Учет производства электронагревательных элементов: как автоматизировать за 14 дней и сократить трудозатраты в 2 раза

Наш клиент* занимается производством трубчатых электронагревателей различных форм и конфигураций. Компания выпускает и поставляет (оптом и поштучно) ТЭНы для холодильников, парогенераторов, сушильных машин, котлов отопления, оборудования предприятий общепита и др. Также в ассортимент входят спирали для промышленных печей, блоки, секции и другие комплектующие для нагревателей. Кроме стандартных ТЭНов, можно заказать изделия по индивидуальному эскизу, фотографии и техническому заданию.
До 2021 года главным инструментом для производственного учета и планирования выступала программа Excel. Она была настроена под специфику предприятия с помощью запрограммированных макросов. В таблицах выполнялись расчеты физических, технологических и финансовых показателей при изготовлении изделий и выполнении заказов. В отдельном файле вели производственный учет по фактической выработке.
Операции хозяйственной деятельности отражали вручную в «1С:Бухгалтерия». То есть информацию приходилось вводить дважды — в 1С и Excel-таблицах. В связи с увеличением объемов производства клиенту стало сложно контролировать движение и расход материалов вручную. Чтобы справляться с растущей нагрузкой, нужна была автоматизация производственного учета.
* Не раскрываем название компании по просьбе клиента. История реальная.
Владелец бизнеса обозначил такие задачи:
- отказаться от ведения множества таблиц и перейти на единую программу учета;
- внедрить CRM (систему управления взаимоотношениями с клиентами);
- сократить время на обработку заказов, оформление закупок;
- организовать бесперебойное снабжение производства;
- оптимизировать распределение ресурсов и сократить операционные расходы;
- настроить отчетность для контроля запасов, расчета трудозатрат, анализа выручки и других показателей.
Мы выполнили такие работы:
- Подобрали учетную программу, соответствующую запросам клиента, — «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»). Подключили софт к облачному сервису «1С:Фреш» на 10 рабочих местах.
- Интегрировали файл расчета в Excel с «1С:УНФ» для дальнейшей выгрузки табличных данных в учетную систему.
- Настроили справочники «Номенклатура» и «Категории», ввели в программу начальные остатки.
- Автоматизировали процесс закупок на основании потребностей производства.
- Создали уникальные печатные формы «Заказа покупателя» и упаковочных листов с учетом пожеланий клиента.
- Настроили автоматическое формирование спецификаций.
- Реализовали калькуляцию стоимости заказа с план-фактным анализом расходов.
- Настроили блок CRM, в котором удобно вести клиентскую базу и контролировать выполнение заказов.
- Интегрировали «1С:УНФ» с «1С:Бухгалтерия» для автоматического заполнения первичных документов: «Реализация продукции», «Производство», «Поступление материалов».
- Обучили сотрудников работе с «1С:УНФ».
Результаты автоматизации:
- С нуля автоматизирован производственный учет и расчет себестоимости. Можно с точностью до рубля определить фактические затраты на выполнение каждого заказа, сравнить их с плановой себестоимостью и внести корректировки при значительном отклонении.
- Информация автоматически выгружается из одной программы в другую. Не нужно тратить время на повторный ввод данных. Трудозатраты сократились в 2 раза.
- Спецификации типовой продукции создаются в пару кликов, а раньше на это уходило не менее 3 часов.
- Налажена четкая система планирования производства на основе учета заказов и текущего объема запасов сырья.
- Время обработки заказа сократилось в 3 раза. В программе обновляются статусы и отображается вся необходимая информация: от кого поступила заявка, какие материалы нужны для изготовления, на каком этапе производства находится изделие, когда продукция передана в отгрузку и др.
- Сроки производства контролируются в 1С, заказы отгружаются без ошибок и задержек.
- Заявки поставщикам формируются автоматически на основании спецификаций под каждую выбранную продукцию.
Руководитель производства«Пока были небольшие объемы производства, вполне хватало Excel. Один человек считал от руки в табличке цену по операциям и материалам. Другой — проверял наличие на складе. В принципе, все просто и быстро. Потом расширили производство, начали выпускать новые изделия, заказов стало больше в разы, поэтому, конечно, нужна была автоматизация на этом этапе. Программу выбрали сами, а настройку полностью делали специалисты «Онлайн-касса.ру». «1С:УНФ» довольно простой софт по сравнению с «Бухгалтерией», никаких доработок не было, обучились быстро. Хотя пока используем 50 % всех возможностей программы, в будущем планируем освоить функции по максимуму».