Как ускорили сборку и отправку заказов до 10 раз после интеграции Tilda с 1С и службами доставки

У клиента* настроены продажи товаров через интернет-магазин. Бизнес стабильно работал и развивался, но по мере роста количества заказов, ассортимента и клиентской базы стало сложнее поддерживать прежний ручной процесс обработки заказов.

Интернет-магазин уже работал на Tilda, для учета использовалась «1С:УНФ». Компания работала со СДЭК и Яндекс.Доставкой. При сборке заказов использовали ТСД и мобильное приложение Клеверенс», — рассказал руководитель отдела внедрения Максим Васькин.

*Мы рассказываем о реальном проекте, но не раскрываем настоящее название компании по просьбе клиента.

Ситуация до внедрения

При небольшом количестве заказов ручная работа между системами не создавала критических проблем. С ростом бизнеса она стала замедлять операции и увеличивать вероятность ошибок. Фактически данные проходили несколько отдельных этапов:

интернет-магазин → ручной перенос в 1С → работа с заказом → обращение к сервису доставки → получение трек-номера → сборка и отправка.

В результате возникло пять основных проблем:

1. Загрузка товаров в 1С занимала часы. Наименования, артикулы, цены и остатки приходилось переносить с сайта вручную. Чем больше становился ассортимент, тем больше времени занимала эта работа и тем выше был риск ошибки при переносе данных.
2. Заказы с сайта не попадали в 1С автоматически. Менеджерам приходилось самостоятельно создавать документы в учетной системе. Это добавляло еще один ручной этап и увеличивало время от оформления заказа покупателем до его обработки.
3. Трек-номера приходилось искать отдельно. Для получения данных СДЭК и Яндекс.Доставки требовались ручные запросы и проверки.
4. При сборке возникали ошибки. Особенно заметной проблема становилась в пиковые периоды, когда нагрузка на сотрудников возрастала.
5. Не было единого рабочего пространства. Сотрудникам приходилось работать сразу в нескольких системах, использовать разные логины, отдельно контролировать информацию и отчеты.

Не хватало в том числе удобного фильтра, который позволял бы быстро разделять заказы по транспортным компаниям.

Какие задачи поставили

Основная задача проекта — убрать максимум ручных операций из обработки интернет-заказа, сохранив уже используемые клиентом системы.

Нужно было:

1. Автоматизировать загрузку товаров из Tilda в «1С:УНФ».
2. Настроить регулярную автоматическую загрузку заказов с сайта.
3. Автоматически создавать в 1С документ «Заказ покупателя».
4. Связать номер заказа на сайте с заказом в 1С.
5. Автоматизировать получение трек-номеров СДЭК и Яндекс.Доставки.
6. Добавить печать документов с готовыми штрихкодами транспортных компаний.
7. Сохранить работу с ТСД и мобильным решением Клеверенс.
8. Сделать управление заказами и транспортными компаниями удобнее непосредственно в 1С.
9. Реализовать все это без дорогостоящей переработки базового программного обеспечения.

Что мы сделали

• Шаг 1. Разобрали текущий бизнес-процесс.

Одной из самых сложных частей оказалось получить точное описание бизнес-процессов заказчика. Без этого невозможно было корректно настроить автоматизацию под реальную работу интернет-магазина. После уточнения логики определили, какие операции должны выполняться автоматически и какие данные необходимо передавать между системами.

• Шаг 2. Разработали расширение для загрузки товаров.

Первое кастомное расширение отвечает за первичную автоматическую загрузку товаров из интернет-магазина в 1С. Для товаров создаются карточки с ключевыми данными:

• наименование;
• артикул;
• розничная цена;
• остаток на складе.

То, что раньше сотрудники переносили вручную и на что могли уходить часы, стало частью автоматизированного процесса.

• Шаг 3. Автоматизировали загрузку заказов.

Второе расширение разработали для работы с заказами интернет-магазина. Система автоматически получает новые заказы с сайта каждые 30 минут и создает на их основании документы «Заказ покупателя» в 1С. Номер заказа с сайта присваивается соответствующему документу в учетной системе. Таким образом, менеджеру больше не нужно вручную переносить каждый новый заказ из Tilda в 1С.

• Шаг 4. Связали заказы со СДЭК и Яндекс.Доставкой.

По номеру интернет-заказа система ищет соответствующие трек-номера — штрихкоды — в СДЭК и Яндекс.Доставке. Периодичность такой проверки можно настраивать. Полученная информация становится частью дальнейшего процесса обработки заказа, поэтому сотрудникам не требуется отдельно запрашивать и сверять данные в системах транспортных компаний.

• Шаг 5. Настроили печать документов со штрихкодами.

В процесс добавили печать необходимых документов уже с готовыми штрихкодами транспортных компаний. Работа с ними интегрирована непосредственно в «Заказ покупателя». В результате сотрудник получает необходимую информацию в привычном интерфейсе 1С, а не собирает ее вручную из нескольких сервисов.

• Шаг 6. Связали автоматизацию со сборкой на ТСД.

Сборка заказов выполняется с помощью терминалов сбора данных и мобильного приложения Клеверенс. ТСД позволяет контролировать комплектацию и уменьшает вероятность ошибки при подборе товара для конкретного заказа. Именно сочетание автоматического получения данных и контроля сборки позволило свести ошибки при комплектации и доставке к нулю.

• Шаг 7. Доработали работу с транспортными компаниями.

Дополнительно переписали фильтр заказов, чтобы сотрудникам было удобнее делать выборку по транспортным компаниям. Это упростило контроль заказов СДЭК и Яндекс.Доставки в рамках одной учетной системы.

• Шаг 8. Протестировали и перенесли решение в рабочую систему.

Сначала разработанные расширения проверили в тестовом окружении. После тестирования интеграцию развернули уже в рабочей системе клиента.

Общий срок проекта с учетом разработки, тестирования и корректировок составил 1,5 месяца. При этом переобучение сотрудников не потребовалось: привычные интерфейсы сохранились, изменились прежде всего сами процессы и количество ручной работы.

В рамках проекта связали существующую IT-инфраструктуру клиента:

• интернет-магазин на Tilda;
• «1С:УНФ ПРОФ»;
• СДЭК;
• Яндекс.Доставку;
• ТСД;
• мобильное приложение Клеверенс.

Дополнительно разработали два кастомных расширения для 1С: для загрузки товаров и работы с заказами.

Результаты: было и стало

Главный результат проекта

После интеграции интернет-магазина с 1С и службами доставки большая часть операций, которые раньше сотрудники выполняли вручную, стала автоматической. Сборка и отправка заказов ускорились до 10 раз — от момента загрузки данных до упаковки.

При этом:

• товары и заказы синхронизируются без ручного ввода;
• ошибки при комплектации и доставке сведены к нулю;
• трек-номера получаются автоматически;
• документы со штрихкодами печатаются из заказа;
• снизилась административная нагрузка;
• сотрудникам не пришлось осваивать новую учетную систему — они продолжили работать в привычном интерфейсе 1С.

Почему готового обмена было недостаточно

Задачу нельзя было решить только стандартными настройками существующих программ. Под процессы клиента требовалось разработать расширения с нуля, которые учитывали бы одновременно логику Tilda, структуру документов «1С:УНФ», работу двух служб доставки и сборку заказов с ТСД. Поэтому ключевой частью проекта стала не установка отдельного сервиса, а создание связки между уже используемыми клиентом решениями.