Автоматизировали учет и бюджетирование в федеральной сети клиник аппаратной и лазерной косметологии

Сфера: аппаратная и лазерная косметология
Отрасль: салоны красоты, парикмахерские
Сроки выполнения: ноябрь 2021 — сентябрь 2022
Регион: Центральный федеральный округ
Трудозатраты: 657 чел./часов
Рабочих мест (АРМ): 23

Ситуация до внедрения

Клиент — федеральная сеть клиник лазерной и аппаратной косметологии, эстетической медицины. Первая клиника была открыта в Красноярске в 2013 году. К 2023 году сеть расширилась до 26 клиник в 22 городах России, штат включает более 70 врачей. Компания дважды становилась лауреатом премии «Лучшее предприятие отрасли» в 2019 и 2020 годах. Проблемы до внедрения:

1. Разрозненные учетные базы — барьер для масштабирования

Клиент представляет собой группу компаний, объединенных единым брендом, что требует централизованного управления финансовыми потоками. Однако до внедрения автоматизированной системы финансовый и управленческий учет велись в семи обособленных базах 1С, без обмена данными между ними.

Формирование отчетности происходило вручную: сведения выгружались из разных систем в Excel, где затем обрабатывались и сводились. Это отнимало значительное количество времени и сопровождалось высоким риском ошибок. План-фактный анализ бюджетов отсутствовал, а вся аналитика базировалась только на данных регламентированного учета, что не соответствовало требованиям бизнеса к точности и гибкости.

2. Отсутствие сквозного управленческого учета

Управление деятельностью группы строилось по центрам финансовой ответственности (ЦФО) — функциональным направлениям, таким как коммерческий отдел, маркетинг, ИТ, медицинский департамент и др. Независимо от юридического лица, каждое ЦФО обладало своими доходами и расходами, что требовало отдельного учета и анализа. При смене ключевых сотрудников — главного бухгалтера и финансового директора — возникла необходимость выстроить прозрачную, централизованную систему управленческого учета и бюджетирования, а также наладить консолидацию данных по всей группе.

Для построения единой информационной системы мы предложили связку программных продуктов:

• 1С:Бухгалтерия 8 КОРП — для регламентированного учета;
• 1С:Зарплата и управление персоналом — для автоматизации кадровых процессов;
• модуль управленческого учета — как основа для настройки управленческого учета, бюджетирования и казначейства.

Эта архитектура позволила отказаться от Excel, перейти к единой базе управленческого учета и сформировать фундамент для масштабирования сети без потери управляемости.

Цели проекта

Перед проектной командой стояла задача полной трансформации подхода к управленческому учету и бюджетированию в масштабах всей группы компаний. Основные цели проекта:

1. Устранить ручной труд и Excel как инструмент бюджетирования

Ведение бюджетов в таблицах Excel стало неэффективным — это увеличивало риски ошибок, затягивало процессы и не позволяло быстро реагировать на изменения. Необходимо было перевести процесс бюджетирования в интегрированную учетную систему, доступную для всех ключевых участников.

2. Перенести учет в единую информационную базу

Разрозненные базы 1С:Бухгалтерия не позволяли вести консолидированный учет и формировать сквозную аналитику. Цель — создать единую управленческую базу, в которой все компании группы работают по согласованной структуре ЦФО, бюджетов и аналитик.

3. Внедрить полноценную систему бюджетирования

Компания нуждалась в централизованной системе планирования и контроля исполнения бюджетов, включающей БДДС и БДР. Это обеспечит прозрачность движения денежных средств, повысит платежную дисциплину и позволит управлять ликвидностью.

4. Получать управленческую отчетность в разрезе ЦФО и направлений деятельности

Руководству требовался актуальный доступ к ключевым показателям бизнеса — по каждому подразделению, клинике и направлению деятельности. Это условие стало критически важным после роста компании и усложнения организационной структуры.

5. Обеспечить консолидацию отчетности по группе

Одним из ключевых требований было формирование консолидированной управленческой отчетности, с учетом исключения внутригрупповых оборотов. Это позволило бы воспринимать группу как единый бизнес и более точно управлять его прибылью и затратами.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта для сети клиник был внедрен мощный управленческий контур на базе специализированного модуля, который позволил перейти от ручного учета к цифровому и аналитически насыщенному управлению финансами.

1. Управленческий учет: автоматизация без ручного труда

Учет построен на плане счетов бюджетирования, который включает разрезы:

• ЦФО (центры финансовой ответственности);
• подразделения;
• проекты;
• статьи бюджета.

Каждая операция бухгалтерского учета автоматически отражается в управленческом учете благодаря механизму трансляций и сбора факта. Это обеспечивает прозрачное формирование управленческих данных без дублирования ввода.

Пример: Платеж по банковской комиссии (документ «Списание с расчетного счета») автоматически формирует в управленческом учете статью оборота «Банковские расходы» с точными аналитиками — по ЦФО, подразделению, проекту и др.

2. Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС): контроль платежеспособности

БДДС стал ключевым инструментом управления ликвидностью. Он отражает:

• движение средств по расчетным счетам, кассам, депозитам;
• исполнение платежных лимитов;
• прогноз кассовых разрывов.

