Как за 6 дней полностью автоматизировать учет и продажи в новом продуктовом магазине

В 2023 году к нам обратился владелец небольшой сети продуктовых магазинов, расположенных в Московской области. На тот момент предприниматель владел двумя минимаркетами, а третий находился на стадии запуска и нуждалась в полной автоматизации учета и продаж. Помещение магазина площадью 150 кв. м. поделено на две зоны: торговую (2 зала) и складскую. Ассортимент включает более 4 000 товарных наименований, в том числе маркированную и алкогольную продукцию.

Нам предстояло подобрать учетную программу и комплекты оборудования для двух кассиров, внедрить все под ключ и настроить под запросы заказчика. При реализации проекта было важно учесть особенности продуктовой розницы: необходимость контроля сроков годности, соблюдения требований госсистем (Честный ЗНАК и ЕГАИС) и ФЗ № 54.

Какие задачи обозначил владелец бизнеса:

• автоматизировать рабочие места двух кассиров в соответствии с требованиями ФЗ о применении контрольно-кассовой техники;
• подобрать программу для ведения товарного учета, выполнить первичные настройки;
• интегрировать учетную систему с Честным ЗНАКом и ЕГАИС;
• внедрить программу лояльности;
• автоматизировать складские процессы: приемку, инвентаризацию, списание просрочки и др.;
• настроить аналитические отчеты для контроля продаж и выручки;
• обучить сотрудников работе с программой учета и кассовым оборудованием.

Мы выполнили такие работы:

1. Автоматизировали кассовую зону. На рабочих местах продавцов установили и настроили одинаковые комплекты кассового оборудования: POS-терминал POScenter POS90 с 15-дюймовым экраном и фискальный регистратор АТОЛ 50Ф со скоростью печати чеков до 100 мм/с.
2. К каждой онлайн-кассе подключили торговое оборудование: проводной сканер, денежный ящик и электронные весы.
3. На POS-терминалы установили кассовый софт Frontol 6.
4. Полностью подготовили онлайн-кассы к работе: зарегистрировали в ФНС, фискализировали, подключили к сервису оператора фискальных данных (ОФД).
5. На рабочем месте товароведа установили стационарный ПК с учетной программой «1С:Розница», настроили справочники, загрузили номенклатуру.
6. Подобрали терминал сбора данных — АТОЛ Smart.Lite. Это недорогое устройство с сенсорным экраном, физической клавиатурой, емкой батареей (5 200 мАч) и поддержкой 3G.
7. На ТСД установили приложение DataMobile версии Стандарт Pro, которое обеспечивает обмен документами между терминалом и учетной программой.
8. Интегрировали «1С:Розница» с кассовой программой и приложением на ТСД.
9. В товароучетной системе настроили начисление скидок и формирование основных отчетов для руководства.
10. Обучили персонал работе с новым оборудованием и программами.

На полную автоматизацию магазина ушло 6 дней. В первые 2 — установили оборудование и зарегистрировали кассу в налоговой. Еще 4 дня потребовалось на настройку программного обеспечения, интеграцию с внешними системами и обучение сотрудников. 

Результаты автоматизации:

1. На момент запуска продуктового магазина все торговые и складские процессы автоматизированы. Это помогло продавцу избежать потерь времени на выполнение трудоемкой работы (как бывает при бумажном учете).
2. Кассовая зона оборудована с учетом небольшого бюджета. Но выбранные решения обеспечили быстрое и бесперебойное обслуживание покупателей (в том числе в часы пиковой нагрузки).
3. Между кассой и 1С настроен автоматический обмен данными. Сведения о продажах передаются в учетную систему, где формируется необходимая отчетность. А из 1С можно мгновенно выгружать обновленные цены, не тратя время на ручной ввод данных.
4. С помощью ТСД удалось организовать быструю и безошибочную работу на складе и в торговом зале. Персонал нового минимаркета тратит на приемку, инвентаризацию и переоценку товаров в 3 раза меньше времени, чем сотрудники других розничных точек (без ТСД), принадлежащих клиенту.