Как подготовка к ЭПД убрала риски и позволила производственной компании работать без ошибок

К нам обратилась производственная компания «Кипарис»* с регулярными отгрузками продукции и несколькими участниками в логистической цепочке. В процессе перевозки участвуют сотрудники склада, логисты, бухгалтерия, перевозчики, экспедиторы и получатели груза. Документы проходят через разные руки, а значит, любая ошибка или задержка на одном этапе влияет на всю цепочку: от отгрузки до закрывающих документов.

До перехода к ЭПД процесс был во многом ручным. Из-за этого возникали типовые проблемы:

• сложно быстро понять, где находится документ и кто должен его подписать;
• сотрудники тратили время на уточнения у перевозчиков и контрагентов;
• бумажные документы могли возвращаться с задержкой или ошибками;
• бухгалтерия не всегда вовремя получала данные для закрытия перевозки;
• не было единого понятного маршрута документа от заявки до приемки.

Главная проблема была не в самом переходе на электронный формат. Риск был в другом: если перенести старый хаотичный процесс в ЭПД без настройки и обучения, ошибки останутся, только уже в цифровой среде.

*Мы рассказываем о реальном проекте, но не раскрываем настоящее название ресторана по просьбе клиента.

Какие задачи обозначил клиент:

• проверить, готова ли 1С к работе с ЭПД;
• настроить обмен перевозочными документами через ЭДО;
• определить, кто и на каком этапе формирует, проверяет и подписывает документы;
• убрать ручной контроль статусов там, где его можно заменить прозрачным маршрутом;
• снизить риск ошибок при оформлении перевозочных документов;
• подготовить сотрудников склада, логистики и бухгалтерии к новому порядку работы;
• заранее отработать процесс до обязательного перехода.

1С-ЭПД

3 600 ₽

Что мы сделали:

1. Разобрали, как у клиента устроена работа с перевозочными документами. Где создается заявка, кто передает данные перевозчику, как проходит отгрузка, кто контролирует подписи и как информация попадает в бухгалтерию.
2. Проверили 1С и действующие настройки ЭДО. Такой аудит нужен, чтобы не запускать ЭПД «вслепую». Иначе проблемы могут появиться уже в рабочем процессе: документ не уходит, подпись не применяется, пользователь не видит нужный раздел или контрагент не получает документ.
3. Настроили маршрут обмена ЭПД. В результате у клиента появилась понятная цепочка: кто создает документ, кто его подписывает, где смотреть статус и что делать, если процесс остановился.
4. Отработали взаимодействие с участниками перевозки. Помогли выстроить процесс так, чтобы документы не зависали между сторонами, а ответственные сотрудники понимали, где находится каждый этап.
5. Обучили сотрудников. Показали, где создавать электронный перевозочный документ; какие поля нужно проверять перед отправкой и т. д.
6. В проекте использовали решение 1С-ЭПД.

После запуска клиент получил рабочую основу для перехода на электронные перевозочные документы.

Что изменилось:

• появился единый маршрут работы с перевозочными документами;
• сотрудники стали понимать, кто отвечает за каждый этап;
• снизилась зависимость от бумажных документов и ручных уточнений;
• стало проще контролировать статусы документов;
• уменьшился риск потери документов между участниками перевозки;
• бухгалтерии стало проще получать данные для закрытия перевозок;
• компания заранее подготовилась к новым требованиям, не откладывая настройку на последний момент;
• процесс можно масштабировать на другие подразделения и направления перевозок.

Главный результат проекта — клиент получил не просто подключенный сервис, а понятный рабочий процесс, который можно использовать в ежедневных отгрузках.