Автоматизировали внутренние коммуникации медиа-офиса

Отрасль: Государственное управление
Продукт: Коробочное решение Битрикс24
Срок внедрения: 2,5 месяца

Ситуация до внедрения

Клиент — медиа-офис, который обеспечивает стратегическую коммуникацию государственных органов со СМИ. С ростом структуры до нескольких подразделений и сотни сотрудников возникла необходимость в едином цифровом пространстве для обмена задачами, документами и управлением встречами.

До проекта:

• Сотрудники работали через мессенджеры, почту и календари — это замедляло процесс и создавало информационные потери.
• Не было инструментов для отслеживания задач, хода выполнения поручений и внутреннего документооборота.
• Бронирование переговорных осуществлялось вручную, что вызывало накладки во встречах.

Чтобы ускорить рабочий процесс, необходимо было внедрить единую систему. В ней сотрудники получали бы задачи и актуальную информацию, а руководство — контролировало бы выполнение работ и управляло мероприятиями.

Цели проекта

Проект был направлен на повышение эффективности работы медиа-офиса. Основные задачи:

• централизация внутренних коммуникаций;
• сокращение времени реакции на информационные поводы;
• оптимизация взаимодействия с внешними партнерами.

Важным приоритетом также стало упрощение планирования встреч, координации сотрудничества со СМИ и наведение порядка в документообороте.

Реализация проекта и технологии

Провели аудит бизнес-процессов и внедрили Битрикс24, настроив только нужные модули под задачи клиента:

• Управление коммуникациями и задачами.
  Все задачи теперь ставятся и отслеживаются в системе. Уведомления поступают автоматически, исключая необходимость дополнительных звонков.
• Живая лента.
  Быстрый обмен новостями, ИТ-обзорами, ссылками. Важные публикации можно отслеживать, добавлять в избранное и видеть, кто их прочитал.
• Документооборот и хранилище.
  Созданы директории и права доступа к файлам. Обмен документами теперь происходит по защищенным ссылкам внутри системы.
• Бронирование переговорных.
  Модуль управления встречами избавил от конфликтов расписания. Свободные комнаты теперь доступны в один клик.
• Обучение сотрудников.
  Подготовлены материалы для пользователей и администраторов. Организована техническая поддержка после внедрения.

Результаты проекта

Почему проект уникален

Внедренное решение адаптировано под специфику госструктуры и работы со СМИ. Использованы только необходимые модули, что позволило сократить сроки внедрения до 2,5 месяцев. В итоге, система масштабируема: в планах клиента — расширение на BPM и CRM-модули для автоматизации внешних процессов.

Что мы можем предложить вашему бизнесу

Мы помогаем компаниям и госструктурам превратить разрозненные процессы в слаженную систему — быстро, гибко и под конкретные задачи. От цифровизации коммуникаций и задач до интеграции документооборота, CRM и управления встречами. Все — на базе проверенных решений и с поддержкой от лидеров отрасли.

Контакты

Телефон: 8 (800) 500-25-91
Электронная почта: info@online-kassa.ru