Автоматизировали казначейство, бюджетирование и управленческую отчетность в группе компаний

Сфера: комплексные проекты в сфере строительства
Отрасль: строительство и девелопмент
Сроки выполнения: сентябрь 2022 — декабрь 2023
Регион: Южный федеральный округ
Трудозатраты: 1 100 чел./часов
Рабочих мест (АРМ): 80

Ситуация до внедрения

Организация клиента входит в группу компаний. Реализует крупные проекты в сфере строительства и тепло-, энергообеспечения на базе газопоршневых электростанций. За 10 лет были запущены 21 энергоцентр с совокупной мощностью более 100 МВт.

Управленческий и финансовый учёт до внедрения вёлся в шести разрозненных информационных базах 1С:Бухгалтерия КОРП, а консолидированная отчётность отсутствовала. Все управленческие данные обрабатывались вручную в Excel, формирование отчётов занимало до 3 дней и требовало участия нескольких сотрудников. Это создавало риски ошибок и задержек в принятии управленческих решений.

Перед группой компаний стояла ключевая задача — наладить централизованный контроль за финансовыми потоками. Особенно важно было:

• контролировать лимиты по бюджету движения денежных средств (БДДС);
• автоматически формировать платёжный календарь;
• организовать визирование заявок на расходование денежных средств;
• оперативно получать актуальные данные по бюджетам.

Для решения этих задач было принято стратегическое решение — внедрить единую систему финансово-экономического управления. Новая система должна была обеспечить автоматизацию сразу трёх направлений учёта: бухгалтерского, налогового и управленческого.

Цели проекта

1. Объединить 6 разрозненных баз данных в единую управленческую платформу.
2. Автоматизировать формирование и контроль исполнения БДР и БДДС.
3. Настроить систему казначейства с визированием заявок и контролем фактических и плановых платежей.
4. Обеспечить консолидацию управленческой отчетности в единой базе.

Уникальность и инновационные решения проекта

Проект автоматизации управления финансами в группе компаний отличался высокой степенью технологической сложности и нестандартными доработками. Основные особенности внедрения:

1. Централизованный обмен между шестью базами

Разработан и реализован нетиповой механизм интеграции шести отдельных информационных баз в единую управленческую систему.
⠀
Особенность решения — передача справочников статей регламентированного учета с префиксами, соответствующими исходным базам. Это обеспечивает корректную идентификацию данных и позволяет поддерживать актуальность информации при изменении статей.

2. Внедрение казначейства с визированием заявок

Полноценный блок казначейства был внедрён в специальном модуле. Выполнены следующие задачи:

• настройка прав пользователей по ЦФО (центрам финансовой ответственности);
  автоматизация процессов визирования заявок на расходование денежных средств;
• организация уведомлений по электронной почте;
• обучение пользователей работе с системой казначейства;
• настройка сбора фактических данных по движению денежных средств (ДДС) и генерации типовых отчётов.

3. Гибкая настройка отчётности по БДР

Для сбора факта по бюджету доходов и расходов (БДР) были настроены правила трансляции. Также реализован инструмент для формирования произвольных управленческих отчетов по утвержденным шаблонам компании.

4. Контроль поступлений от клиентов

Разработан новый механизм: из документа «Счет покупателю» в 1С создаётся документ «Планируемые поступления». Это позволяет:

• отслеживать фактическое поступление оплат;
• отмечать частичную оплату;
• автоматически формировать новые документы на неполученные суммы.

Решение усилило контроль за дебиторской задолженностью и дало дополнительную прозрачность кассовым потокам.

5. Обучение и поддержка пользователей

Для успешного запуска проекта команда организовала полноценную поддержку:

• провели обучение по основным функциям системы;
• записали обучающие видеоролики.

Также подготовили подробные инструкции по ключевым блокам:

• визирование и настройка прав;
• сбор факта по БДДС;
• бюджетирование;
• работа с типовыми и произвольными отчетами;
• настройка трансляций и интеграций.

Это позволило не только внедрить систему, но и обеспечить её эффективную эксплуатацию силами внутренних сотрудников компании.

Результаты проекта

До:

• 6 отдельных ИБ;
• Excel-учет и ручная консолидация;
• отчеты готовились до 3 дней.

После:

• Единая база управленческого учета;
• Время формирования отчетов — менее 20 минут;
• Данные доступны для руководства без привлечения сотрудников;
• Централизованное казначейство с маршрутами согласования на 20 участников;
• Повышена скорость принятия управленческих решений.

Цифры:

• 80 автоматизированных рабочих мест;
• 1 100 часов — трудозатраты проекта;
• 35% — ускорение управленческой отчетности;
• 20% — снижение трудозатрат в подразделениях.

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты

• Специальный программный модуль: бюджетирование, финансовое планирование
• Финансовый анализ
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Анализ данных и прогнозирования
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Консолидация данных
• Управленческий учёт

Что мы можем предложить вашему бизнесу

• Консолидацию данных из разных ИБ в одну систему;
• Автоматизацию БДР, БДДС, казначейства;
• Гибкую настройку аналитики под структуру вашей компании;
• Повышение прозрачности финансовых потоков;
• Снижение ручного труда и ошибок при принятии решений.

Контакты

Телефон: 8 (800) 500-25-91
Электронная почта: info@online-kassa.ru