и нетиповых доверенностей.

10. Интеграция через брокер сообщений RabbitMQ

Для обеспечения эффективного обмена данными между различными системами компании, была внедрена интеграция через RabbitMQ:

• Многоуровневая интеграция: Все программные продукты 1С были интегрированы через RabbitMQ, что позволило улучшить управляемость обменами данных между различными системами.
• Настройка очередей: В системе настроены очереди сообщений, что обеспечивает контроль последовательности и целостности данных, передаваемых между системами.

Проект по внедрению "1С:Документооборот КОРП"  —  пример комплексного подхода к автоматизации бизнес-процессов, где инновационные решения обеспечили значительное улучшение эффективности, прозрачности и контроля на всех уровнях компании.

Результаты проекта

Внедрение "1С:Документооборот КОРП" принесло значительные улучшения и результаты:

• Прозрачность процессов: Система позволила отслеживать каждый шаг в процессе согласования документов, что устранило проблемы с потерей данных и отсутствием видимости.
• Сокращение трудозатрат: В результате внедрения системы трудозатраты снизились на 20%, благодаря автоматизации и упрощению процессов согласования.
• Увеличение производительности: В 1 квартале 2022 года через систему было согласовано около 300 договоров, из которых лишь 3 были оформлены по старой схеме с бумажными носителями.
• Рост численности сотрудников: Система рекрутинга позволила ускорить процесс подбора персонала, что привело к увеличению численности сотрудников на 30%.
• Снижение ошибок и улучшение точности: Автоматизация и исключение человеческого фактора привели к сокращению ошибок в документах и ускорению всех процессов.
• Ускорение получения отчетности: Процессы согласования и подбора персонала стали быстрее, что позволило ускорить подготовку управленческой отчетности на 30%.

Система также значительно улучшила качество внутренней отчетности и управляемости персоналом и процессами.

Ключевые достижения

• 600 автоматизированных рабочих мест по всей компании.
• Интеграция 30 программных продуктов 1С через RabbitMQ для упрощения обмена данными.
• Полная автоматизация процессов согласования контрагентов и договоров, подбор персонала, увольнение и командировки.
• Ускорение процессов: Внедрение системы привело к значительному сокращению времени на согласование и обработку документов.

Финансовый эффект

• Сокращение трудозатрат в подразделениях на 20%.
• Рост производительности на 30%.
• Ускорение получения управленческой отчетности на 30%.
• Увеличение численности сотрудников на 30%.