С его помощью клиника теперь:

• прогнозирует кассовые разрывы и заблаговременно принимает меры;
• выявляет «неработающие» средства;
• переориентирует их на инвестиционные цели.

3. Бюджет Доходов и Расходов (БДР): видимость рентабельности и себестоимости

БДР помогает управлять доходностью и затратами. Он фиксирует доходы и расходы по моменту их возникновения, а не оплаты — это важно для медицинского бизнеса, где:

• оплата оборудования происходит единовременно,
• а списание стоимости идет поэтапно — в себестоимость услуг, согласно учетной политике.

В результате клиника получает:

• точную картину рентабельности по каждому подразделению,
• наглядный учет по статьям расходов — от налогов до ФОТ и операционных затрат.

4. «Снизу-вверх»: как строится бюджетирование

Система бюджетирования в Novolaser выстроена по принципу: «Каждое ЦФО формирует свой план — финдиректор собирает мастер-бюджет группы».

Процесс включает:

• индивидуальное планирование в подразделениях;
• согласование и корректировку на уровне управления;
• загрузку уже утвержденных бюджетов в 1С.

Пока согласование проходит в Excel, но финансовая структура и аналитика уже функционируют в автоматизированной системе.

Как устроен сбор фактических данных и консолидация отчетности

В рамках проекта в сети была реализована многоуровневая система сбора и контроля исполнения бюджетов — от заявок до автоматического формирования аналитики и консолидированной отчетности.

1. Централизованный контроль исполнения бюджета

Сотрудники централизованной бухгалтерии теперь полностью контролируют исполнение бюджетов:

• заявки на оплату подаются через специальный модуль;
• каждое платежное поручение автоматически проверяется на соответствие утвержденному бюджету;
• платежи проходят сквозную процедуру визирования и согласования.

Этот процесс минимизирует ошибки и предотвращает превышение лимитов.

2. Автоматическое распределение ФОТ по статьям бюджета

Для корректного распределения заработной платы по направлениям деятельности была доработана карточка физического лица:

• добавлены обязательные поля: ЦФО и статья оборота;
• если при заполнении карточки отсутствует хотя бы один из реквизитов, система выдает ошибку и не позволяет провести документ.

Это гарантирует, что заработная плата всегда попадает в нужную бюджетную категорию и правильно учитывается по аналитике.

3. 1000+ трансляций: мост между регламентированным и управленческим учетом

При проведении бухгалтерских операций одновременно формируются управленческие проводки благодаря механизму трансляций. В системе настроено около 1000 трансляций — почти на каждый вид операции. Это обеспечивает:

• автоматический сбор фактических данных по статьям БДДС и БДР;
• прозрачность исполнения бюджета;
• точный контроль план-факт.

4. Документ «Установка зависимых оборотов»

Дополнительный инструмент учета — документ «Установка зависимых оборотов» — помогает формировать цепочки зависимостей между статьями. Например, при проведении платежа по основному договору автоматически добавляется статья «Банковские комиссии» — и в бюджете доходов и расходов (БДР), и в бюджете движения денежных средств (БДДС).

5. План-фактный анализ — по нажатию одной кнопки

Благодаря настроенным трансляциям и зависимым оборотам, отчетность по исполнению бюджета формируется автоматически, по:

• направлениям деятельности (ЦФО);
• подразделениям;
• компании в целом.

Это позволяет мгновенно анализировать отклонения, в том числе по косвенным затратам (общехозяйственным и общепроизводственным), которые распределяются по принятым в компании правилам.

6. Консолидация отчетности: вся группа — как одна компания

С помощью встроенного блока Консолидации:

• исключены внутригрупповые операции (взаимные долги, расходы, доходы);
• сформированы единые управленческие отчеты: БДР, БДДС, управленческий баланс.

Консолидированная отчетность дает полноценную картину по всей группе как по единой структуре, исключая искажения.

7. Гибкие права доступа и ролевые настройки

Настроена подробная система прав:

• шаблоны ролей: казначей, финансовый директор, бюджетный исполнитель, бухгалтер и др.;
• гибкость доступа: можно ограничить или разрешить доступ к конкретным статьям и организациям, а также настроить права на просмотр, редактирование и согласование.

8. Обучение команды

Чтобы обеспечить самостоятельную работу сотрудников, команда внедрения провела обучение:

• по работе с системой;
• по использованию трансляций и зависимых оборотов;
• по подготовке отчетов.

Это обеспечило быстрое включение сотрудников в новую систему и минимизировало риски ошибок в период адаптации.

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Зарплата и управление персоналом;
• модуль финансового учета.

Что мы можем предложить вашему бизнесу

Если ваша компания развивалась быстрее, чем ваша учетная система — мы поможем навести порядок в финансах, избавиться от Excel, ускорить бюджетирование и внедрить прозрачный управленческий учет. Все это — с поддержкой, обучением и адаптацией под ваши задачи.

Контакты

Телефон: 8 (800) 500-25-91
Электронная почта: info@online-kassa.ru