Оптовые поставки ПВХ и алюминиевого профиля: как наладить учет на трех складах и ускорить отгрузки в 3 раза

Наш клиент*, поставщик алюминиевого и ПВХ-профиля, столкнулся с распространенными для ручного учета проблемами: медленная работа склада, ошибки сотрудников, пересортица и недостачи, задержки при отгрузке товаров покупателям.
Компания действует на рынке с 2007 года. Ассортимент включает более 1 500 наименований: профильные и алюминиевые оконные системы, фурнитура и комплектующие для стеклопакетов, москитные сетки и специальное оборудование для строительных предприятий и производителей окон. Продукция хранится на трех складах площадью более 700 кв.м, расположенных в разных городах.
Приемку и сбор заказов всегда выполняли по бумажным накладным, сформированным в программе «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»). Инвентаризации по «бумажкам» занимала несколько дней и не давала точных данных об остатках. Из-за этого не удавалось поддерживать оптимальный запас на складах, а заказчики уходили к конкурентам, потому что нужных позиций не было в наличии.
Клиент обратился к нам за услугой комплексной автоматизации товароучета. Нужно было избавиться от бумажной рутины, сократить нагрузку на персонал и ускорить складские процессы.
* По просьбе клиента мы не раскрываем название компании. История реальная.
Владелец бизнеса обозначил такие задачи:
- автоматизировать работу кладовщиков и уйти от учета «по бумажкам» на трех складах;
- наладить контроль за остатками, чтобы получать актуальную информацию о запасах и вовремя их пополнять;
- ускорить ежедневные операции: приемку, инвентаризацию, сбор и отгрузку заказов;
- сократить объем ручного ввода данных, исключить риск ошибок из-за человеческого фактора.
Мы выполнили такие работы:
- Настроили внутренний учет по штрихкодам.
- Внедрили на каждом складе терминал сбора данных (ТСД) АТОЛ Smart.Lite. Это недорогое устройство с 4-дюймовым сенсорным экраном, физической клавиатурой и емкой батареей (5 200 мАч). Поддерживает мобильный интернет, подключение по Wi-Fi и Bluetooth.
- На ТСД установили приложение «Mobile SMARTS: Склад 15» от компании «Клеверенс».
- Настроили онлайн-обмен между ТСД и учетной программой «1С:УНФ».
- Протестировали мобильные решения на каждом складе, обучили персонал основным операциям в приложении.
Результаты автоматизации:
- Вместо бумажных накладных и ведомостей используется ТСД. Информация о товарах мгновенно выгружается в учетную программу.
- Бухгалтер тратит в 2 раза меньше времени на оформление документов, так как ему не нужно вводить данные вручную.
- Полная инвентаризация на одном складе выполняется за смену. Раньше на эту процедуру уходило несколько дней.
- Прямо в процессе инвентаризации можно выявить несоответствия между реальным и плановым количеством товаров. Заказчику удалось «выровнять» складские остатки, привести их в соответствие с информацией из 1С.
- Заказы собираются по заданиям из учетной системы. Скорость комплектации и отгрузки увеличилась в 3 раза.
- На каждом этапе товародвижения можно сверить плановое и фактическое количество товаров, обнаружить несоответствия и отправить информацию в учетную программу. Благодаря этому потери из-за пересортицы и недостач сократились на 35 %.
- За год после внедрения оборачиваемость склада увеличилась на 50 % без расширения штата.
Заместитель генерального директора«Внедрение получилось немного дольше по времени, чем мы рассчитывали. У нас 3 больших склада в разных городах. Сначала тестировали на одном, исправляли ошибки, обучали людей. Потом то же самое — на остальных складах. Главное, что в итоге решены те проблемы, с которыми мы обращались. Первое — это остатки. Сейчас есть информация по всем трем складам, можно отфильтровать и посмотреть, где чего не хватает, что нужно срочно закупать. Если на складе недосчитались чего-то или нашли излишек, сразу это заносят на ТСД и передают в 1С. То есть остатки в системе сразу обновляются. Второй важный момент — это, конечно, более быстрая и упорядоченная работа. Если раньше все нужно было сверять с бумажками, то сейчас просто сканируют этикетки терминалами, а программа все считает сама. Раза в 3 быстрее теперь и приемка, и отгрузка, и другие процессы».